医院人事档案的精细化管理分析

侯杰

（河北省石家庄市第四医院，河北 石家庄 050011）

0 引言

人事档案管理工作的运行直接影响到医院的人才招聘以及干部队伍的培养，传统的人事档案管理已不能满足现代医院对于人事档案管理的要求，医院目前迫切需要对医院的人事档案管理进行改革，将人事档案管理向着信息化发展，以真正实现医院对人事档案的精细化管理[1]。

1 医院人事档案管理的现状

档案的重要性在于其唯一性以及凭证性，其记录着第一手资料，保存着最原始的信息。目前，医院的传统人事档案管理已不能满足医院对人事档案信息的要求，医院传统的人事档案管理主要借助纸张记录的方式，这样的方式存在很大弊端，比如借助纸张记录对个人信息进行管理容易造成档案丢失，个人信息难以更新，不能全面反映个人的信息，并且在人事档案共享方面也不能实现[2-3]。

2 信息化管理的必然性

当前，随着信息化技术的快速发展，医疗卫生事业单位加快对人事制度的改革，利用信息化技术实现医院人事档案精细化管理是必然的。主要体现为以下几个方面。

（1）医院对人事档案信息管理的要求越来越高，表现在信息资源的使用速度以及效率方面。在当今社会，人事档案信息资源的利用发生了极大的改变，传统的档案管理服务对于人事档案信息资源利用上仅提供通过浏览大量的纸质档文件来获取信息，这样的方式，将会导致人事档案信息资源的利用速度极慢，效率极低，完全不符合现代人事档案信息资源的利用要求，现代的人事档案更趋向于利用信息技术，创造人事档案信息资源利用的多种形式[4]。

（2）传统人事档案管理模式不能够满足现代医院人才流动性大的需求。目前，现代医院人才流动大，且很多医院实行人才交流计划，这就对医院的人事档案管理提出了新的要求，传统的纸质档案管理已远不能满足需要。以往的人事档案资源利用少，且要求具有极强的保密性，流动性不大[5]，可用传统的人事档案管理进行管理；现代社会是信息化的社会，医院与医院之间紧密联系，人才与人才之间加强交流，很明显，为了满足现代医院人事档案管理精细化的要求以及引进人才的需要，必须对医院传统的人事档案进行改革，实现人事档案信息化。

（3）传统的人事档案管理存在较多历史问题，不具备良好的现实表现。传统的人事档案管理发展至今，目前有着非常多的历史性问题，如传统的人事档案管理对于医院职工近期的业绩、专业水平、工作态度以及思想态度等无法如实反应，对医院职工的发展不能做一个正确的评价，故而会影响到医院对人才的使用，甚至影响到医院的管理以及发展。

3 信息化手段进行医院人事档案管理的优势

加快医院人事档案向着信息化管理发展，搭建专供医院用于人事档案管理的平台，健全复杂的人事档案信息数据库，开发实用、便捷、有效的人事档案信息化检索系统，培训专业的人事档案信息化管理人员，保证医院人事档案管理质量，加快管理人员办公速度，提高效率，继而保障医院人才的利益，留住人才，推进医院向前发展[6]。医院实行人事档案管理信息化有以下几点优势。

（1）提高人事档案管理的工作效率

信息技术的快速发展，为人事档案信息化提供了技术保障，提高了人事档案管理的工作效率。人事档案管理信息化主要借助计算机实行，计算机拥有强大的运算功能，计算速度极快，计算非常准确，而且计算机内存容量超大，伴随着自动化的特点，加快了人事档案管理的工作速度，提高了人事档案管理的工作效率，且提供存档人员全面的信息，保证了存档人员信息的实用性；减轻了人事管理人员工作的压力，管理人员不再手抄纸质档案，减少了工作量，同时降低了医院的成本，为医院的人事档案管理提供了巨大优势。

（2）提高人事档案信息的时效性和共享性

医院人事档案信息化管理能够为医院提供所招聘人才的完整资料。医院人事档案信息化管理中的重要内容之一就是将每一个存档人员的档案进行储存，并对每一类专业型人才都进行了相应统一的编制，然后与其他类的专业人才进行分类，将存档的人才个人资料放在人事管理平台上，供各个医院进行下载了解，真正实现了人才资料资源的共享，为每一个医院提供所需要的人才，使得人才得以合理分配，推进我国医院的良性发展[7]。

