以项目制管理高校因公出国项目的实践与经验

刘晓豫

导 言

国际交流合作是高校的重要工作之一，是提高办学水平、增强科研能力、提高高校竞争力和影响力的重要途径。然而，高校因公出国管理又是一项特殊的工作，它涉及校内多个部门和学院、国家外事主管部门、拟出访的外国机构等，是个复杂的系统工程。如何使这一复杂的系统运转顺畅，使因公出国交流项目既符合规定又方便快捷，以及实现预期目标和出访效益最大化，一直是高校因公出国管理工作面对的挑战。

我国的高校和科研机构的因公出国管理人员对因公出国管理做了大量分析研究。本文作者梳理发现，研究主要集中在以下几个方面：①对高校因公出国管理工作的发展及历史变迁进行综述。研究者归纳了因公出国管理体制的发展特点，提出了新时期高校因公出国管理的建议。[1]②对因公出国工作的现状、存在问题进行探讨并提出解决对策。我国部分外事工作者对科研院所、高校及军队因公出国管理工作进行了分析和探讨，认为近年来我国出国人数逐年增加，行业范围不断扩大，伴随而来的问题就是管理难度越来越大，提出了做好计划，严格审批，加强纪律和归国后管理的应对策略。[2][3][4][5]③对出国任务进行分析。一些外事工作者用Access 2007软件对本单位和系统因公出国人员基本构成、任务类别、经费来源、出访国家和地区分布等进行统计分析，并由此得出该单位的因公出国变化及趋势。[6]④对高校因公出国经费管理进行分析。部分高校外事工作者对因公出国经费的特殊性进行了分析，提出了因公出国经费管理的新思路。[7]⑤对因公出国工作信息化管理的相关研究。一些外事工作者对适用于本单位的因公出国计划填报系统设计与实现进行了分析，包括对系统的前台及后台信息管理的分析，以及对规范化因公出国计划填报工作的研究。[8]还有部分人对如何使用信息化手段提高高校出国管理水平和服务效率进行了分析，试图借此重组及优化因公出国工作的审批流程，实现该项工作的管理信息化和办公自动化。[9]

可以看出，这些关于因公出国管理的研究，要么只聚焦于因公出国管理的某个方面如经费、任务等；要么只关注信息化管理包括软件运用等；要么只关注因公出国管理的某个或某些阶段，如出国计划制定和审批以及回国后的管理。对因公出国全过程管理的研究极少，几乎未见关于如何实现因公出国管理这一复杂系统运行顺畅，使因公出国交流方便快捷、合规，实现出访效益最大化的研究。

近年来，我校在推进国际化的过程中，努力提高因公出国管理工作水平，积极探索以项目制管理因公出国项目。本文介绍我们引入项目制全过程管理因公出国项目的方法及经验，以期提供一种全过程的、系统性的因公出国管理机制。

一、因公出国任务(项目)类别

根据提高教育水平和科研能力的需要，根据其性质和特征以及分类申报及管理的需要，目前高校(我校)的因公临时出访项目大致分为以下五类：

图1 高校因公出国的类别划分

校际合作交流出访是高校因公出国中较常见的一类，按出访批次或人数看，在高校因公出国中占有较大比重。此类合作交流旨在巩固和深化已有的合作，洽谈开展新的合作项目，寻找新的合作契机，拓宽交流合作渠道等，此类出访时间受政策限制比较大。

国际学者培育为高校因公出国的核心组成部分，通过支持及鼓励高水平的教师(学者)走出去参与国际竞争及合作，提高大学自身的科研能力，从而带动大学的科研和人才培育水平，提高大学的国际竞争力。国际学者培育的主要形式包括参加国际会议、开展合作科研、访学、赴外参与共建科研或其他人才培养基地及在国际学术组织中履职等。

学生是大学的教育主体，因而学生海外游学也不可或缺，学生海外游学既能丰富和提高学生的阅历及见识，又能让学生扮演“民间大使”的重要角色，搭建校际友好联系的桥梁及纽带。

高校作为国家的事业单位，有时需要执行上级部门委派的任务，参与特殊的外事或者是外交任务。同时，作为外事工作的特殊性要求，有时需要赴海外解决应急突发事件。

上述五类出访是高校因公出国的有机组成部分，彼此相辅相成，互为补充，共同完善及充实高校的因公出国项目。

二、因公出国：项目制管理与年度计划编制相结合

为了使因公出国严格遵循国家的有关规定和各级的有关政策，让每次因公出国都符合政策规定；为了做到出访手续的办理方便、快捷，都能及时成行；为了使因公出国的效益最大化，都取得圆满成果，我校引入项目生命周期管理理念管理上述各类因公出国任务。

项目通常定义为“在既定时间内用预定的经费生产特定产品或完成某项任务或实现某项变革”。[10][11][12]本文中的“项目”，指上述各类因公出国的一次出访。

项目生命周期阶段的划分，也因专家、组织、机构或项目性质而异。例如，亚洲发展银行(ADB)将项目周期分为项目确定、项目计划、批准、实施、项目完成/评估五个阶段[13]。也有人把项目生命周期先分为计划、实施、后项目阶段三个阶段，然后将计划和实施各自进一步细化出不同的阶段。

我校根据高校因公出国项目的特点以及高校工作流程，将因公出国项目的生命周期分为七个阶段(如图2所示)，并把出访项目的生命周期管理与年度计划编制相结合。前五个阶段既是项目生命周期的前期阶段，又是出访项目年度计划编制和审批过程，遴选并完成设计的项目，经汇总和批准后就是可执行的出访项目年度计划。

