新时期党校系统档案管理发展路径探析

郑杨

摘 要：党校档案具有学校教学档案、党政机关文书的双重特性。党校系统现行档案制度已经不能适应教学、科研工作量的增长，成为党校亟需建立系统、完备的制度解决的重要问题之一。本文旨在通过对党校系统档案管理工作存在档案意识淡薄、档案制度缺失、收存技术落后、缺少专业人才等问题进行探究，提出增强档案意识、规范档案管理流程、强化技术应用等方式，全方位优化党校系统档案管理工作，充分发挥档案价值。

关键词：党校系统；档案管理；新时期

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2017）12 — 0194 — 03

引言

党校的档案管理工作的内涵可概括为在党校的教学、科研、行政事务等活动中形成的文字、影像等各种类型可以留存、可供查阅的档案资料进行管理的过程。当下，人们可以通过翻阅党校档案这种信息资源，了解该校发展与变化的任何一个阶段，为党校系统的改革与发展提供重要的参考依据。随着信息化建设的发展，党校系统的改革不断推进，需要党校的档案管理工作必须有所创新、有所变革，只有这样才能适应社会的发展。因此，加强与完善新时期党校系统档案管理工作尤为重要。

一、新时期党校档案管理工作存在的问题

（一）档案意识淡薄

党校的档案管理工作记录学校教学、科研等发展的方方面面，现已成为党校管理工作的重要环节之一。党校的档案管理工作，可以为党校未来的改革、健康发展提供更加可靠、真实的参考依据。当下，党校系统对档案管理工作的重要性、必要性认识存在偏差，对档案信息转化意识和使用效率意识不足，使得档案管理工作没有真正落到实处。有些在党校从事该项工作的员工觉得自己的职责是整理一些文件资料，档案工作没什么实质性内容，对于档案的现实作用并不了解和掌握。加之，负责档案管理的工作人员态度不端正、责任感不足，缺乏足够的档案管理相关理论知识的支撑，工作多停留在保管好一些重要文件的层面，只要可以顺利通过年终的检查就可以了，对档案事业的战略作用与意义认识不足，降低档案资源利用率。

（二）档案制度缺失

当前，部分具有先进意识的党校也编制一些相关的档案管理制度，其主要内容多是针对纸质档案。比如文书档案分类整理、归档材料的内容与项目提出了明确的要求，缺少有关电子档案等其它类型档案归档的工作细则、工作程序、工作秩序，档案管理制度依据不足。从新时期党校档案信息化时代的发展趋势来看，电子档案日益增多，其整理与归档日渐重要。由于这类档案在记录方式、载体形式、收存方法上与纸介档案存在很大差异，如果只是简单将电子档案文件记录在光盘中存放，不利于档案自身价值的实现。党校亟须建立、完善现有电子文件档案归档、管理制度。从目前多数党校系统发展的实际情况来看，这项工作的程序、细则制定不足，并没有建立起标准化的电子档案管理制度。

（三）档案收存技术落后

目前，大部分党校系统对档案的收存，实行集中管理。有的地方党校受经费等因素的限制基础设施建设不完备，如专门收存档案的库房面积不大，主要用来保管党政机关的文书档案，收存种类少、收存率低，无法适应党校教学、科研发展新常态。即使部分党校已经为其档案部门购置扫描、打印机、更换计算机等设备，但这些设备多用于进行文字处理、简单记录档案目录方面，没有实现文档真正意义上的电子化管理。即使一些党校的档案管理已然进入办公自动化阶段，但自动化程度较低，在使用先进的计算机技术处理档案数据、记录对象电子化存档等方面，仍然不具备综合处理能力。

