高校办公室档案管理的问题及对策

董琦

摘 要：大数据背景下，新时代赋予我们新的使命，高校办公室档案管理面临新的挑战。文章首先分析了高校办公室档案管理的现状及问题，结合时代特点，提出了高校办公室档案管理发展的对策。

关键词：檔案管理；高校；数字化

随着不断扩招，搞笑的规模不断扩大，各学院、学科不断细化、完备，高校办公档案数量激增。高校办公室档案涉及学生档案、办公档案、教学档案等几大部分，是高校档案管理的重要组成部分。高校办公室档案的有序、数字化是发挥高校档案管理职能的重要基础。但是高校档案的整理工作复杂，需要花费大量的时间，所以，如何结合数字化，探索出一条科学、效率的管理办法是新时代高校办公室档案管理需要解决的最重要、最紧迫的问题。

1 高校办公室档案管理的现状及问题

高校办公室档案来自多渠道，涉及多方面，同时，在新时代背景下，高校办公室档案需要将传统与数字化相结合，但是，在具体档案管理过程中出现了很多问题。

1.1 标准无统一，档案整理无秩序

自《高等学校档案实体分类法》实施以来，受到各大高等院校的青睐，越来越多的院校将此规定应用于档案管理中去，后来发布的《归档文件整理规则》对档案管理的方法进行改进，采取以“件”整理的方法对档案进行归档整理。虽然两种方法得到了广泛应用，但是在应用过程中各有利弊。高校办公室的档案整理手续并不健全，各种档案的整理过于随意，在人员发生变动时，没有一个规范的交接程序，容易造成文件的遗失。目前，尚未有一个全面、完善的高校档案管理办法，这也成了高校办公室档案管理亟待解决的重要问题。

当前，高校办公室的档案按照时间来分可以分成老档案和新档案。在老档案的管理过程中，经常出现档案整理无秩序的情况，顺序混乱，失效的文件没有及时处理。新档案中，由于学院合并，学科建设新需要产生的档案在管理上与原有档案有一定的区别，这也成为档案管理面临的新问题。

1.2 保障不完备，电子档案未普及

数字化电子档案已经成为新时代档案管理的重要手段，在《电子文件归档与管理规范》中，电子文件被界定为数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、硬盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子档案的应用需要合适的存储设备，但是，目前很多高校办公室仅配备电脑、打印机、扫描仪等基本的设备，硬件设施保障并不完备。同时，缺少良好的网络保护措施，容易造成网络的漏洞，严重威胁系统里的文件安全。

另外，数字化电子档案与传统纸质档案在分类形式上存在很大差异，电子档案的系统模式比较欠缺，电子档案的应用不能良好的普及。同时，如何将电子档案与数字化有机结合也是数字化电子档案发展过程中面临的重要问题。

1.3 专业性薄弱，工作人员技能差

在高校办公室工作人员中，多数人处理事情的能力很强，但是，档案管理相关专业的工作人员较少，缺乏专业知识和档案管理的经验。从事档案管理的工作人员没有建立起良好的档案管理意识，缺乏学习的主动性，在工作过程中，经常出现新旧文件、重要普通文件等混淆的情况，档案归档更新不及时的情况，数据重复采集使用的情况等等。

随着高校办公室档案数量的增多，涉及范围不断扩大，对办公室人员专业性、综合素质的要求不断加深，提升办公工作人员的专业性技能，已经越来越引起相关部门的重视。

2 高校办公室档案管理的解决对策

新时代、新形势，高校办公室档案管理迎来新挑战的同时，也带来了新的发展契机，这要求我们充分重视高校办公室档案管理的基础性和重要性，通过多方努力，提出有效措施，不断完善此项工作。

2.1 制定标准，建立档案管理新秩序

高校办公室的档案中，老档案往往很令人头疼。针对高校办公室老档案的管理，我们可以按照时间轴进行梳理，已经整理完毕的老档案，我们可以简单归档整理结果。如涉及到高校校际合并、院际合并的档案，我们可以统一以一个主体原来的标准作为指导，来进行档案的整理工作。

无论是“卷”整理还是按“件”整理，随着新时代的发展都显现出了各自的优势与弊端，所以，我们要将实际情况与《归档文件整理规则》相结合，根据各自院校、办公室的不同情况，具体问题具体分析，充分发挥“卷”与“件”的优势，建立规范的、实用性强的、系统的整理模式。“卷”与“件”应用于不同类型的档案管理。如：“卷”适合应用于科研领域的档案整理工作，而“件”在高校党群、行政文案的整理上可以充分发挥其优势。如将两者结合的同时，考虑本校、本院、本专业的具体情况，制定新的标准，那么高校档案管理将会有一个全新的秩序，必将更具科学性、系统性。

2.2 加强保障，广泛推行档案数字化

首先，高校应结合自己学校的实际情况，该建立本校办公室数字化电子档案管理规范，明确档案的分类目录，规范操作流程与格式。数字化保管便利、使用便利、操作便利。如学生成绩这样的利用率比较高的资料，我们就可以利用数字化手段进行整理。

比起办公室的老员工，研究生助教、勤工俭学的本科生更容易掌握数字化电子档案整理的要点，所以，我们可以为学生进行培训，无论是设施设备的使用，还是电子档案整理的要点，都制定出相应总结带训步骤，并规范成文。同时，我们要加强硬件设施的保障，加大投入，并与学校信息化中心等部门积极协作，搭建信息化平台，学习并了解数字化电子档案整理的相关软件，保证办公室档案安全、规范的应用到办公、教学、科研当中去。数字化是新形势赋予我们的新要求，为了能更好的适应时代的发展，我们要在学校各部门、各科室内积极推广数字化电子档案整理，让这一便利的手段应用到每一个领域，建立去学校的“大数据库”，加强各部门之间的有效、良性沟通，提升信息的利用率。

2.3 重视培训，提高工作人员专业性

档案工作涉及安全、机密，从事档案整理工作的人员必须要经过专业的、系统的培训，方能在工作岗位上呈现高效、有序的工作状态。所以，高校必须基于工作岗位的需求，让办公室工作人员学习专业的档案管理相关知识，定期组织档案管理课堂，将最新、最准确的档案管理信息传递给各个部门，并且组织科室知识问答等小竞赛的形式巩固学习内容，让办公室工作人员无论是意识上还是行动上，都能达到质的飞跃。此外，我们要搭建一个问答平台，在微信或者qq上建群，解答大家在实际工作中遇到的困难，或者分享在实践中的窍门，对于违反操作的人员要给予处罚，在办公室档案管理工作中表现突出的员工要给予奖励，我们要形成良好的互相帮助、互相赶超的学习氛围。

3 结语

高校是培养高水平人才的摇篮，高校办公室的档案管理也应该与高水平相匹配。随着时代的变化，作为高校档案管理的基础性工作，高校办公室档案管理工作呈现出一些问题。高校办公室应积极推进方案管理的改革，在“变”中找规律，在规律中创新，灵活地将各种方法应用于实际档案管理工作中，加大投入，加强培训，强化意识，使高校办公室档案管理符合新时代的要求，顺应新形势的发展。

参考文献

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