浅析公立医院合同信息化管理

王玉洁，许静静，刘珺珺

（南京大学医学院附属鼓楼医院财务处，江苏 南京 210008）

1 传统的合同管理

传统的合同管理主要以纸质文档的流通和保存为特点［1］。由物流中心作为牵头人会同相关部门依法进行招标程序并确定中标人后（当然医院也会投标成为中标人，合同签订流程相同），由合同管理部门负责合同的初步制定（大部分合同有固定的版式，中标人对合同有特殊要求的也可提供范本），合同初步制定后交由审计部门对合同的完备性、合法性、可操作性进行审核并加盖审核章。审核无误的合同由经办人、各级领导签字确认后交至财务处合同管理部门进行人工登记、顺序编号、加盖合同专用章、留档。至此，合同正式生效进入履约环节。当医院需履行付款义务时，有物品入库的由库房管理员对照合同要求验收实物并打印入库单，库房会计人员凭入库单和发票按照合同约定的请款条款制定请款单，经各级领导和责任人签字确认后交由财务处合同管理人员，合同复核无误后签字付款并进行登记；服务维保等无物品入库的合同由使用科室或合同管理科室根据服务进程依据合同约定的付款条款发起付款申请，后续流程同上［2］。

传统的合同管理主要是纸质合同的流转，存在诸多弊端，主要有：（1）无论是建立合同还是履约付款都有一套严格的流程来规范，经手人员众多时间也较长，如查询某一份单独合同或付款所处的状态、位置非常困难，而在日常工作中这种查询时有发生；（2）财务部门合同管理人员对合同进行手工编号和主要内容的登记，无法提供精细化的查询和统计［3］。比如查询某科室一年来合同签订总量、汇总某供应商历年签订合同总金额、根据合同的非主要内容搜索合同无法实现，而这些查询和统计关乎医院的精细化管理能否深入；（3）在合同的履行中往往会出现各种需要变更原合同内容的情况，比如签订补充条款、公司更名等，传统的合同管理由于手工记录会将原始内容直接替换，合同变更不留痕迹，使得后期由于各种原因再查询原始合同内容时变得困难；（4）库房管理员验收货物时，只能根据供应商名称找出相应纸质合同进行校对，这大大增加库房管理员的工作内容，降低了工作效率。实际操作过程中，有的管理员甚至跳过校对合同的步骤直接验收入库，随意填写合同编号，为后续请款带来麻烦，同时也严重损害了医院的利益。同样，审核付款申请时，财务人员也往往需要翻出原始合同进行付款条款的对照［4］。

2 信息化的合同管理

理想的合同管理系统可以实现无纸化的合同流通和管理，但由于我院处于系统的试运行阶段，与纸质合同并行管理有利于工作准确稳定地过渡。合同管理部门责任人将初拟好的合同录入合同管理系统，包括合同性质（收款/付款、协议/合同）、供应商、金额、有效期（协议）、管理科室、使用部门、负责人、备注等，录入完毕后系统会按序自动生成合同号，此合同在系统中显示为“新建”状态，责任人将合同号标在纸质合同右上角后交给审计部门进行审计，审计部门对审核无误的合同加盖“已审核”章并在系统中确认，此时该合同显示为“审核”，经各级领导签字确认后交至财务处合同管理部门加盖合同专用章并在系统中确认，至此合同正式生效，系统中合同显示为“确认”状态，只有“确认”状态下的合同才可以履约付款［5］。合同管理部门责任人将生效合同扫描上传系统。除了请款单需在系统中填制后再打印，履行付款义务的流程与传统合同管理相差不大，不过对于前期已经录入付款日期和金额的合同可以自动生成请款单。

合同信息化管理比传统的纸质交接更利于全面、系统、动态的管理。信息化合同管理在合同建立之初就形成合同号，可以随时查询合同和请款单的状态，便于权责分明、提高工作效率。信息系统可以随时根据日期、金额、供应商、科室、合同号等做各类精确查询和汇总统计。系统提供合同变更功能，后期供应商更名或者协商一致的条款变更等都在系统中留有痕迹。由于合同都已经扫描上传，各类需使用合同的管理者都可以随时调取查阅合同内容。系统能提示到期的协议和合同，防止过期付款。对于超过合同金额的付款，系统能及时提示报警［6］。

信息化的合同管理给医院的合同管理带来了诸多的便利，但仍处于初试阶段，未来还有很多方面值得深入探讨。比如目前的合同信息化管理还是后期管理，在合同形成后才有信息系统的介入，随着医院无纸化办公的推进，可以尝试在系统中将单一化的合同管理系统变为整体的招标采购管理系统，将申购单号作为后期合同号，便于索引追踪采购招标全过程［7，8］。还可以尝试将合同系统与会计系统对接，根据合同号便可以检索付款入账情况，便于预付或分期付款等往来账目的追溯，防止重复付款。

［1］杨 仪.浅谈医疗设备合同管理［J］.港澳经济，2016，36（11）：94-95.

［2］李晓红.合同管理易发生的问题与防范建议［J］.企业改革与管理，2015，22（10）：15.

［3］孙晶晶.我院医疗设备采购合同的规范化管理探讨［J］.中国医疗设备，2016，31（5）：144-145.

［4］金俊娇，高晓丽，厉胜群.规范医院经济合同的制定［J］.中医药管理杂志，2015，22（10）：154-155.

［5］蔡奕大，陈 胜.企业合同管理中的法律风险和应对策略［J］.经营与管理，2015，32（11）：68-69.

［6］刘昊君.医学装备全周期管理中招标资料、合同执行信息化管理系统的研究与设计［J］.医疗装备，2016，29（5）：95-96.

［7］张 英.医院经济合同的管理审计［J］.财经界，2016，33（9）：297.

［8］沈 良.医院医疗设备招标文件中技术参数的编制探讨［J］.江苏卫生事业管理，2017，28（5）：155-156.