以评估为契机加强民办高校文书档案管理

李蓉晖

（安徽三联学院，安徽合肥230601）

高等学校档案是高校在从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校建设和发展的历史见证[1]。随着国内民办高校30余年的发展，学校各项工作日趋成熟[2]。但建设迟、投入少的民办高校档案工作在取得成绩的同时，仍然存在着各种各样的问题。在民办高校档案建设与管理工作中，文书档案贯穿着民办高校建设和发展的历史，是其发展轨迹的重要见证。文书档案的内容和传达影响着学校各职能部门的职能发挥，它关系到民办高校各项工作的正常运作及其未来的长足发展。近年来，教育部对新建本科院校开展的本科教学工作合格评估（以下简称“评估”）为民办高校文书档案的建设和管理带来了新的发展契机。

1 评估对民办高校文书档案管理的积极作用

民办高校文书档案真实记录了自成立以来关于学校的各类重要事务、发展印迹，对内对外有着重要的珍藏和参考价值，是民办高校发展中无形的生产力。

1.1 进一步突出了民办高校文书档案的价值

评估首先是以纸质汇报材料为最初抓手的。如评估前民办高校自身上报的自评报告，这终将会转化为学校的文书档案管理中的档案之一。自评报告中呈现的内容应与现有的民办高校整体教学水平及教学条件相吻合。作为记录着民办高校各个阶段各个部门的主要职能活动和历史面貌，包括学校的教学科研、各种请示及指令、内务和外事活动、创新改革等重要举措方面内容的高校文书档案，对自身评估的文件及学校迎评促建这一重大的历史事件，无疑起到了记录、参考和借鉴作用。

1.2 促进了民办高校文书档案管理和建设的系统化、规范化和现代化

近年来，教育部开展的本科教学工作合格评估可以引导新建普通本科学校“合理定位，办出水平、办出特色；促进学校全面贯彻党的教育方针，推进教学改革，提高人才培养质量，增强本科教学，主动服务经济社会发展需要和人的全面发展需求的能力”[3]。评估工作启动实施离不开高校的文书档案、教学档案及科研档案等档案材料，整个评估工作的完成必须以其作为评估依据来进行考察、分析和判断，得出有说服力的证据，从而做出全面、公正、合理的结论。因此可以说，档案是评估开展的依据，也是评估的内容之一，如果离开了对既往的学校发展历史如实记载的文书档案，则不可能做好评估工作。作为评估的内容，文书档案在发展过程中，尤其经过评估这样高层次的检验和考核，也会越来越规范化和现代化。

1.3 以评促建，推进文书档案管理升级

文书档案建设是使档案管理“深化”、档案资料“活化”的一个重要手段,是高校档案管理工作向高层次方向发展的一个重要标志。《高等学校档案管理办法》第一章第三条指出：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。”通过评估,档案工作才开始真正受到人们的重视,档案管理部门应紧紧抓住本科教学评估机遇,牢固树立为学校现实工作服务的理念,激发全校上下对教学档案建设的热情,彻底改变档案部门“一头热”的现象[4]。

2 民办高校文书档案建设中存在的主要问题

民办高校文书档案在建设和管理过程中出现了种种问题。这些问题的存在势必严重影响文书档案的严谨性、系统性和完整性，也直接影响文书档案的利用价值。

2.1 档案管理意识的薄弱导致对文书档案的忽视

由于档案工作的特殊性，它既区别于高校以教学为中心的工作，也区别于职能性较强的行政工作。它不能直接或立竿见影地体现其价值，因此，在民办高校初期对档案的重要性缺乏足够的认识，普遍认为档案工作无关紧要，同时对档案法律法规更疏于接触和学习，投入的档案建设经费严重缺乏，鲜有独立的档案部门。这种档案意识的薄弱直接导致全校从上至下各部门各级层对文书档案管理缺乏重视和关注。

2.2 文书档案材料管理方法欠规范

建校初期，民办高校的文书档案从起草行文、收集、移交到存档多呈现杂乱无序的状态。首先，从文书档案里的文件行文来看，很多文件内容不清晰、行文不规范，甚至同一部门所签发的文件也存在着格式落款不统一等现象。如早期的××职业学院在同一时期签发的通知文件落款处呈现“××学院”、“民办××学院”、“××职业技术学院”等诸多不同称谓。其次，从文书档案的收集来看，民办高校的员工流失及岗位调动较为严重，在人员频繁变动过程中难免造成了文书档案的混乱和遗失[4]。学校的大小活动和事件从发生到结束的整个过程，都应有相应的计划、通知、命令、总结和记录等文书档案的形成。然而遗憾的是，在民办高校收集的文书档案里，很多都是“有计划、无通知，有通知、无结果，有会议、无决议”的缺失或不完整的材料。最后，从文书档案的管理来看，很多民办高校各部门中没有专门负责文书档案管理人员，常常由各部门一把手、办公室主任或教学秘书来兼任。这必然会造成对档案管理职责不清，导致档案管理工作难以持续良性发展。同时，人员频繁的流动加重了对档案管理的混乱。如有些管理人员离职时将身边能带走的档案悉数带走，校方却无从追究的现象常有发生。

