以信息技术为基石的档案管理研究

许 扬

（荆州市妇幼保健院 湖北 荆州 434020）

1 引言

档案管理是衡量一个单位的综合实力的软性指标，在信息社会尤其如此，信息资源对于单位创造社会效益和经济效益，对于单位决策愈发的重要。因此，有必要对这一领域展开阐述。信息技术具有时代特性，不同时期看待档案信息化管理会得出不同的观点。笔者主要以信息技术为蓝本，以规范化和有效化管理为目标，从降低单位开支并实现档案管理效率最大化的方向对这一领域进行研究，以期能够为档案管理人员妥善管理档案提供一条可行性路径。

2 档案信息化管理概括

信息技术能够将信息资源进行物质上的分离，实现信息资源数据化。所谓档案信息化管理就是运用大数据、云计算以及其他电子科技对档案内的信息资源进行物质上的分离，对信息资源进行数据化后，信息资源能够在计算机以及互联网上自由传播，也能够最大化地对信息资源进行压缩，节省管理空间[1]。现阶段，档案信息化管理的目的是信息资源管理的自动化、归档的自动化、编目自动化以及档案共享化。相较于传统的管理模式而言，信息化管理特性明显。第一，创新性。信息技术的应用能够带来档案管理思维、管理方式以及管理理论的创新。从最初的只是运用信息技术扫描纸质档案到现阶段档案信息资源云共享无不体现了这种创新性。第二，带动性。信息技术能够带动整个单位的运转，各个部门之间进行工作交流、工作协调将愈来愈方便，单位整体管理水准全方位的进行了提升。第三，渗透性。信息技术渗透在档案管理的各个工作环节，从立档到用档中间的各个环节都需要利用到信息技术。第四，增值性。互联网技术为档案共享提供了可能，各个单位以及各个部门之间能够广泛地传递档案信息，档案信息资源的社会价值和经济价值都得到了很大程度上的提升。

3 档案信息化管理问题分析

3.1 欠缺系统化的管理制度

一方面，在归档体制方面存在漏洞，许多单位没有统一制定归档要求，电子文件在归档时要么是word格式，要么是pdf格式，在后期进行档案编目工作时，需要重新将word版的电子文件转化成pdf格式，重复劳动使得档案管理效能低下，显然不利于长期的信息化建设[2]。同时，归档体制存在漏洞导致档案管理系统内的信息资源不完整，许多电子文件不能及时上传，纸质文件不能及时扫描处理，再加上工作人员在工作时出现纰漏，就导致电子文件中的部分内容遗漏，违反了档案管理的基本原则。另一方面，实践中仍然存在“双轨制”的档案管理体制，单位档案虽然主要由档管部门管理，但是其他部门仍然需要管理一部分档案，档管部门与部门之间的沟通协调欠佳，人为增重了管理“包袱”，不利于投入最少的资源实现资源利用效率的最大化。

3.2 共享程度低

信息资源的特性决定了无论哪一个单位不可能在有限的财力、物力和人力下将与单位工作有关的所有信息资源处理完毕。现阶段，档案共享程度不高，导致上下级单位之间以及存在关联业务的单位之间在进行重复劳动。实践中主要表现在：第一，联合档案数据库没有建立，各个单位之间缺乏沟通协调，加之共享意识也不高，导致许多本可以共享的信息资源却无法在互联网上实现“一站式”共享。第二，跨区域共享意识不高，没有充分挖掘信息技术的潜在功能。信息技术能够打破时间和空间壁垒，但是在实践工作中许多工作人员并没有意识到这一点可以利用在档案管理上，导致档案利用存在“信息孤岛”的现象。

4 档案信息化管理的对策建议

4.1 管理体制的系统化

一方面，有必要优化归档体制。根据档案管理系统对文件格式的要求来统一文件格式，方便后期档案管理人员能够统一对电子文件进行编目、检索以及信息分析。同时，应当通过责任落实机制来督促工作人员及时完成档案工作，确保档案工作的严谨性、科学性和规范性，对于超期归档的行为要予以惩戒，这会有利于整体管理效能的提升，也能尽可能减少工作中存在的纰漏。另一方面，统筹档案管理，变“双轨”为“单轨”。除了确需由某一部门管理的档案外，其他档案都由档管部门进行管理，建立一套各个部门相协调、工作环节成体系的统一管理机制，能够防止重复劳动，节省人力、物力和财力支出。

4.2 加强档案共享

一方面，档案管理人员首先应当具备共享意识，主动与存在业务关联的单位进行联系，共同打造档案资源库[3]。档案资源库建设要以“一站式”服务为根本出发点和落脚点，不仅能够在资源库上进行档案查询，而且能够进行档案检索和借阅，节省各个单位之间的开支。另一方面，要完善安全管理，档案共享与档案安全不是矛盾的，而是相互联系的有机整体。因此，档案数据库中要利用访问限制、秘钥技术来限制访问人员，完善调档程序，防止档案遗失和篡改的现象发生。同时，要抱着开放心态迎接信息技术，利用“互联网+”的思维模式来实现跨区域单位之间的档案共享。

5 结语

电子办公发展的大环境下，如何对信息资源进行集成化、体系化和规范化管理值得关注并研究。信息技术为实践工作领域提供了工具，也为理论研究者提供了研究思路。档案信息化建设工程内部各个要素纷繁复杂，需要经过漫长的发展时间，需要在实践中检验理论研究。本文尝试以信息技术为着落点，针对实践档案管理工作进行解析。由于笔者学术功底的有限，文中所阐述的路径虽然具有一定的参考意义，但是各个单位还应根据自身现状有目的地加以改进，这样才能使理论契合实际。