电子文件利用方式研究

陈方美

（西藏自治区科技信息研究所，西藏 拉萨 850008）

1 电子文件利用现状分析

1.1 电子文件分类

在《电子文件归档与管理规范》中电子文件被定义“电子文件是在数码时代中生成，以数据代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体介质中，依赖计算机软件阅读、处理，并可在信息网络中传送的文件”。电子文件分为两大类：一类是一般日常工作和交往过程中产生的，例如：数码信件、电子文书、数码报表等，多以文本、图像声音和影像等形式存在；另一类是记录人们科研性的创造的技术性文件，例如：通过CAD、CAM等计算机辅助软件生成的文件，它们大部分都是以光栅图或矢量图等形式存在［1］。

电子文件包括声频、信息软件、数码信息库、网页文件等大多数的以电子形式存在的所有网络化文件。只要是在计算机等电子设备环境中行成、运用、存储，并可在网络传输的文件都可以称作电子文件。按照电子文件的信息存在方式，可分为三种类型：字、表处理文件、数据库电子文件、计算机程序文件。随着信息技术的发展，电子文件种类还在不断的增多，例如音频文件、视频文件等［2］。

1.2 电子文件利用方式

电子文件利用方式主要包括三大类载体的利用、载体的复印、网络查询和复印［3］。

载体的利用是相关文件管理部门向利用需求者提供电子文件的载体的直接使用方法。这个利用方法要求文件管理部门要有运行电子文件的各类软件平台。其利用方式的特点为：这种方法可以给利用者提供技术支持，这在一定的程度上大大减少了繁琐的电子文件管理工作。然而，这种直接利用在于保管部门的文件信息系统之中有多少可以提供出来直接利用的数据信息。

载体的复制是使用者将存储在保管部门的介质上的数据复制到所使用的文件介质上，例如可以随意移动的硬盘和光盘，拷贝以后带离原来存储位置的间接使用的方法。这种使用方式可以使信息被越来越多的利用需求者选取，从而达到信息的最优化。然而对于信息安全的防护能力微弱，肯定会产生使用位置与时限的交叉问题，假如处理不当，就会导致信息的丢失,这就会产生安全防护方面的问题。因而,应根据需求者的需要和验证他的利用权利和范围后采取文件载体复制的方法。原则上要防止把介质上读取的数据完全复制出来,并且可以用技术性的手段避免所供应的复印件的再次拷贝［4］。

科技发展与网络技术的相接轨，这为我们展示了宽广的网络信息环境，用网络化的手段查询信息资源，更加成为了一种更为便捷的方式。这种使用方式适用于馆际数据的互换和为相对牢固的查档单元或私人个体服务。通过一对一数据通讯或互联网来实现网络电子文件快速传输。与此同时需求者不必要通过数据的存储介质,数据信息的保管者不必要包装和向需求者邮寄所需信息的复印件,只要利用者具有网络系统就可以。

1.3 电子文件利用技术相关技术

1.3.1 电子文件介质与保存。越来越多的信息以电子形式建立。随着信息以电子形式建立，因为电子数据信息的独特性，在现代科学技术水平发展情况下，电子数据的存储载体介质，例如可移动的磁带、光盘和磁带的恒久保存远远没有到达应该有的基本要求的标准。作为电子数据信息保存的存储介质，要达到以下基本要求：①可靠的技术平台；②长久保存的媒介；③信息读取有保证；④信息安全。这四点是相互制约密切相关的。例如，缩微胶片模拟介质就完全以上符合上面的条件：模仿虚拟的信息以自然人为本，其情势和内涵现实真实，能被人理解，数据稳定可靠相对于技术环境不受其影响，可以长期或恒久保存。

在众多的电子数据介质中，固然光盘介质曾经被公认为是最优质的电子文件的载体介质，而今，它仍然携带严重的缺点。对于光盘的读取而言，它不单单依据盘片介质本体，并且也依赖软硬件，软硬件的更新换代影响着光盘的保管与使用。虚拟空间介质（缩微胶片）是存储数据资源的具有恒久性、防护性与提高发展速率的最佳介质。它符合档案机构提倡的文件真实性的基本要求，是至今最优的高密度存储数据和自动检索数据的技术。它的保存期长，是可以恒久保存的数据。它利用的是模拟影像技术，对信息安全具有保障作用。它使用的是COM系统，所谓COM，即为Computer Output Microfilm（计算机输出缩微胶片）是将通过网络传输的机读数据信息转化成文字、代码等人能够识别的资源，其次再将其登记在感光胶片上的信息处理系统［5］。

