推进会计档案管理工作电算化的有效路径

张玉红

【摘要】为了适应会计档案管理工作的客观要求，必须从加强管理人员的素质、业务、完善设施、健全制度入手，不断提高会计档案电算化管理的有效路径。

【关键词】会计档案管理;有效路径

会计档案管理工作是管理学科的一个重要组成部分，随着计算机在会计档案管理领域的普及和应用，企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机取代，会计电算化与档案管理之间是相辅相成的关系，会计电算化拓宽了会计档案的范围，提高了档案管理的效率与水平。

一、强化业务能力，提高电算化素质

由于会计档案电算化管理，不仅仅是实现传统会计档案管理的功能，更有利用计算机高速计算、分析的功能，同时电算化软件维护及系统安全的要求較高，所以必须相应提高会计档案管理人员的电算化专业水平，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息，维护日常工作，开发更合理、高效的软件打好基础。会计档案管理电算化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案管理人员素质的提高。建设一支高素质的会计档案人员队伍，是会计档案管理电算化的重要基础。会计档案部门要配备具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的状况，满足电算化建设工作的需要，加强会计档案管理人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强会计档案管理人员的电算化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高他们掌握和运用电算化技术和手段的意识和技能。建立合理的会计档案管理人员的绩效考核评价机制，对会计档案管理电算化能力强、业务好的人员要及时进行鼓励，激励相关人员尽快学懂、弄通电算化管理业务。另外，对计算机电算化技术人员要进行一定的档案工作、会计管理工作知识和技能的介绍，使其了解会计档案工作的客观规律，更好地为会计档案管理电算化提供技术支持。

二、强化设施建设，为软硬件建设提供保障

软硬件基础设施建设是档案管理电算化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。对此，部门领导要摆脱传统思维的束缚，认识到计算机和网络技术应用于会计档案工作的真正意义。投入大量的精力关心支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以充分投入，把会计档案管理电算化纳入工作计划和考核范围，主管领导要经常过问此项工作，了解会计档案管理工作的情况，提出要求，下达任务，指导会计档案管理人员依法开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难。为搞好会计档案电算化管理，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光打印机;选用功能符合本部门实际业务的电算化会计软件;加强系统的安全防护功能。从而使会计档案电算化管理工作在软硬件上得到保障，不断适应现代管理的工作需要。

三、强化制度建设，使管理工作规范化、程序化

为了进一步加强会计档案管理制度，规范会计档案管理程序，要按照《档案法》的要求，从管理入手，建章立制，完善电算化会计档案管理工作的各项制度。

一是建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

二是建立电算化会计档案的保管制度。依据国家档案局的标准建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

三是建立严格的借用手续制度。查阅会计档案需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

四是建立电算化档案定期备份制度。电算化会计档案要定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;由于磁性介质的特殊性，档案管理人员对这些会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

五是建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的多项内容要规定不同的使用权限。普通数据可较大范围共享;涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用;而涉及原程序文件、数据结构文件等，只有主管人员或程序开发人方能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。