强化医疗行业数字医学电子档案建设的对策研究

李正莹 吴秀花 姜春梅

电子档案是指通过计算机磁盘等电子设备存储的信息档案，与纸质档案相比其具有可以将相互关联的通用电子图像文件等进行整合、功能模块布局合理、操作方便、节省空间以及能够实现大容量的信息管理等优势[1-2]。数字医学主要研究数字技术、信息技术、人工智能等技术在医学领域的应用规律和发展趋势，是探索数字化技术在医学领域的信息采集、处理、传递、存储、利用、共享和实现等方面的一门科学。数字医学电子档案是一种通过计算机等电子设备对患者档案进行存储的技术，主要致力于将医院的多种文件档案实现数字化，以期应用数字化的技术来解释医学现象、探讨医学机制。

近年来，随着医疗行业的发展，数字医学电子档案的建立也逐渐增加，医院的档案管理逐步由纸质文书发展为多层次、大容量及多形式的档案模式，电子档案文档逐步占据医院档案管理中的主要形式[3]。但是，医院电子档案建设中仍然存在诸多问题亟待解决，强化医疗行业数字医学档案的建立，使得数字档案现代化、准确化及正确化，并增加其实用性是医院数字档案建设的根本任务[4-5]。本研究通过对现存的医学电子档案的不足及相应的对策进行探讨，为实现电子档案的科学化管理尽一份力。

1 医学电子档案在医院发展中的重要作用

随着科学的进步和发展，电子档案也逐渐被普及，在医院电子档案的实施中具有重要的作用。电子档案满足了各种科研数据的处理，尤其是科研数据中比较复杂的图表和数据的处理及存储，都可以由各种计算机软件及绘图工具完成，极大减少了手工劳动，节省人力支出，提高工作效率[6]。同时，对不同患者的病情、治疗情况以及随访情况进行记录，将情况相近的患者资料进行汇总和统计，能够及时有效地对同类型患者采取的治疗方法的效果进行统计比较，有利于医院医疗水平的提高[7]。当发生紧急情况时，翻阅电子档案能够极大减少寻找时间，有利于及时有效地控制病情，找到合适的治疗方式[8]。为此，医院电子档案的建立能够完善纸质档案的不足，提高工作效率及工作效果，体现医院科研工作的全部情况，有利于医院长期发展。

2 医学电子档案管理现状

2.1 管理制度有待细化及责任化

对于医院电子档案的管理，一般采取行政人员负责的制度，但由于医院资料的特殊性，如一些病理切片的档案、X射线的档案以及各种影像检查的档案，在各个科室中都会用到，且通常情况下都由本科室进行管理。但电子病历及医疗电子信息则由信息科管理，存在管理多线条的现象，使得电子档案的管理很难做到细致化。更重要的是电子档案的建立，不能形成立竿见影地体现经济效益，从而造成了许多医院管理层对电子档案的不重视，管理人员对电子档案的管理不细心[9]。因此，应当充分将医学电子档案的管理制度进一步细化及责任化，以保证电子档案的价值得到充分开发，为医院的诊疗系统服务。

2.2 缺乏专业的电子档案管理人员

电子档案自身具有载体的依赖性、信息载体分离性、所含信息不可识别性以及可共享性等特点。电子档案的特点能够极大地降低医院科研工作及患者管理工作的中间步骤，科研工作进度及成果可以直接在网上进行汇总并汇报，患者的基本情况也能够得到及时的更新[10]。但在享受这些便捷的同时，也对档案管理提出了新的挑战，重点体现在：①重要文件依赖载体进行存储，一旦载体被破坏或者遭受病毒侵染，文件也会随之丢失；②电子档案可以进行修改，纸质档案的原始记录及修改痕迹将不复存在，科研及患者档案的真实性可能会相应下降；③电子档案是存在于电脑中的一个文本文件，则不存在正本、副本的差异，使得收集人员在进行资料收集时的针对性下降。因此，聘请计算机学科的专业人员对电子档案所涉及的信息采集、信息处理及信息汇总进行监督管理及统筹十分必要。由于医学专业的特殊性，需要掌握医学、计算机学和统计学等多个学科的知识方能胜任此项工作。加强医学电子档案的管理，需要提高管理人员的专业水平，聘请各学科专业人员进行指导，对电子档案的建设具有积极的意义。