1.3.2 电子文件检索。电子文档信息资源的智能检索和分类的理念，是充分发挥的电子文件作用的一个科学的搜索方法。已主要用在搜索顺序“线性方式”，即按照文件逐步检索系统整理文件，以确定该文件的形成情况，然后判断形成于哪个部门机构。这样的搜索的限制是，接入点之间的线基本上只有一个，也没有办法来实现对于相同的主题的全面的搜索。虽然档案已经发现这样的信息的组织的限制，但大范围的搜索工具的手工制备是耗时耗力的大规模项目，而且要控制好检索条件和检索深度，否则，一个巨大的目录系统就会使得编目工作量成倍增加。网络信息组织计算机辅助档案管理提供了技术可能性。只要必要的数据转化为信息资源并转入为计算机检索系统之前，可以从多个角度和渠道根据利用者的需求进行检索。全文搜索的电子文档不再像逐级线性推进一样，但一个垂直和水平相交信息来自不同搜索捕获的网络的形成，发现入口到利用者所需要的文件，任何搜索结果只是二次文献，但是可以快速访问到原来的信息资源，提供利用者所需要的信息资源。因为它不依赖于电子文档的特征，对用于检索数据的检索结果的质量水平有更直接的影响。这些数据有很多通过书目索引来获得。因此，在电子文档管理和书目索引的过程中智能检索是十分必要的。在我国，档案描述的主要是编目提供的检索文件，因此该项目的纪录，主要是看它是否有筛选和确定方面有“检索意义的”数据的作用。这方面的知识和其他一些国家是不同的。国际档案理事会委员会电子文档浏览清晰，他们认为：“与一般的书目录文件的电子文档应该是一样的，应该包括背景信息和元数据［6］”。在所谓的“背景信息”是指形成的背景信息，包括“电子文件形成时的结构要求，环境状况的形成和工作，文件和维修过程中使用的文档”的轮廓等等。所谓的“元数据”是指“关于电子文档数字化技术资料”，例如：“更新数据布局和描述文件的内部结构，以及规范性文件，修改或内容规则要求的解释等等［7］”。他们还认为，“在整个生命周期理论文件保存的背景信息和存档系统元数据信息资源”的有效使用对于电子文件很长一段时间有非常重要的作用。电子文档索引书目应当以电子文件的形成阶段，及时的将数据归档电子文件纳入数据库，多角度的搜索。当接收档案电子文件归档当局有时间处理索引来进行全面的检查，这样一旦归档文件可以直接纳入检索系统，便于及时发现利用信息资源条目的质量从而为电子文件的利用者提供服务。

1.4 电子文件利用的原则

1.4.1 广泛原则。各级各类档案管理部门应及时抓住信息技术提供的机会，利用有效的措施，推广使用电子文件信息资源。在使用电子文件广度的前提下，档案管理机构要以适当的方式和利用者的认可的方法推广电子文件的利用，在法律促进电子文件信息的价值最大化。从而促进电子文件的广泛使用。

1.4.2 便利原则。电子文件的利用途径也有很多，在利用时要注意便利的原则,使电子文件的利用者在获取信息资源时既要速度又要高质量，这样一来档案使用者才能得到美好的体验,才能引发用户的需求频率。

1.4.3 安全原则。安全原则包含了二类内容，即保护文件的原始性和真实性以及机密电子数据信息的保密。利用者在利用电子文件时，要在文件真实完整的前提下，对于一些需要保密的文件的利用时进行授权使用，保证信息资源的安全性。

1.4.4 经济原则。电子数据的运用比传统的文件使用的资本更加高,况且对于是电子化的利用,数据信息和数据工作人员都应树立起来效益的观念。因为计算机技术的突飞猛进电子文件的利用为我们管理工作节省了大量的利用成本，大量的时间。

2 电子文件利用问题分析

目前中国电子文件管理与利用理论的研究更加深入、角度日趋多元化，风险问题的管理、电子文件大数据及背景信息等理论将电子文件这一新兴事物呈现给了我们，冲击着我们对电子文件利用方式的认识，同时它的管理实践工作也在积极开展，“数字化档案馆”的广泛应用、“数据异地异质备份”技术成为电子文件实践工作的亮点。网络数据的使用运行情况是一种与社会的各个方面密切相关的火热现象,在利用的过程中会受到多方面的限制。但尤其不能忽视的是，在电子文件十几年的发展中，电子文件仍然留有很多的需要克服的困难。电子文件利用方式方面存在的问题大致分以下几大类：

2.1 电子文件利用资源不充足

我国电子文件利用资源严重匮乏，主要原因有二个方面，一方面电子文件仅仅只有十几年的发展历程，在时间和空间上没有形成足够量的电子文件，另一方面利用者在利用权限方面受到限制，有很多的电子文件不公开或者有很多已经过了保密期限的文件因为没有及时审核而被遗忘。在大多数的情况下，从电子文件的形成，累计到使用开放这个过渡期需要一定的时间，所以想要短时期内实现电子文件资源丰富化需要各个方面的努力。现在信息资源管理系统可以有权限的开放一些信息资源：形式或累积新创建的电子文档，没有使用的系统隐私文件，存在广泛使用珍贵的历史档案。在电子文件形成、累计、使用开放的各个环节上都可以充分利用电子文件资源，这也可以填补利用资源的缺失。

