浅谈加强流动人口计划生育档案管理的重要性及措施

摘 要：流动人口指的是一个离开户籍所在地的县、市或者市辖区，以生活、工作等为目的的异地居住的成年育龄人员，其主要包括暂住人口、寄居人口等。随着我国流动人口数量的逐年增加，给计划生育管理工作带来了较多困难。我国相关部门想要解决这一困难，就需对流动人口进行计划生育管理。而流动人口计划生育档案管理作为流动人口计划生育管理工作中的一个重要组成部分，对提高其管理工作效率发挥着极其重要作用。因流动人口计划生育档案的建立和管理，不仅有助于我国相关部门详细了解流动人口的婚育状况，也有助于我国相关部门准确掌握流动人口的数量、规模以及方向。由此可见，流动人口计划生育档案管理的重要性。以下是对流动人口计划生育档案管理的重要性以及加强档案管理措施的详细分析与研究，希望能为从事流动人口计划生育档案管理工作的人员提供参考。

关键词：流动人口；计划生育档案管理；重要性；问题；措施

1 对流动人口计划生育档案管理重要性的分析

流动人口计划生育档案指的是我国计划生育行政部门对育龄流动人员的身份、户籍、流入时间、婚姻状况、生育状况、落实节育措施状况、以及计划生育奖惩情况进行详细了解后，建立的育龄流动人员计划生育档案。育龄流动人员计划生育档案的建立，不仅有助于当地计划生育行政部门及时了解流动人员的计划生育情况。如包括流入人口的未婚女性、已婚育妇情况，男性人数，持证人数，期内生育，以及流出人口数，他们的相关情况等。也能降低流动人员违法生育的几率。因建立流动人员计划生育档案，可帮助当地相关部门全面掌握流动人口的信息，当相关部门全面掌握流动人口的信息后，其就可加强对非本地户籍人员的管控，避免出现流动人口已婚育龄妇女漏管的现象，从而降低流动人口违法生育几率。而计划生育行政部门对计划生育档案进行管理，不仅可加强档案信息资源的整合，提升档案的利用率，也能确保档案信息收集的准确性、真实性以及完整性，促进流动人口计劃生育工作的顺利开展。综上所述，我们可以看出，对流动人口计划生育档案进行管理的重要性。

2 流动人口计划生育档案管理存在的问题

2.1 流动人口计划生育档案管理多以手工管理为主

近年来，部分地区流动人口计划生育档案管理人员，在进行档案资料的收集整理、编目、鉴定、归档等工作的过程中，仍然采用的是手工方法，导致流动人口计划生育档案管理模式老旧，极大阻碍了档案管理工作的顺利开展。计划生育行政部门采用手工方法进行档案管理，有以下几个影响：第一、影响档案管理工作的效率。由于流动人口计划生育档案管理工作具有十分繁琐、工作量大的特点，档案管理人员如果在对档案资料进行收集、整编、管理的过程中，采用手工方法的话，就会极易出现错误，进而给档案管理工作带来较多麻烦，影响档案管理工作的效率。第二、流动人口计划生育档案检索费时费力。目前，流动人口计划生育档案管理人员检索档案资料的主要手段，仍然是采用手工方法检索。而手工检索的方式通常是这样的—档案管理工作人员需要从一本一本的目录中，找出所需要的档案来，然后再根据上面的记录到库房中去找出需要的档案，过程相当费时

费力。

2.2 流动人口计划生育档案管理制度有待完善

目前，我国多数地区流动人口计划生育档案管理并未建立一个相对健全、完善的管理制度，导致流动人口计划生育档案管理处于较为随意的状态，从而影响着流动人口计划生育档案管理各项工作的开展。流动人口计划生育档案管理制度不完善，主要体现在以下几个方面：第一、档案借阅制度有待完善。流动人口计划生育档案借阅制度不完善主要表现在以下两个方面，即：1）档案借阅登记手续不规范。计划生育档案出现遗漏或者丢失，主要是由档案借阅手续不规范引起的。例如：个别科室、部门的工作人员在借阅流动人口计划生育档案时，由于时间匆忙，并未详细填写借阅信息。而当借阅出去的档案未能及时归还，档案管理工作人员想要找回时，却因借阅信息填写不详细，而无法找回，造成档案丢失。2）档案借出后监管不力。多数地区流动人口档案管理在借阅归还的工作中存在监管不力的现象，导致一些档案借出后被个别科室、部门的工作人员拆散、勾画、涂改等，严重破坏了档案的真实性和完整性。第二、流动人口计划生育档案保密制度有待完善。目前，我国多数地区流动人口计划生育档案保密制度存在不完善的现象，而这种现象极易造成档案中的内容出现泄密情况，直接影响着档案信息的安全。

3 加强流动人口计划生育档案管理的措施

3.1 实现流动人口计划生育档案管理信息化

信息化是当前社会发展的重要趋势，在信息化的发展过程中，流动人口计划生育档案管理也应该要逐渐实现信息化。（档案管理信息化指的是在档案管理的活动中，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为中心，进而使档案管理工作走向社会化、网络化、数字化、规范化。）流动人口计划生育档案管理实现信息化的好处有以下几方面：第一、档案管理信息化可节约档案管理工作人员整理档案的时间，进而提升档案整理效率。第二、流动人口计划生育档案管理实现信息化，可改善传统的手工档案管理的缺陷，（手工档案管理具有保管条件差、信息查找缓慢等缺陷）提高档案管理的效率与质量。

3.2 建立一套完善的流动人口计划生育档案管理制度

为加强流动人口计划生育档案管理工作，有效的保护和利用好档案，我国各地区的计划生育行政部需建立一套完善的档案管理制度。而我国各地区的计划生育行政部门想要建立一套完善的档案管理制度，可从以下几点着手：第一、建立完善的档案借阅制度，避免流动人口计划生育档案出现流失、破损等现象。第二、制定完善的档案保密制度。我国相关部门在制定完善的档案保密制度时，需包括以下内容，即：1）个别科室、部门查阅涉密档案资料时，需要经过有关部门和办公室负责人批准，必要时还要报请有关领导审批。并且查阅涉密档案时，还要严格履行登记手续，注明查阅内容和目的。2）流动人口计划生育档案管理人员不得私自将档案材料带离档案室，同时档案管理工作人员不得私自复制、摘抄、传播具有保密性质的档案

内容。

参考文献

[1]许朋蔚.刍议加强流动人口计划生育档案管理的措施[J].黑龙江档案，2014（04）.

[2]戴淑娟.关于提高人口和计划生育档案管理水平的对策分析[J].办公室业务，2014（01）.

[3]新时期计划生育档案管理存在的问题及对策浅析[J].赵培云.人口与计划生育，2017（01）.

作者简介

胡素琴（1970-），女，汉，山西省吕梁市文水县，文水县卫生和计划生育局基层人口管理股股长，馆员（档案系列），本科，研究方向：档案管理。