2.3 缺少高素质的文书档案管理专业人才

从文书档案材料里学校内部文件的行文规范来看，由于民办高校整体人才素质能力水平参差不齐，有些文件在部门起草时便不规范、不正式。另外，民办高校的档案起步较晚，档案人员最初多是从其他部门抽调或兼任的员工；加之民办高校领导往往并不重视档案工作，担任档案管理人员往往学历较低、待遇低、档案专业知识能力严重欠缺。这也造成了对文书档案从收集到管理的质量不高。

3 以评估为契机加强民办高校文书档案管理

3.1 以评估为契机加强民办高校文书档案的管理意识

针对民办高校自上而下对档案管理尤其对文书档案管理意识的薄弱，需从民办高校学校领导和档案管理人员自身做起[5]。

首先，民办高校通过评估更要充分认识到文书档案对高校自身长久发展的深远意义和价值，认真学习和领悟相关档案法律法规并切实贯彻执行，以实际行动来支持和关心文书档案的建设和管理。积极与档案主管部门及兄弟院校档案部门之间进行常态沟通交流，吸收先进文书档案管理经验，有计划地组织档案人员参加专业培训和相关学习，完善民办高校文书档案管理的规范化建设。

其次，作为民办高校的基层档案管理人员，要正确对待和重视学校文书档案工作，加强爱岗敬业的职业道德和素养的提升。在收集、立卷、整理文书档案管理过程中，加强与各部门的兼职档案员互动学习和交流，树立高度的档案管理和档案安全意识，充分认识文书档案对学校及档案工作本身的重要性，严格贯彻执行上级部门相关档案法规制度。

3.2 以评估为契机加大对档案建设的投入

在民办高校发展的历史进程中，由于档案工作的特殊性，民办高校普遍呈现档案意识不强。另外，由于民办高校办学资金来源的单一，民办高校对非教学机构档案部门的投入必然有限，表现为民办高校设立独立的档案部门普遍较晚，设施设备较为缺乏、落后。要让档案建设跟上民办学校发展的步伐，让文书档案向着更健全、更科学、更规范的方向发展，就需要大力加强档案建设。

首先，加大对档案基础设施的建设。档案环境及硬件基础设施为档案管理提供了可靠的基本保障。包括档案用房及其他硬件设备设施建设，如档案用房面积必须足够大，库房宜选择防潮、防渍、防有害生物之处，还要注意防火防盗的安全保障系统配置。另外，应配备计算机、密集架、防磁柜、去湿机、空调器、扫描仪等基本设施设备。这样，才能够在硬件上不断满足学校档案建设的发展和文书档案增长的要求。

其次，加强对档案办公系统管理软件的购买和开发。无论是文书档案还是其他档案的管理，都离不开办公软件和档案管理系统软件的支持。作为新建本科院校的民办高校更要充分利用科技手段和平台，加强文书档案管理的信息化、网络化建设，尽快缩小与公办院校档案建设的差距，最终实现档案信息资源安全共享建设，切实提高文书档案管理水平和服务水平。

3.3 以评估为契机提高民办高校文书档案的管理水平

文书档案是档案管理中不可或缺的一部分，充当着高校整个档案管理中的“排头兵”。在文书档案收集、整理的过程中，更要求规范化、标准化、系统化、信息化，以评估为契机，以发展为动力，全面提高民办高校文书档案的管理水平。

首先，要规范民办高校文书档案的建设和管理。文书档案的规范化程度引领着民办高校整个档案管理的质量和水平，它客观真实地记载着民办高校发展各个阶段的重大活动和事件以及各级领导层的决策和思路，对学校的评估和创新发展起着重要影响，同时对高等教育事业及社会的发展也有着很高的借鉴和开发价值。在此过程中，可以先从文书档案文件的起草拟定源头抓起，行文务必力求规范，对同一个部门单位个人的抬头名称及落款签名等要一致，符合公文的格式要求。

其次，要完善民办高校的档案管理制度。有了制度作指导和保障，文书档案管理才可以更好地去执行。另外，民办高校中二级单位和院系的文书档案的管理应指定到专人，利于文书档案人员在调岗离职时的交接和移交工作，这样才能保证文书档案的完整性。

再次，要加强民办高校档案人才队伍建设。针对民办高校档案专业人才颇为不足的现象，要加大对档案专业人才的引进。对现有的档案馆员，要加强专业技能及职业道德的教育和培训。学校档案部门则要积极主动联系二级部门的兼职档案人员，适当安排集中培训学习，具体指导文书档案的管理流程[7]。另外，民办高校要尊重馆员的辛苦工作，及时排忧解难，让员工感受到学校的温暖，更好地为学校档案工作服务。对外，民办高校还要多与上级主管部门及其他档案部门机构沟通联系，积极参加相关档案会务和活动。

4 结语

教育部对新建本科高校开展的本科教学工作合格评估工作极大地促进了民办高校各项工作的深入建设和规范管理，同样对民办高校文书档案的规范化、系统化、现代化和科学化建设起了重要促建作用。民办高校应乘着“评估”这股东风，积极梳理文书档案管理中不妥不当之处，扎实整改，不断提高，持续加强档案管理的信息化和科学化建设。