新时代下关于科技档案工作的思考

张肖会，宋峥嵘，王佳莹，吴 丽

(江苏省科学技术情报研究所 江苏南京210042)

2017年 10月 18日，中国共产党第十九次全国代表大会在北京隆重召开。在十九大报告中，习近平总书记对我国发展新的历史方位做出了新的重大政治判断，指出“中国特色社会主义进入新时代”，并且进一步指出“我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾”。这些定位和判断具有深刻内涵和重大意义。对于档案工作来讲，新时代档案工作也应服务于社会主要矛盾的发展变化，着力为民便民，拓展档案服务功能，更好地满足人民对美好生活的向往。新时代的发展对科技档案工作提出了很多新的要求，也使其面临更多的挑战。当前突出的矛盾主要表现为社会迅猛发展与档案事业发展相对滞后之间的矛盾。下面就新时代科技档案工作现存的主要矛盾、主要问题、面临的新挑战以及步入新常态科技档案工作的新出路和新发展展开讨论。

1 科技档案工作现存的主要问题

1.1 相对于社会及信息网络的快速发展，科技档案事业的发展相对滞后

当今社会，信息技术突飞猛进并不断发展壮大，信息化产品和网络广泛普及，信息化已融入到我们生活的方方面面，与生活息息相关。信息化的快速发展正在深刻影响并逐渐改变着社会的面貌，引领和推动着全世界的深刻变革。世界各国都非常重视信息化的发展，许多国家把信息化建设作为国家战略发展的重点。我们党和国家也高度重视信息化建设，并把信息化发展提到了很高的地位。中共中央办公厅国务院办公厅2014年印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出，“把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。”2016年 12月 23日的全国档案局长馆长会议上，陈世炬强调，“不断增强档案科技创新能力和实力，推动档案工作和信息网络深度融合，实现档案工作向数字化时代的转型升级。”2017年 12月27日，在全国档案局长馆长会议上李明华指出：档案信息化建设全面提速。以上足以看出国家对档案工作的重视以及当前档案工作发展中相对滞后的问题。而相比于其他档案的信息化发展，科技档案的信息化更加滞后。科技档案的信息化滞后主要表现在[1-2]：①有的地方科技档案的收集、整理、编目、统计、借阅、利用等仍然是人工录入各种信息，工作量非常大，费时费力，还容易出现差错；②软硬件设施的配备跟不上，而且功能比较单一，不能完全满足工作需要，另外对软硬件的管理缺乏有效机制；③科技档案管理人员对档案信息技术不甚了解，信息化技术在科技档案领域得不到及时有效的应用，这也是致使科技档案的信息化进程缓慢的因素之一[3]；④当前科技档案的信息化产品未能与目前科技档案的信息化需求实现良好对接，科技档案信息化产品的研发技术不过硬，产品质量不高，在这方面优秀的企业更是少之又少；⑤由于一系列原因导致档案从业人员并非是出身于档案相关专业，对档案的管理和服务缺乏专业认识。

1.2 重保管、轻利用，不能满足档案利用需求的多元化、个性化

总体上讲，科技档案部门仍缺乏服务意识，“重保管、轻利用”[4]，仅仅是满足领导机构的档案利用需求，还未能面向满足社会各个层面和人民群众的利用需求。档案工作的不被重视、边缘化，造成档案人员的服务意识相对淡薄，较少关注档案的专业性、系统性和学术性。这也间接造成了科技档案管理人员的被动性，在需求面前被动服务，尚不具备服务的主动性。当然，造成这一现状还有其他一些原因：例如科技档案管理人员虽然是对所接收的科技档案有保管的责任和义务，但是对档案的利用和服务不具有发言权，档案到底是开放还是不开放，如何开放不是档案管理人员说了算；另一方面，目前仍然缺乏对科技档案开放的推进机制和开放管理机制。档案的开放会面临各种各样的安全风险，档案管理机构和上级主管部门也会存在不想冒险、不想担风险的想法和观念，这也造成档案的开放之路将会很漫长。科技档案一般都是机关内部或者单位内部的档案，国家对这些档案还没有开放的要求，这也使得这些档案成为死档案，得不到有效的开发和利用。对于科技档案如何实行开放和共享利用，如何促进档案作用的发挥，如何使档案的价值得到体现，也需要慎重思考。