（四）专业管理人才匮乏

人才方面存在劣势。现今党校系统档案管理急需配备具有高素质、综合统筹能力的专职档案工作人员。当下档案工作人员中就读于档案专业的人不多。多数工作人员懂得纸质档案管理，对于电子档案管理不熟悉，没有真正做到“专职”。面对新时期党校档案工作日渐增多的发展新形势，具备充分知识储备、熟知档案工作内容、明晰如何进行档案管理，并能将此项工作引向深入的研究型人才能够发挥重要作用。对于党校系统来说，其档案管理依旧处于传统简单收集、整理范畴，且表现出随意性、盲目性。另外，通常受党校内部编制限制，多采取雇用兼职档案员工的方式，工作人员薪资水平不高、没有工作积极性，使得档案部门工作人员队伍整体质量上不去，使得党校系统档案管理质量差、效率不高，制约了该项工作实现纵深发展。

（五）新技术开发使用力度不足

党校档案的实质是综合利用各种可以开发利用的信息资源，为党校的建设、发展提供高质量的服务。当下党校档案工作呈现出重视内部管理，对外服务不足，重视硬件建设，软件建设不足的态势。很多有价值的档案信息资源没有得到利用、开发，没有发挥其功能与价值。档案工作信息化水平低，处于落后状态。

二、新时期党校档案管理工作路径探析

探索党校系统的档案管理工作路径，更好地适应党校发展新常态、更好地服务于各方面工作，是当下亟需解决的首要问题。本文认为，党校系统档案管理工作可以从以下四个方面进行改进：

（一）提高档案意识，突出思想引领

增强对档案工作的认识，离不开党校全体教职员工的共同参与。可采用制作宣传漫画展、宣传小视频的方式在教学楼电梯处播放、在食堂电视播放以传播档案知识、档案价值，增强职工的档案归档意识，让职工可以在未来工作中主动将需要归档的材料进行基础的收集与整理，为档案可以尽早实现其服务价值奠定基础。首先，对党校目前的档案管理工作進行摸底，全方位了解纸介档案、电子档案真实情况。其次，邀请档案管理信息化水平高的企业、事业单位相关负责人、高校档案管理学教授，结合前期摸底工作结果，全面分析现今存在问题，科学合理、有针对性的对本单位工作人员进行业务培训和亲临指导，协助本校员工高质量地完成日常档案材料的收集和立卷工作。再次，为了更好地聚焦重点，督促学习，可以利用学校“固定活动日”开展与档案相关应知应会知识测试等方式将学习引向深入。使得党校全体职工广泛、系统地学习档案知识，了解档案有关法律、法规的内容，进一步强化档案意识，用理念推动实践的发展，促进党校职工在日后工作中自觉、主动、按时将需要存档的资料交送给档案室工作人员，方便档案工作者有序的完成日常档案资料收集、整理工作。endprint

（二）依规管理，档案工作制度化、流程化

制度化、流程化是党校系统更好地开展档案管理工作的关键。档案管理工作要结合自身特点，从源头抓起，由浅入深，不断突破现有工作遇到难点。例如：存档使用的盘片要由信息部门统一有计划的进行采购、发放，盘片的使用实现登记制度并且专人专用，还要预留临时工作盘供借调或临时工作人员使用。年底盘片应按照文件归档统一要求进行记录与上交。

整章建制，全面规范梳理。一是党校系统档案室负责人牵头，依据《档案法》的相关规定，制定《纸介、电子档案工作流程》和《加强纸介、电子档案管理的细则》，对于档案收集、整体、记录、归档 等每一个环节都制定明确要求，将部门职责落实到岗位、将岗位职责落实到每一个人。建立党校档案室部门职责清单，将当下涉及到档案管理的岗位工作职责细分到每个人，完善责任落实与考评制度。二是建立纸介、电子档案双重归档管理制度。有些有价值的纸质、电子文件双重载体记录留存的档案必须同时归档。三是强化组织领导，将档案管理纳入日常工作。党校系统各级分管部门领导要增加对档案管理工作检查、指导次数，初期应至少两个月一次，以规范档案管理工作。逐步将党校系统档案管理工作引到正确的航向。另外，还要建立档案加密数据库和公开信息审核制度，对于参与党校学习学生个人情况信息等要标明密级，进行保密；对于可公开的档案资源要经过严格审核后，才可公开。多重制度的建立使得档案管理工作更加科学、规范。建全监督检查机制、考评意见反馈的制度，使得档案工作有章可循。

