档案管理发展趋势的几点思考

徐艳

摘要：我国社会经济在不断发展，档案管理已成为发展过程中不能缺少的重要资源。在社会的生产经营活动中，档案管理方式已经难以适应社会的需求，本文着重分析档案管理的发展趋势中几点主要的思考，解决对策，从而有效促进档案管理工作的开展，进一步保持档案管理工作的可持续发展。

关键词：档案管理；发展趋势；思考

一、档案管理的现状

（一）档案管理人员的水平不高

档案管理工作对档案管理人员的业务水平要求较高，需要档案管理人员具备基础的理论知识，这样管理人员才能在工作中完全发挥出自己的作用。然而在实际工作中，档案管理工作人员虽然建立了一支稳定发展的队伍，但这支队伍的专业水平与文化知识并没有达到新时期档案管理工作的要求，与档案管理工作的具体目标差距还很远。因此，就在客观上导致档案管理工作长期处于停滞不前的状况，在某种程度上十分不利于档案管理工作的开展。

（二）档案管理工作缺乏规范性

在进行档案管理工作的过程中，存在着管理不够规范的情况。这类情况分别体现在几个方面：档案编号编排不合理，档案标题书写不规范，檔案开头没有目录等。因此，档案管理存在严重混乱的现象。导致管理人员在开展档案管理工作时，管理不规范，从而无法正常发挥出其应有的作用。

（三）档案内容的质量低下

在我国现阶段的档案管理中，很多档案内容质量都不高，档案的内容缺乏利用价值，档案的资料趋于形式化，并不能落实从实际出发的原则。呈现出来的档案的内容，大多反映了个人的学历状况、人生经历、政治面貌和工资水平待遇等，档案中并不能有效地反映个人能力状况、道德品质、专业技术水平。此外，大部分档案内容都很空泛，很多都是生活中的套话，并不能真实反映出个人的具体情况，或是档案的内容只是说明了优点，并没有对缺点加以说明。

（四）进行档案检索的效率不高

在现阶段的档案检索中，主要有两种方式，一种是利用手工检索，另一种是使用计算机进行档案检索。针对目前的发展状况，手工检索这种方式应用的范围更加广泛，大部分单位使用的都是这种方式。企业在手工检索方面做出了很多努力，在努力的基础上不断进行创新，编制出了很多检索工具。但是部分单位在实际编制中，普遍存在的问题是，求数量的“多”而不要求“精确度”的提高。并且很多档案管理工作人员一味地认为，只要增加了检索工具，与之相关的档案管理的质量水平也随之提高，这种思想是不对的，在某种情况下会严重阻碍档案管理工作的进一步发展。

二、档案管理的解决对策

（一）全面提高档案管理者的素质

在档案管理工作开展的时候，档案管理工作人员作为有效联系档案和其他人员之间的纽带，提高档案管理人员的素质具有重要作用。因此，首先要注意提高档案管理人员的素质，这样不仅可以促进档案管理工作的顺利开展，还能使档案管理人员通过熟悉档案管理工作的流程，加强开展档案管理工作。因此，对档案管理一定要严格把好人才关，加强对应聘人员专业知识水平的考核力度，这样才能为档案管理工作的开展打下坚实的基础。

（二）充分调动档案管理人员的工作积极性

档案管理工作的内容较为单一且繁琐。任何具体的工作，一旦在服务上具有落后性，就会对社会产生一定的影响。面对这种情况，要对档案管理工作及时进行改革，工作人员更要在原有的基础之上，加快进行档案资料的收集，提高档案管理的工作效率。尤其是在有效开展档案管理工作的过程中，一定要调动工作人员积极性，在工作人员之间形成公平合理的竞争氛围，才能不断地促进企业的进步。但是在一些档案管理部门，很多管理人员都认为工作是一个固定的“铁饭碗”，员工们在工作过程中，对待工作的态度都很不认真。因此，档案管理部门为了提高工作人员的积极性，一定要全面推广企业员工聘任制度，根据优胜劣汰的原则淘汰工作不合格的员工，全面调动起档案管理人员的工作积极性，激发员工们的工作热情。因此，作为档案管理部门的领导，一定要全面加强档案的宣传工作，不定期在档案管理部门开展教育工作，使每一位员工都能从根本上认识到档案工作的重要意义，从而不断提高档案工作的水平，进一步提高管理人员的工作效率。

三、档案数字化建设的必要性

由于计算机网络的发展及广泛运用，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。凭借网络互联技术，建立计算机网络平台，以供需要者查询、搜索，人们将更多地从网络中获取档案信息，同时数字档案还具有开放、易于检索、便于利用等特性，这样利于档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面需求。一方面，档案信息数字化将使得许多的利用者不需要直接到档案馆，任何电脑都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息；另一方面，网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

四、展望档案管理发展

档案管理体制从建立开始就经历了一个十分复杂的进程。随着我国市场经济的不断发展，档案行政管理部门不能只是依靠法律的手段来得以实现，还需要加入一定的执法监督功能，积极利用各种组织，主动提供有效服务，才能全面引导档案管理工作能够有效地开展。因此，开展档案管理工作更需要国家的行政与主管部门密切配合，制定一系列行之有效的立法工作，并且还要充分依靠社会的力量对档案工作进行全面的引导。endprint