浅谈公共资源交易项目档案的管理

周兆琼

摘 要：交易项目档案是用来记载对于公共资源交易活动中各个参与方真实的活动内容。这个档案对于公共资源交易工作而言是一个有利的相关法律依据。其中，公共资源交易工作的重要组成部分之一是交易档案管理工作。它直接影响着交易工作运行的规范性和发展的稳定性。对于交易项目档案的管理工作中，针对怎样更好的管理和使用档案，如何负责的完成交易工作，促进公共资源交易事业的进步等问题，我们需要进一步的进行认真的分析与研究。本文通过对交易项目档案管理的必要性以及管理的标准和模式等进行分析，提出档案管理的措施，希望能够为公共资源交易事业的发展做出一定的贡献。

关键词：公共资源；项目交易；档案管理；规范

我国社会发展的速度越来越快，导致各行各业的发展也非常迅速。对于公共资源交易平台而言，也随之加入了许多新面孔，比如工程建设项目的招投标、农村产权的交易以及国有产权交易。这些分散项目也慢慢的加入了公共资源交易平台，促进了平台之外无交易的目标的达成。正是由于各类项目的增加，各项目对应的档案也更加广泛，数量较之以往也增加了很多。项目档案管理工作是对交易活动过程中的一些重要记录做出反应以及对标后工作起到监管作用。由于它的工作性质，使得项目檔案管理工作一定要不断的完善与时代共进退。本文通过实际情况的调查与研究，简单讲述了对项目档案管理工作的想法，希望能够对规范公共资源交易项目档案管理做出一定的贡献。

1 规范项目档案管理的必要性

1.1 项目档案现实价值的需要

项目档案起到非常重要参考与证明作用。它是记录了公共资源交易活动过程中的历史记载和相关资料，这些资料一般通过文字，图表视频等形式展现出来，具有一定的社会价值。因此，它必须依法被保存和保密，不能够随意的涂改、变造或者销毁。项目档案的内容是能够反映真实的公共资源交易监督管理活动，可以看出在活动过程中是否遵循公平公开，公正诚实守信原则。项目档案也可以作为法律证据，对于在项目交易过程中有违法现象的，可以通过查询历史记录作为证据。

1.2 相关法律法规的明确规定

公共资源交易项目档案管理工作也是根据相关法律法规明确规定而进行的。比如说《招 投标法》和《政府采购法》等都是其对应的法律法规。这些法律法规具有很重要的价值，他可以指导项目档案资料收集和整理工作的进行。

2 加快项目档案立法和统一标准与模式

虽然一些相关法律对项目档案管理做出了一定的要求，但是这是要求不具体，也不明确。尤其是在管理全国各地的教育项目档案中，由于地区不同，其标准也不一样，各式各样，不能统一。甚至有的地方的标准与《档案法实施办法》是背道而驰的。因此，加快项目档案立法统一的标准和模式，实现全国统一是非常必要的，只有这样才能促进项目档案管理更加标准、具体和规范。

3 加强项目档案管理的措施

3.1 健全管理制度并严明归档责任

只有通过运用有效的制度来约束，用正确的方法来指导，才能更好的管理公共资源交易项目答案，只有这样才能进一步促进项目档案管理的工作顺利进行。制度作为主要手段，所以制定相应的制度非常重要。制度的制定应该要明确规定归档的范围是什么、其时间是什么以及它的质量该怎么样。同时也要明确档案保管的有效期限。统一档案相关资料整理是编号的方法、签约的相关事宜以及保密的制度，要熟知各个部门的职责所在。归档的范围是通过“谁组织，谁立卷，谁移交”的原则来确定的。档案内容必须要涵盖全面，以此来反映交易全过程的真实情况。对于负责归档的人员来说，一定要尽职尽责，及时对资料进行清点验收，定时定点的进行考核。同时，各个部门也要加强对档案管理的监督工作。

3.2 加强硬件建设并提升管档案条件

交易档案，因其保密性很高，必须要设立专门的档案柜或者档案室，用于储存资料。存放档案的室内必须要达到“八防”，同时还要结合人、物以及技术等达到其安全要求。同时答案是必须要安装摄像头用以监控，各类电子设备也应齐全。合理的利用现代化科技，提升档案管理的水平。

3.3 加强队伍建设并提高业务能力

不论什么工作，人永远处于主导地位，也是一个关键因素。在进行档案管理工作的过程中，必须加强对人员方面的要求，因为所有业务和制度的落实都要靠人员来实现。因此，负责档案管理的工作人员，一定需要有强烈的责任感，并且其专业能力要很强。同时，管理人员的业务素质一定要很好，且工作年限要较长，为了能够更好的、长期的开展档案管理工作，不能随时的更换人员。除了对人员要求以外，还需要经常性的对他们进行专业知识的培训以及档案意识的增强。不断的给他们灌输终身学习的理念，养成自我学习的习惯。在档案管理工作中，也要加强人员的沟通能力，采用新媒体的方式，增强各部门的交流，提高工作效率。除此之外也应设有惩奖措施，鼓励大家积极工作。

3.4 突出工作重点并注重精细管理

在进行档案管理工作的过程中，一定要主次分明，及时抓住工作的重点所在，它们有助于档案管理工作的高效开展，不能够胡子眉毛一把抓，不然很难见到效果。在工作过程中，一定要注意细节。通过调查发现，在许多违纪违法的案件当中，他们都是通过挖掘一些完整的、有效可用的档案资料来进行的。档案资料的实证性必须是通过档案真实性，完整性和有效性来得以体现。因此，在进行档案管理工作时，需要提供原件的，不能使用复印件或扫描件来代替。比如在招投标的过程中，开标和评标了相关资料一定要为原件，中标的通知书以及中标人的投标文件等相关资料，不能够采用复印和扫描方式。在项目验收档案资料的时候，必须盖的章子以及签字，还有日期的填写都要完成。在档案资料收集的过程中，不仅需要纸质的档案也需要电子档案。在一个项目结束后就要及时的对其相关资料进行分类整理，最后进行归档。需要填写的文件名称、目录、编号等都要填写完整。填写的方式也有规定，不能够使用铅笔填写，因为铅笔容易褪色，不便于长期保存。细节决定成败，不论什么工作，一定要追求细节。加强对细节的管理，能够有效的帮助管理工作的进行。

3.5 严抓保密工作并确保档案安全

档案的重要性很强，它关乎很多事宜。因此其保密工作一定要做到位。所有与档案管理相关的人员一定要按照档案保密的办法，签订保密协议。平时可以通过各种活动加强他们的保密意识。工作者一定要遵守制度的规定，严格按照规定工作。对于契约人员，一定要填好登记表，而且答案也不能随便外借。如果在特殊情况下，需要经过领导的审批后才可以节约。总之，当需要借阅时，需要做好办理登记的手续。档案的保存室内，闲人必须免进。只有有资格的人员才可以进入。进入的工作者不能够携带带有摄像头的电子仪器或者是U盘等，防止各种信息泄露。

4 结束语

社会的发展速度越来越快，公共资源交易平台涵盖的范围越来越广。当建立了统一的公共交易平台后，出现了大量的交易项目。在这种情况下，为了更好的展开工作，适用于更多更广的局面，唯一的办法就是要加强项目档案管理力度，提高管理水平。将公共资源交易项目档案的价值和其作用发挥的淋漓尽致。

参考文献

[1]汪杰.公共资源交易项目档案管理[J].招标与投标，2017（8）.

[2]曾冬卉.关于公共资源交易项目的档案管理[J].基层建设，2016（29）.