浅谈专利流程管理人员的职责与现状

赵卓然

（国际商业机器（中国）有限公司，北京 100193）

1 引言

社会的发展离不开科技的进步。专利制度，就是为了促进科技的发展而制定的，以公开来换取保护，具有地域性和时效性的一种制度[1]。近十年来，越来越多的企业投入大量的资源来加强知识产权的保护，以抓住转瞬即逝的商机来实现企业的创新与发展。2014年底，北京成立了知识产权法院。至今，北京知识产权法院一共收到了将近4.4万件的案件，审结案件达到了3.3万件，年均结案1万件，充分地发挥了其功能，在审判中实现了公平与效率。当然，企业在利用诉讼来保护自己的智慧成果的同时，也可以通过许可等方式来授予或使用对方的相关专利，来使企业获益。这就要求企业在加大科技研发投入的同时，也要培育一批熟悉技术和法律的专业人员，来将技术转化为专利并加以保护。此时，专利代理工程师（以下简称代理人）和专利流程管理人员（以下简称流程人员）应运而生。

专利代理人是通过了专利代理人资格考试，熟悉相关法律，具有工科背景的从事专利代理的专业人员。其职责通常为专利挖掘，辅助技术人员撰写专利技术交底书，进行专利的撰写，代理专利申请审查中的各项事务等。简单来说，代理人精通技术和法律，是将技术转化为专利过程中不可或缺的专业人员。

如果说代理人负责专利内在构建的实质性问题，那么流程人员就是负责处理过程中遇到的程序性问题。双方要相互配合，明确职责，做到实质性和程序性工作的有机统一。专利流程偏向文职岗位，与传统文职工作相比，流程人员不仅要负责如资料整理归档，数据录入等工作，还要熟知专利法中申请程序的规定。同时要熟练掌握办公软件，数据库和专利管理软件的使用。以便对大量的数据进行分析总结，提炼出有用的信息，来提供数据支持和解决问题。

2 企业与代理机构流程管理人员职责的异同

企业和代理机构的流程人员的职责不尽相同。在代理机构中，流程人员的职责划分较为详细。从立案后，可大致分为新申请提交，文件收发，中间文件转达，年费或OA时限监控和账单岗等。也可以按照阶段来划分出递交申请，初审阶段，实审阶段，授权年费阶段等不同阶段的岗位，让流程人员利用案卷查询系统，电子申请系统，邮件系统，年金系统和账单制单系统来完成其工作。规模较大的代理所可能会划分得更为详细，将文件收发岗再分出一个质检岗，负责递交专利局文件的校验，检查文件的准确性，完整性，并确保文件格式符合要求。在一些代理所还按照代理人负责的申请类别分为如电学，机械，化学，生物等。这样细分职责的好处在于，同一性质的工作可以由相关的流程人员统一批量处理，既能提高效率，同时也使得岗前培训更加方便快捷。

代理所的流程人员负责对接企业和国家知识产权局，那么企业的流程管理人员就要肩负起对接企业和代理所的重任。代理所流程人员的职责划分更为详细，是因为其要面对来自数家企业的委托代理。职责的细分使得每个人工作相对简单、明确和易于操作。一旦出现问题也方便明确责任。流程人员的工作内容较为重复，严格按照细分的工作流程来培训和操作，可降低因工作项目繁多而造成的失误。而无论是流程上的失误或内容实质上的错误都会造成很大的损失。

而对于企业流程人员来说，发明人，代理人和代理所的相关负责人就是其“客户”。在工作职责上，因为管理和成本控制等原因，一般在企业内的流程人员都“身兼数职”。基本可以分为信息管理，时限监控提醒，费用核对以及其他工作这几类。一般来说，一个企业会同时和几家代理所进行业务来往。此时，每个代理所都有专门的企业流程人员来负责是一个很好的选择，即企业方对外流程工作上只有一个“窗口”。如果出现问题，代理所会很容易联系到企业相关负责人并及时沟通，这对于工作效率和双方关系的发展都很有帮助。另外，企业流程人员负责本企业所有专利流程相关的问题，要拥有以全局视野考虑问题的能力。如果只负责某一块工作，没有注重全部流程的经验积累，就很难以更高更全面的视角去看待并解决出现的问题，例如做预算表。