（3）降低人事档案管理成本

医院实行人事档案信息化管理，就是借助信息技术对人事材料进行管理，人事档案信息的更新以及流动都在计算机上完成，对于档案的原件将很少会用到，保证了个人档案原件的安全性；由于人事档案管理都在计算机上进行管理，管理人员由多变少，由非专业变得专业，并且这些专业的管理人员还可以身兼多职，利用信息计算就可以完成人事档案的录入以及升级等工作，不用另外成立一些机构来完成上述工作，不仅降低了人事档案的管理成本，还大大提高了管理的效率。

4 对策

（1）提高对人事档案信息化管理的重视，创造人事档案信息化管理的条件

传统的医院人事档案管理必然会消失，随之兴起的必然是信息化的人事档案管理模式，这既符合当今信息化时代的要求，更是医院人事档案管理改革的要求。个人人事档案都是记录着个人的基本信息，个人的基本信息对外而言都应该是保密的，故，每一位人事档案管理人员都要求有强烈的责任心、专业的业务技术、良好的政治素养，对每一位存档人员的个人档案进行保密[8]。

（2）搭建完善的人事档案信息数据库，开发相应检索系统

医院要想很好地推进人事档案信息化管理的进程，就必须搭建完善的人事档案信息数据库，开发相应的检索系统。人事档案信息化管理数据库以电子计算机技术为搭建手段，所搭建出的数据库储存容量超大，且数据库中将每一类专业人才资料进行了分类，而且每一位存档者的信息资料相当的完整，同时还具备更新功能，能有效真实地反映出每一位职工的工作经历、业绩等个人信息，为医院招聘人才提供了比较全面的资料，也为医院对职工进行考核评比提供了有效的根据。采用信息技术而搭建的人事档案数据库非常安全，个人信息资料可在计算机上进行备份，同时计算机设置了防火墙，防止个人信息泄露的同时，也能有效防止个人信息丢失[9]。

（3）建立全方位、深层次的信息化医院管理模式

医院人事档案信息的有效真实性，在于存档人员所提供的个人信息的真实有效性，并且为了加快人事档案信息化管理的建设，要求存档人员提供真实有效的个人信息，并且以电子档的形式上交所有材料，医院人事档案管理人员也应以客观、正确的态度去评价存档人员的档案信息[10]。建立全方位、深层次的信息化医院管理模式，使得各个管理部门能够友好地协调配合，加强管理人员的工作实行力度。设立监督部门，对管理人员进行监督，保证个人资料的安全性，同时，要求每个管理人员之间互相进行监督，既能提高管理人员的工作效率，还能加强人与人之间的交流，为更好的服务提供建议。

5 总结

综上所述，目前，医院对人事档案管理提出了更高的要求，为了使其满足当代医院人事档案管理的要求，必须对传统的人事档案管理进行改革。而发展较成熟的信息化技术在人事档案管理中的应用能够很好地解决传统人事档案管理存在的历史问题，使得人事档案管理更具完整性、实用性、有效性以及真实性，所以，医院人事档案的精细化管理必然是向着信息化管理方向发展的。

[1] 景荣.应用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制的研究[J].中国保健营养,2016,26(10)：82.

[2] 王咏梅.以信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].中国电子商务,2014,56(11)：138-139.

[3] 张卫,李薇,刘丽娜,等.采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].中国急救医学,2015,35(S2)：401-402.

[4] 黄新金.采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].科技资讯,2017,15(7)：125-126.

[5] 徐钊学.信息化技术下医院人事档案的精细化管理与控制途径探索 [J].祖国 ,2017,9(18)：97.

[6] 税瑜玲.浅议新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].建筑工程技术与设计,2015,34(26)：82.

[7] 杨逸清.医院实施精细化管理面临的问题及其对策[J].中国管理信息化 ,2016,19(2)：85.

[8] 朱海峰.精细化管理在医院档案管理中的应用分析[J].中文信息 ,2017,7(4)：17.

[9] 耿玲.医院档案精细化管理中“加减乘除法”的应用分析[J].中国卫生产业,2017,78(15)：147-148.

[10] 张颜.“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的分析[J].办公室业务 ,2018,78(2)：81.