2.3 管理中所需的硬件设施有待提高

电子档案在医学的管理中普遍存在，在各科室中应用广泛，但有的医院仍存在电子档案存储的硬件条件不完善，投入不足，合适的计算机及网络技术相对匮乏的现象，往往导致电子档案的存储与管理不能满足日益增长的数据需求[11]。

3 强化医疗行业数字医学电子档案建设的对策

3.1 提高管理人员的素质及完善电子档案管理

为了建立完善的电子档案，必须全面提高管理人员的整体素质：①设置专门的讲座及会议，讲述电子档案存在的重要性及意义，使管理者及使用者充分认识电子档案存在的意义，真正将档案的管理工作落实到个人，纳入到日常；②邀请专业的电子档案管理人员进行授课，教授专业的计算机知识，包括数据采集、数据汇总、危急情况处理等知识，使每个管理人员能够充分运用计算机将电子档案管理到位；③院领导应加强对电子档案建立的经济支持，采取有效的赏罚制度，制定完善的监督措施。只有实施对策，加强监督，才能够顺利实现对电子档案管理的加强及完善。

3.2 同步管理电子文档与纸质文档

鉴于目前电子文档保存过程中出现的一系列问题，如电子文件的证据性、管理人员素质、管理方式、管理技术、管理设备、硬件设备及通讯设备等。这些问题的解决需要大量的资金支持和时间，因此，在电子档案保存的问题未得到全面解决之前，应保持电子文档与纸质文档的同步管理。一些只存在纸质材料的如实验记录、化验结果、取样的调查、会议资料等应归入纸质文档进行保存；一些如课题申报、科研数据、成果汇报等材料，既可以做成纸质材料，又可以做成电子材料，应实行纸质材料与电子材料的同步管理。电子文档与纸质文档的同步管理应包含以下内容：①实现纸质材料与电子材料的同步归档、同步整理、同步利用等过程；②在科研工作中涉及的保密数据及知识产权等内容，由于电子档案的可篡改性，易传播性等特征，保存这些数据应进行纸质文档的存档，并对电子档案进行加密处理，同时对保存硬件实施防火墙设置等。

3.3 加强电子档案的技术维护及资金投入

在电子档案保存及维护方面加强技术维护，并增加电子档案管理的资金投入。加大电子档案管理所占的资金比重，增购包括扫描仪、计算机、数码相机、打印机等基本装置。①对含有重要数据及需要归档的电子档案进行通用格式的光盘存储，对参考查阅人员实行只能够读取，不能够修改的制度；②对管理软件上的漏洞进行及时的修补，全天候的升级防火墙及防病毒软件，并对上传下载操作进行限制，设置复杂密码，设置指纹解锁等措施，增加电子档案的真实性，限制修改及查阅权限，搞好档案下载、上传等的安全问题；③电子档案管理的硬件方面，要进一步完善计算机设施的保管环境及措施，对计算机的服务器及数据库进行及时的更新升级，确保电子档案保存过程中的安全性与稳定性。

3.4 完善电子档案的存储

电子文档的存储需要特殊的载体，且具有载体的依赖性，因此对电子档案存储的载体进行合理的保管具有重要的意义。实行定期的拷贝，长久保存的档案要以光盘等载体保存，并采取脱机方式进行保存。保存电子档案的载体应存储在干燥的环境，并由专人管理，不得进行弯曲及摔打，不得进行擦拭、划刻等损伤操作。对于磁性载体应在每2年进行抽样检查，发现问题及时采取补救措施。

4 结语

加强医疗行业数字医学电子档案建设刻不容缓，要提高电子档案的质量，应该明确现存的管理措施中存在的问题，并针对问题制定相应的对策，完善已有的“档案管理制度”及“科技档案管理办法”，增加电子档案管理中的资金投入[12]。注重提高管理人员的认知和能力，以各种形式传播管理知识，使其认识电子档案管理的重要性，明确电子档案的重要性，更加积极主动的进行电子档案的存储及管理[13]。加强医院电子档案管理者的专业知识，进行计算机知识的培训，掌握过硬的技术，完善对电子档案的管理，在出现紧急情况时能够及时采取修补措施，不断提高医院电子档案管理水平[14]。

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