专利的保护是具有地域性的，企业如需开拓海外市场，就要向对应国家的知识产权部门进行专利申请。这时就要求流程人员熟悉当地法律的规定，同时英语水平达标。不仅商务英语的写作能力要强，口语水平也要达到能顺畅交流的程度。因此，熟悉国内法律的人员可以负责对接国内代理所，英语水平较高的人员可以负责国外一些地区的代理所，在实践中学习，在学习中提高，最终使得企业在国外的专利申请流程平稳有序地进行。

接下来简单谈一下企业专利流程管理人员的职责。首先是信息管理部分。中小企业一般用EXCEL表格来实现对专利信息的管理。案件量少时，时限监控和数据管理利用EXCEL还是较为方便的。但如果专利数量庞大，就有可能出现误操作将数据修改和不能满足多人同时录入等问题。因此，很多企业会引入专业的信息管理系统，来录入数据和导出报告。相对于EXCEL，专业的信息管理系统有着简单明了的界面来方便使用者查看各类的信息。系统会记录每一次数据的输入者和上传时间，以便审阅。除此之外，系统也具备多种机制来防止如申请号少一位等错误输入。企业专利流程的职责就是录入和维护每一次从代理所传达过来的文件和信息，在系统中及时更新和标注，方便专利代理人的查阅。同时在必要时导出各种统计报告来对工作进行总结和优化。

另外，时限的监控是非常重要的一项职责。企业内专利时限的监控通常包括以下几种：通过巴黎公约途经要求优先权的申请和PCT国际申请进入国家阶段的申请时限监控，OA答复时限的监控，授权办登费用缴纳时限的监控和年费的监控。时限可以说是专利申请过程中的“生命线”，流程人员的重要职责之一就是监督上述各种时限，及时提醒代理人来完成其工作。企业流程人员一般还会负责账单的核对这项工作。这就需要相关人员熟悉账单表格和专利信息管理系统，根据专利代理人协会的指导价，来检查每一笔费用具体费用的多少，代理费多少，同时和系统中记录对比以防多开或者漏开账单等现象。

值得一提的是，之所以很难量化流程人员的工作，是因为除了以上的职责以外，还存在着大量的不可预见的问题等待流程人员的解决。一件专利从发明人构思，提交，申请到授权和年费缴纳。每一个阶段都有可能出现各种不同的问题。流程人员需要与发明人，评审会人员，代理人，代理所流程人员和律师对接来完成其工作职责。此时一处出现问题，如涉及多方，就会消耗流程人员很多的精力去处理每一个具体的问题。如果问题拖得时间较长，在此期间产生其他更多的问题，就需要流程人员有很强的工作管理能力。否则很有可能会出现因流程的失误导致更严重的问题。

3 专利流程管理人员现状

流程管理人员的薪酬较低。工作上手虽容易，但因重复性和可替代性较高，在行业中不具有较强的竞争力，所以其流动性较高。随着技术的发展与进步，企业和国家知识产权部门都在向无纸化办公的方向靠拢。同时，专利信息管理系统越来越智能，使得数据可以通过系统间的互联来完成导入导出，而不用手动输入。因此，流程人员如果在三年内得不到晋升时，往往选择离开这个岗位甚至行业。

流程管理人员是企业和代理所为了应对日益增长的专利申请量而设置的，让代理人能更专注其领域来提高专利撰写质量和专利发掘的文员岗位。上文提到的录入只是流程人员职责的一小部分，很多流程中出现的问题需要及时交流和反馈，数据的查询和相关资料的检索。也不乏佼佼者作为流程人员参与公司的各种项目，来对流程做出优化以节约成本。能高效率低失误地处理好各种问题，才称得上是一名合格的专利流程人员。但如何量化流程人员的工作考核标准，如何保证知识产权代理行业中流程人员的正常流动，就有待更多的研究和讨论。