高校档案管理数字化建设浅析

姚树静

(山东广播电视大学，山东　济南　250014)

目前，我国高校的档案管理过程还是以传统经验为主，粗放式管理模式较为普遍。虽然很多高校的档案管理部门科学化、系统集成化的管理还处在初级阶段，但是随着科技的发展，信息化管理的普及是早晚的问题。高校档案管理部门要从基础做起，从根本上提高档案管理水平，提高档案信息的有效性。

一、高校档案的概念

“高校档案”即高等院校在招生、教学、课题研究和日常管理过程中，所形成的关于学生、学校和社会等相关的文字、图表、声像类的历史记录。从档案管理工作的性质来看，档案管理在高校中是一项较为独立的工作，其工作模式、特点与文献管理活动具有相同的地方，包含各类信息资源的录入、信息的存储和处理、加工以及数据输出等。但是，高校的档案管理又不同于文献管理，档案管理的资源累积周期一般比较长，具有阶段性的特点，管理工作本身对形成档案的人或者团体具有一定的依附性。相对于社会，高校档案管理较为封闭。信息时代，对高校档案管理工作提出了新的要求，要求高校档案管理具备科学性、完整性、现代化和经济性[1]。

二、高校档案管理数字化建设的意义

管理模式的创新是经济发展的必然趋势，是企业或者组织为了适应外部条件的变化做出的应对与变革，主要体现在管理理念、体制、运行机制和管理方式方法上的创新。实行管理创新的主要目的是提高组织的效能，提高管理的效率和组织运行带来的价值，在创新和变革的基础上提高竞争力。

高校档案管理模式进行创新和变革的重要方式就是信息化和数字化，通过信息化与数字化的应用与实施，转变过去传统的管理观念，变革日常档案管理工作运行的流程，最终实现档案管理工作效率的提升。从某种程度上来说，档案管理进行数字化建设的主要目的是进行全面的创新。从本质上说，信息化和数字化比较传统的管理方式最重要的特点是科学化、高效率、灵活性，不管遇到什么问题，都能够随时调整适应。其中的技术面是没有局限性的，可以覆盖全方面，从资料收集的录入、存储、处理和输出的整个过程，可以把技术与人力和数据等几个模块都结合到一起。数字化建设是档案管理上的一个新突破，对提高高校档案管理的效率有很强的影响和推动力。通过信息化和数字化管理模式的建设，在业务上将所有的信息都数据化、系统化，根据高校自身的发展和规模等信息，建立自己的业务管理平台，打破业务部门之间的信息封闭和不对称[2]。

三、高校档案管理数字化建设方式

(一)规范档案管理，建立档案服务机制

档案服务，是高校档案管理部门在完善传统档案管理的基础上，根据社会和市场的需求，主动提供网上服务，提高档案信息的服务水平和文档资源的利用效率。通过各种宣传方式宣传档案管理部门所能够提供的社会化信息服务，例如网络宣传、公开的出版物、校园新闻网站等。为教师和学生提供多元化的服务，例如文献传递、代查代检等，提高档案管理的各类信息的有效利用。在档案管理部门创新管理模式和丰富服务种类的同时，还需加强现代化信息技术建设，具体有以下几种形式：

1.建立档案管理网页，开展网络服务

目前，随着信息技术的发展和普及，很多高校档案管理部门都采用互联网开展网上业务和服务，通过互联网模式，为社会和其他单位更加便捷的提供信息资源服务。

档案管理部门为了达到数字化信息资源管理效果，需要建立基于互联网为基础的信息资源数据库；为了实现信息资源的自动化管理，在健全数据库的同时需要加强监管，提高信息管理的有效性[3]。

2.建立电子文件数据管理中心

建立综合数据管理中心，统一管理档案室的所有文件和数据信息，同时，通过在线分享的方式，分享档案管理部门所提供的各项加密信息和文件，从而提高文件的利用率和管理部门的经济效益。

