基于高校O A办公视角探讨档案元数据的建立

李梅

（陕西国际商贸学院，西安 712046）

1 引言

当前大数据时代背景为我们的生活提供了重要的发展机遇，信息化的发展影响着各行各业。档案信息化是经济与社会发展的必然趋势,而高校的办公手段随着OA办公的应用提高了以往纸质文件流转的速度，同时也使高校档案管理手段随之发生了改变。

2 概念界定及问题提出

2.1 概念界定

OA是Office Automation的简称，称为OA办公自动化，是利用统一身份认证的网络平台办公形式。高校OA办公在校园网的基础上，将教学与管理及科研等业务相互连接起来，通过各单位协同办公达到效率提高的目的。

元数据。是指文件背景、内容、结构及整个管理过程所形成的数据，也就是说元数据是确保文件真实性的凭证，具有长期保存价值，元数据的建立既能对电子文件起到保护作用，又能有效管理电子文件。

电子档案文件分类。档案业务单位在其办公自动化系统中通过设置适应本单位的电子档案分类方案，以文字或图表的形式实现类目体系的表述。它对各级类目的标识、类目之间的关系都有详细说明，是组织电子文件的等级结构体系的元素，也是构建分类体系的基础。

2.2 问题的提出

据笔者在陕西西咸多所高校了解调研得知，高校为了提高办公效率，实现绿色办公，不同程度地从管理发文到外来文件的办理以及内部单位沟通等业务，基本上都使用了OA协同办公软件。这样既提升了纸质文件流转的效率，也为文书管理提供了便利条件，同时也方便档案收集部门的工作，但如何使日常办公系统中产生的众多电子档案保留其原始的办理情况，并能发挥“存凭、留史、资政、育人”作用，在高校教学管理过程中对文档及其形成，以及系统的基本信息均应及时做出对应的记录，以便适应未来信息化发展的高速需求，但现行OA办公系统在文档形成及办理过程中却忽略了随时记录这个需求,加之系统出现意外发生的数据丢失问题影响了档案纪实性作用的发挥，给电子档案信息安全带来了威胁，因此在高校信息化办公的背景下合理设置电子文件分类方案以及档案元数据的建立都迫在眉睫。

3 OA办公应用现状及存在问题

3.1 应用现状

目前高校内部业务在信息化办公系统中不断拓宽，其原因有三：一是信息化发展促进高校内部办公的信息化程度提高。信息化的发展促使高校引进并深入使用OA办公系统，既是信息化建设的必经阶段，也是高校综合管理水平的重要标志。二是信息化办公提高全员参与事务管理的积极性。OA办公系统作为信息处理与管理的集合，不但增强高校管理的科学性，还能增强广大教职员工参与管理的民主性与积极性，符合高校“以人为本”的管理理念。三是信息化办公系统的使用可以逐渐消除校内其他平台业务的信息孤岛。虽然各高校内部的处室单位在业务办公中根据自身业务性质各自为政地使用了一些业务平台，但在诸如学生分类统计的数量问题上会出现一个指标有多个结果出现，招生单位、学生管理单位、教务处以及财务处都有参与学生的不同业务数据，环节上的处理差异导致数据的不统一，这显然与管理者的需求相悖，也暴露出使用不同业务平台的弊端，随着高校OA办公平台的使用推广，会有更多合理性建议促进其进行功能的改善，来满足高校内部不同单位通过使用同一个办公平台的需求，这样会逐渐消除不同平台的信息孤岛问题，也能为档案管理单位提供一个良好的档案信息化发展环境。

3.2 信息化OA办公优劣性分析

高校信息化OA办公建设是一项基础性、长期性工作，需要在思维、管理、制度等方面有所保障，对有效整合学校资源，提升管理水平有着重要作用。

①时效优势。运用OA办公系统查阅、催交档案的效率大幅提高，同时还可通过设置控制借阅文档的时长来控制受文单位的阅文时长，不但减少了纸质档案的查阅次数，还有效防止了实体档案的易损性。

②安全劣势。笔者所在陕西国际商贸学院就有系统数据丢失事件，系统发生已办文件审批流程节点的个别审批意见丢失，究其原因是正值服务器备份数据遇到偶然的断电所造成的信息丢失，虽然也及时联系了相关单位进行系统数据恢复，但仍难达到完全恢复的状态，问题的发生给文档和档案管理带来了一定的风险。

③人才缺乏。由于高校信息化OA办公建设时期长，需要专门团队进行持续跟进，但受学校用人方面的限制和信息化OA办公钻研在短期内不易出成果的现实，很难保障这种持续跟进的钻研条件，对于高校来讲，更缺少对单位业务系统和电子档案管理系统的电子文件和元数据归档接口格式的研究人才，致使档案在信息化OA办公系统中的需求开发工作相对滞后。

4 建立元数据的对策

在目前信息化OA办公系统未能开发出自动搜索信息建立元数据功能前，档案业务单位要充分认识到OA业务办公系统与电子档案管理系统实现互通情况受阻的前提下,一定要重视在办公系统中设置电子文件分类方案，以及作为电子文件分类元数据的控制体系在电子文件前端控制中占核心位置的重要意义。故从事文档和档案管理的人员就要协同作战建立本单位文档的元数据，它的建立为电子档案贴上了专属的标签，为文档管理加固了安全防护。

第一，提高元数据认识的意识宣传教育。通过培训扩大元数据的认识，使OA办公系统中形成的大量电子文档以及流程节点的办理结果，在办理环节中按要求创建、管理、应用元数据，系统有效地记录电子文件的内容特征、背景和管理过程信息是每个员工的职责所在。

第二，重视元数据在日常办公中的实践应用。OA办公系统中电子文件在其形成阶段就是元数据管理最关键的阶段，紧抓电子文件元数据收集中的形成和捕获两个阶段。高校在开展电子文件元数据收集时，应按照前端控制和全程管理的总体要求进行操作。从电子文件形成阶段就开展鉴定工作，对已确定应归档的电子文件应及时纳入“全程管理”的范畴，其在形成阶段也是元数据信息形成和积累的过程，对于容易遗漏的且记录文件背景的信息及时进行记录。

第三，建立元数据的保障机制。首先通过外引内培形式实现OA办公与信息化档案结合的人才保障。其次是明确流程。在收集范围以及文档从形成到归档各环节元数据的采集流程、职责要明晰。从电子文件中捕获的内容、背景、结构和管理的元数据信息，从制度保障上对电子文件元数据予以保护。第三是定期检查元数据信息。元数据最终管理单位是本单位的档案管理人员，对实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域每个域包含的元数据元素及其结构要清楚，同时建立符合标准的元数据库。

通过在高校信息化办公软件使用初期合理设置电子文件分类方案，使众多电子文件在形成初期就有元数据档案的信息建立，为后期档案利用效率的提高以及档案信息化建设都起到保障作用。