2.2 电子文件利用的技术不成熟和管理不恰当

在利用网络数据资源的时候需要具备一些基础的网络技术知识与经验，这个要求也就成为了那些对计算机一窍不通的人的巨大挑战。当代世界各个国家和民族关于技术和管理的争论还没有停止，技术和管理同样重要，忽视其中的任何一方面都不利于宏观的发展。对于我国电子文件的发展来说，技术的更新换代改变了我们传统的办公模式，网上办公节省时间提高效率，同时为用户提供了便利，网上信息传输和共享让人们感受到电子时代的优越性。但随技术而来的有更大的挑战，电子文件信息的可更改性、丢失性以及黑客和病毒入侵，使电子文件的真实性和安全性遭到了质疑。技术虽然不是万能的却是必要的，一方面，我国整体网络建设薄弱，电子文件利用的技术欠缺，另一方面相对于国外，中国的数据的管理存在乱指挥，越级等等的障碍，这些都是电子文件利用的障碍。

2.3 电子文件利用的资金问题

电子文件在开发和利用的过程中是需要资金的，例如对电子文件搜索、加工、处理、分析时需要必要的加工费、处理费、复制费等等。这些费用大多数的情况下应该由档案部门或者把部分转移给利用者。现在对于利用的资金问题我们有了新的看法，对于纸质档案开发成本而言，电子文件的开发成本更高，这体现在对档案管理的专业人才有特定的业务、技术要求、装备、材料消耗和通讯所产生的费用等等。在电子文件利用中一定的资金是必须的，但合理的资金运转才能更好地保证电子文件的合理利用。而这些也是利用电子文件利用的基本要求。

2.4 电子文件利用的法律权益问题

使用过程中的电子文件，将涉及多个公平问题，例如：文件利用者的隐私权、文件形成者隐私权、涉及发布权和其它电子文件内容的隐私性。对于这样的问题，特别是对文件的纸质文件制定了一些法律或其他法律相关规定，但并不完全适合电子文件。根据国外的情况利用中存在的突出问题是电子文件的隐私泄露，自1970年以来有20多个国家，使用签字控制信息数据。但是，社会记忆和保存要求相反，一些国家已获准不为市民打开在规定期限存档法律范围内的电子文件。网络技术的飞速发展，使电子文件的无国界交流成为可能，这不仅让国家重新定义维护措施和财产国家档案的范围，还要考虑协调的问题与其他国家的规则的应用。电子文件的法律地位是立法的前提和基础。缺乏真实性，完整性和可靠性，电子文件不能行使该文件的功能，安全性，不能成为处理各种问题的有效工具。2003年，国务院发布的“文件管理办法的电子传输”（国办函［2003］65号）规定：“通过电子公文传输系统，通过统一的标准化配置的秘书处国务院办公厅通过邮局的电子文档格式形成的数据和纸质文件相同的内容具有相同的法律效力［8］。“不过，该文件是只属于部门规章。因此，电子文件不在我们的法律所承认，我们的法律还有待完善。

2.5 电子文件利用的安全问题

2.5.1 载体问题。对于电子文件安全而言，电子文件的载体是基础和支持。但是在载体的选择利用上存在很多问题。因为经济的因素，一些各部的选择质量差的载体；载体存储混乱，随机放置，使其在支承表面产生划痕，未及时防霉、防腐；一些政府机构堆放许多光盘，造成过大的压力，光盘磨损。这些载体问题导致的质量问题直接涉及的电子文件的安全性。

2.5.2 软件问题。首先，软件设计时使用的是没有结合的电子系统和文件本身，利用公共软件，黑客是很容易从软件的缺陷，信息窃取资源。其次，绝大多数的软件开发商和监管部门的软件是由软件开发人员联合开发的，技术方面的联合开发的文件管理软件，很容易解密密码，窃取文件简单的信息。再次,各级档案管理机构的网站也是黑客攻击的主要对象之一,而电子文件的管理人员信任和使用国外的加密的软件,系统一旦受到攻击,就造成信息的大量的丢失从而造成大量的损失，对电子文件的安全产生威胁。

2.5.3 网络问题。网络是生成电子文件的环境，由于互联网本身以及早期设计缺陷，网络安全事件时有发生。一些部门缺乏专业技术人员，没有时间设置一个强大的防火墙，入侵检测技术，导致该网站未经授权的访问时，好多非法利用者侵入网站，这会使文件数据的完整性，真实性和安全性遭到破坏。其中一个主要方式就是计算机病毒，病毒感染，很有侵略性，因为我们大多数老的软件缺乏相应的软件和技术不及时更新，没有及时检测到病毒，一旦病毒入侵，最终会导致整个电子文件网络系统故障，数据丢失。