（三）强化技术应用，档案管理信息化

档案资源丰富是新时期党校系统提升档案管理信息化首要前提。对于党校系统来说，档案工作管理能力的提升离不开相关基础设施建设，可通过增加资金投入确保档案的储存空间足够，拓展收存档案的种类，使得档案室收藏资源更加丰富，使其可以更有效地为学校教学、科研进行服务。当前党校系统档案发展趋势要求建立电子档案存储数据库，以网络技术的应用，为档案管理信息化发展打下坚实的基础。党校系统各部门管理档案资料可以充分利用内外网资源，力争无纸化办公，使得档案管理工作迈向新台阶。通过网络归档电子材料有助于工作效率、质量双提升。另外，党校也可以通过将其与本校网站的数字化图书馆一起，建立二者网络服务平台的方式，实现图书、档案管理的信息化建设。

（四）培养高级人才，提升档案质量

工作人员的综合素质直接关系到档案工作的质量，要引进与培养档案管理高级人才。党校随着教学与科研任务拓展，档案工作人员的整体素质不强，在发展过程中，缺乏高素质档案管理人才的现状越演愈烈。应通过专项人才引进等方式促使从业人员队伍整体素质提升。人员任用借助对外招聘、对内调整多种手段，不断改善人才配置结构。同时注重人员综合素质培训，藉此用最短时间使得工作人员自身素质和专业素质能够得到快速的增强，提升档案管理水平。另外，通过适当提升薪酬等方式吸引有实力的专业性人才。组建优质档案从业队伍，不仅是党校系统顺利开展档案管理业务的需求，更是适应党校系统档案管理新常态的重要保证。另外，要提升档案从业人员应用网络进行电子档案信息处理的水平，与其掌握的档案管理专业化理论、知识相融合，成为党校系统档案管理复合性人才。

（五）提升开发利用水平，共享档案资源

党校系统档案较之一般学校具有专用性、独特性。我们应该在建立开放式的网络服务平台档案系统的基础上，注重档案管理网络化的驱动作用，充分利用现代手段，实现档案资源的共享。在进行决策时，将这一资源的实用价值充分体现。一是建立党校系统档案资源共享渠道，以共享档案资源促使服务能力提升。注重档案资源信息化深度研发，实现分类管理，完善信息化档案目录汇编、网上检索等工具的功能，有效的使用网络以促进资源共享。教学内容相关档案资料要做到随时查阅，方便教职工使用。同时，逐步主动开展档案信息内容的增值服务工作，注重智能服务、提供信息咨询，深度开发利用档案信息资源。二是构建校内电子文档信息中心，教职工用户可以在职权范围内自主上传、下载档案资源，在满足其需求的同时，也提升了檔案管理的工作效率。三是提供远程检索服务，用户主体实现多元化，扩大服务范围，发挥档案的社会效益。学生和教师都可以随时了解党校教学计划安排、进程周期、课程任务，向全社会展现党校系统档案管理的服务水平。

四、结语

面对党校系统档案管理工作的新常态，采用多种手段优化党校系统档案管理工作，促使党校系统档案管理工作标准化，充分发挥档案价值。随着我国的社会的发展进入新时期，党校系统档案管理工作呈现出复杂化的发展趋势，亟需在实践中探析更好的发展路径以不断完善。通过上文对党校系统档案管理工作中存在问题以及发展未来路径的论述，促使党校系统档案管理工作改进，顺应党校系统改革发展趋势，实现党校系统可持续、健康、快速发展。

〔参 考 文 献〕

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〔2〕栾莹.新形势下做好党校教学档案管理工作的新思考〔J〕.兰台世界，2016，（12）.

〔3〕孔晓.基于“互联网+”的党校档案管理问题研究〔J〕.档案管理，2016，（05）.

〔4〕桑果果.档案管理模块嵌入智慧党校建设的思考〔J〕.中共银川市委党校学报，2017，（04）.

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〔责任编辑：杨 赫〕endprint