1.3 档案管理先进理念及技术与实际档案工作无法有效衔接

对档案管理先进的技术和理念的研究主要集中在高校科研机构，而真正从事实际档案工作的是基层的档案工作者，而高校科研机构的研究人员与档案工作者之间很少有交集或交流，这就使得档案工作者一般接触不到先进的档案管理技术、设备及理念，对于档案的认识止于表面的感性认识，没法通过专业性、系统性研究达到对档案的理性认识，科研人员也无法真正了解档案工作的实际需求，这就使得一些先进的理念和技术不能及时应用到实际中；再有就是研究的先进技术与实际工作不能实现有效对接。而对于档案工作本身，由于从事实际档案工作的人员接触不到更先进的思想和理念，对于档案工作只是进行简单的收集、整理、编目、统计、借阅等，无法真正认识到档案本身的价值，对档案的深度挖掘和开发利用更是无从谈起。高校科研机构的研究者由于缺乏实际档案工作经验，可能在某些方面也会使得他们的研究存在片面性和不易操作性。

1.4 科技档案资源到底要不要数字化

科技档案最本质、最基本的价值在于它是生产力的存在形式，是构成第一生产力的重要因素，也是一种潜在的生产力；这就使得科技档案不仅有使用价值，还对社会发展有推动作用[5]。科技档案资源的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的要求和举措。传统载体的档案经高科技加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读。为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务[6]。档案管理的“双轨制”是指纸质档案和电子档案同时存在。在整个设计过程中形成的文档在归档时，同时把纸质档案和电子文件交于档案室。档案人员要对两套档案同时进行复核验收。随着信息时代的不断更新变化，纸质和电子两种方式共存的情况存在相对的重复性和繁琐性，最终将会演变为单一的单轨制管理。国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[7]中指出：“在有条件的部门开展电子档案单套制(即电子设备生成的档案仅以电子方式保存)、单轨制(即不再生成纸质档案)管理试点。”所以，档案资源到底要不要数字化，到底是单轨制还是双轨制，都应根据档案工作实际情况、档案管理的实际情况来进行客观的衡量，既不要一味地脱离实际单纯搞数字化，亦不能否定在一定阶段或一定条件下科技档案资源数字化的重要性和必要性。

2 对策研究

2.1 从管理、法规、技术等不同维度加快科技档案事业的发展

为了适应并引领科技档案工作新常态，改进并完善科技档案的管理体制，为科技档案管理体制注入活力，加强科技档案事业与社会各项事业的融合，从而促进科技档案事业的发展。制定或完善相关法律规范来保障科技档案工作规范性，也保证科技档案本身的完整性、真实性。另外，鼓励并支持对档案技术的研发及应用，在技术应用的基础上强化科技档案本身的质量提升以及内容优化。

2.2 加强科技档案研究机构与科技档案工作人员的联系和沟通

支持并鼓励科技档案先进技术的研究开发，并把企业、高校科研机构的先进档案技术研究成果应用到档案事业的发展中去。搭建平台，通过培训等建立合作机制或实训基地，促进科研机构的档案研究者和从事实际档案工作的人员交流沟通，使得科技档案技术相关研究的开展有的放矢，推动档案先进技术、设备和理念在实际档案工作中的应用，促进档案工作科学有效地开展。

2.3 加强对档案从业人员的培训

为了更好地适应和引领档案工作的新常态，确保档案工作更好地有序开展，提高档案工作人员的业务能力势在必行。加强档案工作者的学习和培训，提高档案工作者的服务意识、法律意识、安全意识等，使其能够运用档案先进技术和设备，了解档案技术前沿、档案先进工作思路和理念等；提高档案工作者的综合素质，提升档案工作者的管理和服务能力，保障档案工作的健康发展。

2.4 将科技档案管理与科技管理结合起来

科技档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利于开发利用[8]。科技档案的管理是科技管理的重要组成部分，科技管理离不开科技档案的管理[9-10]。为了真正发挥科技档案的作用，并保证科技档案工作的有效性，将科技档案的管理与科技管理结合起来，使科技档案工作融入到科技管理的各个环节，在科技管理的不同环节保证科技档案收集的及时性、完整性，从而更好地为科技管理服务，更好地发挥凭证、查考作用和科技储备作用。

3 结 语

新时代科技档案部门和科技档案工作还面临不少困难和挑战，如何满足新时代的新要求与人民群众的新期待和需求，是我们应该重点考虑和解决的问题。首先，需要进一步提高档案工作者的创新能力，特别是在档案工作理念、方法、手段上的创新[11]。二是进一步增强服务能力，特别是服务的主动性、精准性和高效性[12]。三是进一步提高档案安全管控能力，特别是要解决档案传统安全问题和科技进步带来的非传统安全问题。四是进一步加强档案专业人才的培养。在正确认识新时代的基础上，积极面对新时代对科技档案工作提出的新挑战，结合科技档案工作实际积极谋划科技档案工作的新发展和新出路。