信息公开制度下的高校人事档案管理机制

高霞

摘 要：高校对人事档案进行有效管理，可以推动高校顺利转型。而信息的公开又为档案管理提出了新要求与依据。论文主要就高校中人事档案相关管理工作在信息公开下的现存问题进行探讨、分析，并总结出完善管理机制的有效措施，以其为提升档案管理质量做出贡献。

关键词：信息公开；高校；人事档案管理

引言

高校人事档案主要指内部人员各项经历、素质水平等情况最为原始的记录，对各方面信息进行了集合。其中大多数可以公开，但一些涉及诸如隐私、财产等信息则需要保密。现阶段，高校由于管理设施不完善等诸多因素的限制，使得档案管理浮于形式，导致档案信息存在很大的泄露隐患。

一、高校人事档案管理现存问题

（一）基础设施不够完善

现阶段，人事档案有纸质与电子两种形式的载体。一般来说职工档案需要专门的档案部门进行保存，而学生资料则一般由学工处进行保管。这两个部门间较为独立，并且其使用的相关管理软件存在差异，无法进行相互间的联网操作，无法使软件发挥其规模性与通用性等优势。此外，高校并不重视信息化在档案方面的建设，导致档案部门相关设施较为简陋，甚至诸如扫描仪等基本形式的电子设备也未备齐。此外，在对部分档案进行归整时还需要进行手工操作。再加之档案人员专业技能较弱，严重阻碍了档案管理向信息化的进程。

（二）管理相关标准不一致，无法对档案数据进行共享

档案管理想要走向信息化，必须具备规范与统一的档案管理标准。而高校中，不同档案需要由不同单位进行归档保存，学工处、档案部门都拥有自身的管理机制，并以其工作对象为基础，制定出档案从收集至保存的一套标准，导致部门间无法对其管理目标进行统一，也就不能使档案数据进行充分共建或者是共享。

（三）档案无法得到充分利用

高校对人事档案进行管理是从方便人才引进相关政策的制定以及提升师资水平等目的出发的。而高校中档案人员很多服务观念十分滞后，其意识也较为淡薄，对人事档案并不加以重视，导致人事档案无法得到有效应用，逐步成为摆设。高校想要实现转型发展，必须重视对其档案资源的管理，要对其整合、利用等方式进行不断优化，要提升员工对档案各方价值的认识。否则，很容易使档案人员对该工作心生厌烦，无法提升其档案管理的使命感。

二、推动人事档案向信息化前进的相关措施

（一）对管理理念进行实时更新，强化信息意识

长期以来档案管理都相对封闭，这种被动形式的服务无法有效发挥人事档案的价值。此外，该工作的保密性使员工很少记录、归档相关的动态信息，导致归档不完善以及检索的效率不高等问题。而在信息公开这一条件下，档案部门需要改变自身管理观念，将被动形式的服务转向主动，以保密原则为基础，帮助人事决策更为顺利地制定。档案机构需要对其归档范围进行扩张，可以建立诸如“人事卡”、“信息库”等新型的目录索引，利用数据库将诸如人才信息和业绩等材料推动人事工作顺利进行。

（二）完善档案的管理模式

档案机构不论是在人资结构还是资源配置等方面都处于劣势，若其不能对传统模式进行有效改善，必然无法提升其在信息业的位置。档案部门在档案资源方面有着独特优势，其档案较为原始且真实，若可以对该档案资源进行有效挖掘、利用，会推动档案部门的发展。而现阶段，高校中主要有集中、分散两种档案管理的模式。前者主要是把全校档案移入档案馆进行管理，后者则对人事档案进行分类归档，由不同档案机构进行归档。前者可以对机构、人员等进行精简，使其档案设施可以得到有效应用，有利于档案资源及时共享。而后者主要遵循相关法律，确保党可以有效管理干部。

高校需要结合档案实际，实现档案管理的资源化、科学化。首先，可以进行人事管理网的构建，比如可以建立相应的档案委员会，并给予档案成员相关权利、职责。其次，要将公开、保密两类档案进行区别处理，可将前者放入集中模式，而后者应由相应行政部门进行档案的管理。

（三）重视对管理队伍的整体建设，提升素质

首先，由于高校中档案人员在文化背景以及专业水平等方面差异较大，高校想要使管理工作更加协同，必须利用多种培训来强化其职业素养，使员工可以很好地了解人事档案的相关特点。其次，需要对人事档案相关的管理制度进行健全，确保员工可遵循相关规范对档案进行归、建档的操作。第三，要基于该工作人员流动性较强的特点，分配专业人员进行档案管理，从而使该工作队伍可以保持稳定。

三、結语

总之，随着高教体制深化改革，高校对其人事档案进行管理必须从信息公开的角度出发，正视档案管理现存问题，并以此来总结改善档案管理的有效措施，从而推动高校更为顺利转型。

参考文献：

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