2.5.4 操作问题。信息安全事故是信息泄露的主要途径，其在很大程度上是由于内部操作不规范引起的。经过调查发现，在很多领域所提出的规则保密性不强，缺乏可靠性考核，管理职责不明确，工作人员不知道的等问题，这些都直接或者间接导致了信息安全的泄露。

3 电子文件利用方式改进策略

电子文件是一个循环的，利用互联网远距离传输的，通过网络与信息传输和利用网络数据。电子文件的使用，是一种新的类型和性质，因此必须建立并遵循一个新的电子文件的利用要求，方便了利用者的活动，同时保证电子文件的安全性。可以从以下几个方面对电子文件利用的方式进行改进，从而既满足利用者的需求又能够保证电子文件的完整性、安全性、真实性。

3.1 利用权限的审核

电子文件保管人员不能面对具体所在位置的利用者传遍了文件，使利用者只能通过使用权限来识别和控制网络系统。哪些工作人员都参与：利用电子文件和维护人员的工作系统，电子文件归档，信息资源管理系统。由于工作的不同性质和自己的职责，因此，检查利用它的权限，这是至关重要的环节。审计工作应由工作的决策者进行。在使用中，整个系统的功能，根据谁需要各级许可证的不同人的责任确定，因此利用者要注册系统并登录。涉及使用未经授权的功能或面积，则应该能够拒绝请求使用和给予快速警告等，从而保证了使用的有效控制和监测电子文档和系统的安全。

3.2 利用方式的控制

各级保管部门要对利用者的利用方式进行严格的控制。能直接现场利用的不能拷贝利用，如果需要拷贝件的要进行详细的内容登记，包括拷贝日期，归还拷贝件日期，单位，原因等等。各级部门是采取在现有的信息技术的基础上使用的安全等级相应可控制的，可确保该方法的安全性的模式。因为访问网络文件不仅扩大了使用范围，也改变了人们使用文件的方式。只有在读取存档到纸张文件等情况下提供给转换以防止泄露，丢失，病毒等问题。在读取时的板块有贷款，复制等也应该特别规定。电子文件在处理网络安全的问题时候进入深入的研究，电子文档的使用模式，设计和选择不仅要考虑有利于信息安全，同时也以评估易用性和是否有益。

3.3 及时回收电子文件复印件

在分散时间和地点促进和使用文件的电子版本，无疑给利用的管理造成了一定的难度。如果不妥善处理，电子文件会导致信息丢失。要采取有效措施，严格的管理，对那些提供给利用者的电子文件副本及时回收。根据利用者的需求和使用许可原则确认电子文件，复制文件内容，提供利用。在使用过程中为了防止存储的信息再复制，要对拷贝件进行技术设置防止二次复制。我们要对利用文件的种类，数量，时间，持续时间等情况登记记录。根据网络管理系统提供的，电子文件管理人员在利用登记信息的基础上对自动副本的情况及时了解，并限期提出召回名单。回收的电子文件复印件，我们应该做的是对复印件信息内容清除的彻底性，以防文件信息丢失。

3.4 严格执行电子文件备份制

要建立多套备份制度。电子文件有三个备份副本，一个用于提供接入，一个用于存储，一个用于异地。至于审查和检查存档的副本是常用的，它不能提供直接利用但是可用异地审查，以保证电子文档的完整性和真实性。输入外部使用电子文件为只读文件。需要控制使用的数据加密，用户认证和加密管理的其他方法的电子文件。从而保证电子文件的内容真实，完整。多套备份制度也有利于信息资源的审核与维护，当利用过程中出现问题的时候的可以进行比对，间接也维护了电子文件的原始性和真实性。

3.5 加强防护电子文件的安全

为了加强防护电子文件的安全，各类档案管理部门安装了防火墙技术和安全扫描工具，在网络的屏障各级使用，从而来保障电子文件的安全。设置访问权限，访问控制，不同的用户有不同的访问权限。该信息被加密存储在加密算法或使用信息加密，所以未经授权的用户很难破译，并且没有泄露机密的内容公开。在签名作为一个摘要算法的信息来计算的摘要信息，并使用加密摘要，以确保数据的完整性。

总的来说，在现代信息技术高速发展的时代，电子文件以其耀眼的光芒站在了我们的面前，给我们生活的方方面面带来了前所未有的冲击，与此同时带来的利用技术不成熟、资金资源不充足、法律权益和管理等一些方面的问题，针对这些问题进行改进，例如电子文件利用权限的审核、利用方式限制化、利用机密文件的安全防护和严格执行备份制等，从而达到电子文件利用的最优化，更好地为我们所服务。