浅谈高校科研档案室的管理

周 莹

（锦州师范高等专科学校，辽宁 锦州 121002）

一、科研档案室的性质和地位

凡是形成科研档案的机关、单位，都应当设置管理科研档案的职能机构，这种职能机构叫做科研档案室，或者建立统管各类档案的综合档案室。科研档案室是附属于各机关、单位的一个内部组织机构，是机关和单位的科研管理系统中的一个组成部分。科研档案室的社会属性，要根据它所依附的机关、单位来确定[1]。但是，它在机关、单位内部的属性是固定的，它是科研管理的一个职能机构，应当隶属于科研管理系统，而不应当隶属于行政秘书系统。科研档案室又是国家科研档案事业中的一个最基层的业务机构，是科研档案整体事业的基础和细胞。国家的全部科研档案依靠科研档案室来积累和汇集，没有科研档案室工作，整个科研档案事业就成为无源之流。科研档案的宏观管理之所以要包括对科研档案室的管理在内，其道理也就在于此。

科研档案室的领导关系，按照科研档案工作条例的规定，应当由机关或单位里分管科研工作的负责人直接领导。这个规定符合科研档案工作的性质与特点，这不仅因为科研档案是科技活动的成果和条件，还因为科研档案是由机关或单位里的许多科研职能部门形成的，要全面地为本机关或本单位的各个部门服务，因此科研档案室不能只隶属于某一个职能部门[2-3]，否则就会违反职权一致的原则，产生工作面向的全局性与职责范围的局部性的矛盾。

二、高校科研档案室的基本任务

在实际工作中，高校科研档案室承担的任务是五花八门的，其中有的是各系、各部门领导指定兼管的；有的实质上不是单一的科研档案室，而是由若干个职能部门合并的综合机构[4-5]。

1.收集科研档案。文件处理完毕之后，仍有查找价值的就变为档案。科研档案室收集的对象应当是这类科研档案，而不是正在办理的科研文件。为了做好科研档案的收集工作，科研档案室需要对科研文件的形成、积累、整理、归档等工作进行检查和协助，而不是直接去做这些工作，更不是包办全部科研文件工作，如果这样，那就不是单一的科研档案室了。

2.整理科研档案。在正常情况下，高校科研档案室整理工作的主要任务有以下几条：一是检查和协助各系、各部门做好文件归档前的整理工作。其一是采用各种方式，不厌其烦地向各有关部门兼管理文件的人传授整理工作的知识；其二是做好归档前的检查验收工作，把问题发现并纠正在归档之前。二是在科研档案室内做好各类档案的调整和排架等工作。这些工作往往是在出现下列三种情况之后进行的：其一是科研部门归档之后；其二是在科研档案更改或补充之后；其三是在大批科研档案文件移交出去或剔除销毁之后。科研档案室应当对继续保存下来的科研档案进行系统地调整和整理。在非正常情况下，科研部门形成、积累的文件未经整理就移交科研档案室。在这种情况下，科研档案室就要负责对零散的科研档案分类、编目和排架的全套整理工作。显然，这种做法是不规范也是不科学的，应当尽量避免。

3.保管科研档案。首先，保护科研档案制成材料的安全。这是因为科研档案内容依赖于制成材料而存在的，如果制成材料被毁坏掉，档案内容也就不存在了；其次，保护科研档案机密的安全。这实际上是保护档案内容的机密不被盗窃。由于科研档案室保存着大批近期档案，所以机密性特别强；再则，由于高校的科研档案馆当前接收进馆的科研档案多数不是原件而是复印件或重复件，具有多套保存的性质。因此，一大批科研档案原件都长期地保存在科研档案室。

4.鉴定科研档案。科研档案室鉴定工作的任务主要是检查并协助科研部门准确剔除不归档文件、准确确定归档案卷的保管期限，对于库藏科研档案定期开展鉴定工作。科研档案室的鉴定工作做得好，有利于科研档案馆的收集工作。因为科研档案馆一般只接受永久保管的科研档案，科研档案室对永久保存的范围鉴定准确与否，往往会影响科研档案的收集范围。

5.统计科研档案。科研档案室在科研档案事业中是一个最基层的单位，因此它没有很繁重的统计任务。但是，它应当努力做好日常登记工作，积累原始素材，向统计汇总单位填报原始报表，并且要求把这些工作做得绝对准确，不能有半点差错。只要有一个部门的统计数据发生错误，就会影响汇总单位的统计数据的准确性。

6.利用科研档案。高校科研档案室的科研档案还只是一个学校的财富，没有转化成为社会财富。因此，科研档案室的利用工作，主要是面向本学校，即主要是为本学校服务，并有条件地为外单位服务。而且，在提供利用的过程中要注意到“内外有别”：为本学校科研活动服务总是无偿的；为外单位服务就要按照政策规定，区别有偿服务和无偿服务两种方式。对本校人员，只要允许阅览一般都允许出借，对外单位人员非经批准，一般不出借档案。科研档案室在明确了自己的服务方向之后，就要着重地研究本校查找利用科研档案的规律，以便有针对性地采用适当的服务方式，提高服务质量。

7.移交科研档案。综合国家的有关规定，重要的科研档案往往不只交一个档案馆，有的要分别交专业系统内的专业档案馆、地方综合档案馆和城市基建档案馆等。所移交的档案一般都要求精炼，但具体的成套范围也往往不一样。科研档案室应当根据各类档案馆的不同要求，收集重份或复制副本，组配成套，编制移交目录，向有关档案馆移交，并办理交接手续。