3.电子文件的自动上传和收集

对档案管理部门来说，如何将分散在不同单机上的文件信息整合和收集到一起，是日常工作中最重要也是最基础的内容。过去档案管理部门信息收集主要是对纸质档案的收集，这种方式无论从效率还是精确度上都存在不确定性，通过数字化方式，在互联网上设置自动上传文件窗口，并提供上传和下载两种传输文件、数据，通过自动化的方式提高信息数据收集的速度，并在档案管理部门快速归档。

4.开展在线服务

档案管理工作人员可以充分利用互联网平台，编制专题，配置好相应的数据查询端口、并标明提供服务的模式，为需求者提供有价值的咨询服务。随着我国社会经济的发展，众多行业在国内的市场地位不断提高。新经济时代，随着互联网的发展，很多产业相互之间相互影响，不仅存在于同行业的竞争，在相关的产业中也存在着竞争。对于高校档案管理部门来说，开展多种经营服务模式的同时，也必然会受到来自其他高校以及文献管理部门的业务冲击，档案管理部门应该结合高校自身特色，开展一些主题明确的信息服务。

(二)创新高校档案管理模式，提高档案服务水平

管理模式创新是高校档案管理创新的重要方面。过去，受我国计划经济和高校行政化管理模式的影响，高校档案管理机制和管理模式都比较传统。随着高校去行政化和改革的推行，高校档案管理模式也必须适应变化，加强创新。

1.建立高校档案统一管理模式

政府颁布的关于《高等学校档案工作规范》中对高校档案管理工作做出了明确的规定，即档案必须实行统一的集中化管理，确保管理工作的系统性、安全性、完整性和准确性，以便各类信息、数据和档案的开发与利用。高校档案的集中管理和利用是今后档案管理工作的方向，也是档案管理工作的基本要求。不允许出现一个项目或者一个科研的档案分成几个部门共同管理。为了做到对数据和各类信息的统一集中管理，按照分级负责的形式，进一步细化和完善高校档案管理工作制度。理顺档案部门、科研管理部门等不同部门之间的关系，构建一个相互配合、各负其责的集体。在对档案的收集、整理、录入、使用过程中，要明确不同部门、不同人员的具体职责，并针对整个过程，建立相应的检查和评估机制，做到档案管理工作全过程有章可循[4]。

2.建立动态档案管理模式

高校档案管理过程中，除了学生个人档案之外，许多科学研究的档案成果需要管理部门收集和归档。收集档案资料时要补充相应的材料。在科研成果出来之后，与成果推广部门加强联系，并将推广过程的资料也收集到项目中，形成动态化的资料管理模式。

3.建立开放式的档案管理模式

在档案管理部门不断丰富和完善档案数据资料库的同时，建立开放式管理模式，对各类复杂的文本信息进行再加工，挖掘出科研单位或者其他组织、团体与个人所迫切需要的信息，利用网络，多渠道为信息需求者提供服务，提高信息的价值。

4.兴办服务实体，发展档案产业

从信息资源开发的过程来看，高校档案部门的工作人员，不仅是各类信息资源的管理者，同时也是众多信息资源的提供者；档案管理部门是高校发展过程中各类价值信息的收藏部门，也是各类信息的集散和交流中心。所以，档案管理部门应该抓住机遇，在满足日常信息服务的基础上，结合市场需求，利用信息化技术条件，创建档案信息服务产业，逐步建立实体性信息服务，包含各类信息的收集、加工和服务等[5]。

四、结语

档案管理资源的充分开发和利用是时代发展的必然趋势和要求，也是高校档案管理工作者在今后的发展中必须要解决的问题。面对新时代带来的机遇和挑战，我们应该积极应对，不断学习知识和技术，加强创新。档案管理部门需要意识到，档案管理工作不是简单的资料收集、整理和归档，应该建立信息服务的产业意识，促进档案管理的信息化开发。

参考文献：

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报(自然版),2016,(03):164-165.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].产业与科技论坛,2014,(16):116-117.

[3]高晓晶.数字化时代高校档案管理创新方法研究[J].现代经济信息,2015,(06):309-309.

[4]冯曙光.基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究[J].科技经济导刊,2013,(12):106-106.

[5]宗永玲.高校科研档案管理模式创新研究[J].学理论，2012,(12):109-109.