图2 因公出国项目管理的逻辑程序

年度计划是因公出国管理的核心部分，编制全校的年度因公出国计划在于使校领导、学校国际合作管理部门和有关院系在开年之初，就清楚地知道出访的任务目标和时间框架，及早做好安排。

(一)遴选阶段

此阶段是项目抉择阶段，每年年末，学校各个学院及研究院根据自己未来发展的战略规划和自身的核心竞争力，初步遴选出有针对性的出访项目，这些项目同时也应符合学校学科建设发展的需要，能够进一步提高学校的办学水平及国际声誉。

(二)设计阶段

遴选出出访项目后，各有关院系(申报单位)就每个具体项目编写项目概念书或简要的项目计划书。各个申报单位用学校制定的《项目申报书》模版来编制出访项目概念书或计划书。项目计划书包括出访项目的意义(必要性)、预期目标、出访的主要内容、时间和日程、所需费用和来源等，阐述出访内容、时间和日程与实现预期目标的相关关系，包括评估该项目的指标和方法，为出访归来的成效评估做好充足的准备，同时也有利于督促出访项目团队牢记，出访项目是以目标为导向的。

(三)专家评审阶段

学校国际合作处汇总各个申报单位编制的项目计划书，组织相关专家评审团进行评审，评审专家对项目的必要性、可行性以及出访目的、目标是否清晰等进行评审，并提出修改意见。

(四)—(五)学校党委会及相关行政主管部门批准

在经过专家对申报项目的评审后，通过的项目进一步由学校党委会审定并报相关上级部门审批，使得所有项目符合国家的相关政策要求，符合学校的总体发展需求与学科建设规划。

(六)执行阶段

根据国家及学校的相关出访规定，执行经批准的出访计划，即办理具体审批手续和完成实际出访的过程。

(七)完成和评估阶段

出访团组出访回国后，及时提交关于出访项目的书面报告，出访报告在一定范围内公开传阅分享。出访报告需对照项目计划中确定的项目目标，评估出访项目是否实现了既定目标，有哪些经验和不足。

三、以项目制管理因公出国项目的经验

我校近年来以项目制管理因公出国项目的实践表明：项目制的引入，优化了因公出国的管理流程，使因公出国交流合规、方便快捷；有利于突出因公出国项目的目标导向，实现出访项目的效益最大化。

具体而言，有以下几点经验。

(一)项目周期各阶段人员“形成”项目团队，提高办事效率

多数日常行政工作是在单位内的部门、科室和类似的子部门确定好的组织结构下进行，而因公出国管理在这样的约束下则不能顺利进行，其对技术知识、信息和其他技能的需求几乎总是跨越部门之间界限的。在因公出国管理中，需要协调多个职能部门、学院、相关领导及国家外事主管部门、拟出访的外国机构等之间的关系，而作为具体经办的外事工作人员没有或很少有调度各个部门中项目所需的人力、经费等资源的权力。以项目制管理出国项目，处于项目周期各阶段的人员共同“形成”一个项目团队，外事工作人员充当了“项目经理”的角色，获得了协调团队成员的职权及相应的资源，增加了对每件具体事情进行把控的能力，从而使出国交流项目及时和快捷。

(二)有利于提高管理意识和管理水平

在不少高校中，相对于其他工作而言，外事行政工作不一定得到足够的重视，具体的经办人员倾向于将其做为具体的事件来处理，从而缺乏从中提升和凝练管理理念和管理水平的意识。引入项目制管理因公出国项目，对具体外事工作人员及相关人员的管理意识提升大有裨益。每次出访都作为一个项目进行计划和实施，编制的计划要详细和周密，要保证项目确定了出访的预期目标，要有合理的任务、预算和进度安排。同时，统合因公出国项目年度计划及每个具体项目，需要外事工作人员具有更好的综合协调能力。外事工作人员管理理念和综合协调能力的提高，是使出国交流项目及时和快捷的另一保证。

(三)引入项目制管理，有助于促进因公出国项目效益最大化

项目制管理因公出国项目的另一优点是，重视因公出国项目的成效。项目管理强调以目标为导向，在计划阶段就清晰地确定出访项目目标，把实现目标融入项目的整个周期内，重点关注出访团组的目标是否清晰，任务和经费是否围绕实现目标而安排。项目制管理的引进为评估出访的实质效果提供了新思路，因为评估项目最主要的就是评估项目是否实现了计划阶段确定的“预期目标”、是否在符合预算及日程的前提下顺利出访、出访项目的成果是否可以应用及推广、可供后续出访项目借鉴的经验和教训等。这就促使出访团队在出访过程中牢记出访使命，围绕实现目标开展行动，取得令人满意的成果。

(四)可以强化过程管理和风险管理

引入项目制管理，可以借用项目管理中的远景、使命和关键成功要素(CSF)过程管理模型[10]，相对地在因公出国管理工作中建立过程管理方式，以此强调因公出国项目的目的，并严格控制过程中的关键成功要素。建立关键成功要素档案，对关键成功要素予以分级，当办理具体因公出国手续时，如果出现这些要素达不到预设要求，将提示外事工作人员应当如何合理应对风险，协商合适的方案来纠正错误或将损失最小化。在这样的过程控制下，能进一步优化过程控制及风险抵御能力。