三、科研档案室的组织形式

1.常见的几种组织形式。在现实工作中，科研档案室的组织形式是多种多样的，当前常见的组织形式主要有以下几种：一是专一的科研档案室。顾名思义，这种组织形式单一地管理科研档案，没有兼做其他工作，高校科研档案室就属于这一类型；二是科研档案资料室。它除负责管理各类科研档案之外，还负有科研图书和科研情报资料的管理任务；三是图档室（或叫图档组）。它兼做图纸等技术文件的收发、晒印等工作，如果再兼负科研图书和科技情报工作的话，那就叫做“图档资料室”；四是综合档案室。这种组织形式管理本机关（单位）的全部档案，包括文书档案和科技档案，有的甚至还管理人事档案等，但不兼管科研图书、科研情报资料和科研文件等工作；五是综合档案资料室。这种组织形式对本单位的各种档案和图书情报资料等工作无所不包，实行档案、图书、情报的统一管理，有的称之为“信息中心”；此外，还有一种具有档案行政管理职能的机构，一般称为档案处（科）等，是机关档案室与档案行政管理部门合一的机构。

2.组织形式的选择。现在人们比较推崇综合式的档案机构，即推崇综合档案室或综合档案资料室。事实上，这种综合式的档案机构确实有优越性：一是符合事物的发展运动规律。众所周知，事物的发展规律不是孤立的，它都与周围事物存在着相互联系、相互制约、相互作用的关系。科研档案与文书档案之间，档案与图书、情报资料之间，就存在这样的关系。综合的组织形式就是遵循了这种客观规律；二是有助于综合运用各种信息。科研档案、文书档案以及各类档案与相关的图书情报资料同属信息。在一个单位里，它们之间的关系大致上都是外部信息，内部信息与外部信息往往要结合使用才能相辅相成；三是有利于加强对信息工作的领导。科研档案工作牵涉面广，要求机关分管科技工作的负责人直接领导，以便于从全局观点来处理工作中的各个问题，这是符合客观规律的。然而，在实际工作中往往较难做到这一点。这除了认识上的原因之外，还因为科研档案只是信息中的一条支流，把信息工作分割成若干条支流，机关（单位）的负责人就感到头绪纷繁，不胜负担，就只好委托其他职能机构代管了；四是便于管理人员的专业知识交流。如前所述，图书、情报管理知识都是科研档案管理学的相关学科知识，组成“信息中心”，使各类管理人员相聚在一起，就会便于各类专业知识的交流。

3.科学管理组织形式。综合式的档案机构，它的优越不是绝对的，而是有条件的。条件就是要进行科学管理，否则，不但不能发挥其优越性，甚至会适得其反。一是分别整理保管、统一开发利用。在综合组织形式里，管理着若干类虽有联系但实质不同的事物，对不同质的事物要用不同的方法管理，这是又一条不可违反的客观真理。所谓综合组织形式的优越性，除了可以在管理方法上互相借鉴之外，最根本的一条就是有利于统一开发档案资料。说到底，一体化的主要宗旨就是“一体开发利用”，而不是“一体整理和保管”。从管理的角度说，需要根据低位类分析它们的不同点，采用不同的方法整理和保管；从使用的角度说，又要从高位类上看到它们的共同点，看到它们具有信息所共有的作用，可以而且必须一体开发。二是组织相应的能够胜任的人才。在复合组织的形式里，既然需要对各种不同的档案资料实行不同的方法管理，那就应当有相应的通晓档案、图书、情报工作的“通才”，至少要这样的一些领导骨干。如果仅以一种专业知识去管理多种不同的事物，就不能实现综合组织形式的优势。三是处理好领导关系。文书档案与科研档案根据不同的活动工作职能来划分，往往属于两大不同的系统，前者属于秘书工作系统，后者属于科研管理系统。这两个系统在机关、单位的分工也往往是不统一的。但是，组织成综合形式的档案机构后应当统一领导。鉴于高校往往以科研档案为主体，所以一般宜属于科研管理系统领导，若把综合档案资料室作为系统，单位的领导又是按“人流”、“物流”、“信息流”来分工的话，综合档案资料室的领导关系就会统一起来。

四、高校科研档案室的管理

高校科研档案管理机关（科研处）对科研档案室工作的管理，按照工作程序划分，主要有两条任务：一是督促和协助有关部门把科研档案室建立起来。凡是形成科研档案的部门，都应当建立科研档案室（或综合档案室）工作，个人从事科研活动的，也应当把所形成的科研档案科学地管理起来。如前所述，科研档案室有多种组织形式，各系、各部门可择优选定其中的任何一种形式。科研处要根据各系、各部门的具体情况，帮助他们分析利弊，选择最佳的组织形式。二是对于建立起来的科研档案室工作予以检查、监督与指导。通过整体规划和短期工作计划，为各科研档案室明确各个时期的奋斗目标；通过制订各种法规，为科研档案室树立工作规范和工作质量标准。三是通过各种方式方法，提高科研档案室工作人员的专业水平。四是有重点地对科研档案室的工作进行检查、指导和帮助。

科研档案室星罗棋布，科研处只有抓住重点，才谈得上具体的帮助和指导。这里的所谓重点，一是指重点的科研档案室；二是科研档案室里面的重点工作。从科研档案行政管理机关的角度来分析，抓科研档案室工作的基本重点，就是要抓科研档案的收集工作，只有科研档案室的收集工作做好了，国家才有丰富而准确的科研档案资源。