关于我国企业档案管理的现实审视与解决路径探究

尤玉新

摘 要：科学技术的快速发展对档案及其管理带来巨大的影响，使档案管理理念、方法和模式等发生了重大变革。随着知识经济时代的到来，知识管理给企业档案管理带来良好的发展机遇，企业档案管理也成为企业知识管理的重要组成部分。企业档案管理是企业管理工作的重要部分，对企业发展起着非常重要的作用。

关键词：企业；档案管理；现实审视；解决路径

1 企业档案管理的重要作用

1.1 企业档案是企业发展的重要战略资源

我们正处于知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案是一种重要的信息资源，档案管理工作已成为信息产业的组成部分，企业档案积累了企业发展过程中的历史经验，能够为未来企业决策提供历史依据，为企业提高市场竞争力提供有力支持。企业在深化改革、产业结构调整和提高经济效益的决策中都离不开对企业发展历史和现状的分析，而企业档案是实现这种决策可行性预测和分析的基础依据。

1.2 企业档案是企业独特的无形资产

企业档案本身就具有一定的潜在价值，特别是在企业生产经营、产品研发、技术引进和改造、产品销售等方面，但是这种潜在价值需要借助人们对档案的利用才能良好地体现出来。企业经营管理者可运用档案信息，结合生产经营实际，产生间接的企业价值。因此企业档案是企业独特的无形资产。

1.3 企业档案可为工作需要和解决实际问题提供历史证明

国企企业档案包括了企业生产经营活动的所有文书资料、基建图纸、财务报表、人事档案、信用凭证等，都是对企业发展比较完整和真实的记录。对企业档案中收集的资料和蕴藏的信息进行分析，总结历史上企业发展遇到的问题和采取的解决措施，以及发展过程中出现的失误等，能够学习历史发展经验，避免相同问题和错误的发生，为日后的工作需要和解决实际问题提供历史证明。

2 我国企业档案管理现实审视

2.1 档案管理意识薄弱

在市场竞争环境日益激烈的今天，我国大部分企业比较注重市场竞争力和经济效益的提升，却忽视了对档案管理工作的监管，也没有意识到档案管理工作在企业发展中的重要性。档案管理工作是一项复杂性和系统性工作，具有工作量大、覆盖信息广的显著特征，尤其是在收集、整理和移交档案资料时，就更加需要企业内各个职能部门和工作人员的紧密配合，需要投入更多的人力、物力和财力等资源。由于档案管理工作并不能为企业带来直接的经济效益，而有关部门对于企业的考核仅仅重视其经营业绩的考核，诸多因素都导致了企业的领导者和管理者的档案管理意识薄弱，不重视档案管理工作，造成档案管理工作效率低下、档案资料不完整的现象，难以发挥出档案管理在企业发展中的积极性作用。

2.2 档案管理制度不健全

企业的档案资料与企业的经营与发展是密切相关的，由于档案管理工作难以为企业创造直接可观的经济效益，企业的档案管理工作长期处于企业日常管理工作的边缘，管理混乱的现象较为显著。档案管理制度的不健全，导致很多企业在整理和留存档案时，仅仅注重收发文件档案、财务档案的收集和整理，而忽视了各类管理性文件、管理制度、科研技术类档案和特殊载体档案的收集和保存，这样粗放的档案管理制度，不利于企业管理者全面了解企业发展过程中的历史情况，也就不可能通过分析档案资料创新企业的管理和发展方式。还有一些企业缺乏对现有档案的统一管理制度，各个部门按照各自的方式管理档案，档案管理和保存的完整性与安全性难以得到保障，一些职能部门虽然将本部门的档案交给了企业的档案管理部门，由于档案管理制度的不健全，管理人员将这些档案随意摆放。档案管理制度不健全导致企业的档案管理缺乏系统性与科学性，无法实现档案资料的高效共享，档案资料的历史性借鉴作用也就很难发挥出来。

2.3 档案管理人员的综合素质不高

管理人员的综合素质是影响企业档案管理质量的关键因素，由于档案管理工作的重要作用难以通过客观的经济效益呈现出来，这也就导致了档案管理人员的工作业绩长期得不到领导和企业员工的认可，直接降低了档案管理人员提升自身综合素质和工作质量的积极性。与此同时，一些企业的档案管理人员有很大比例是由其他办公室转岗而来，没有经过专业化的职业培训，更是缺乏相关工作经验，不仅难以推动档案管理方式的创新与发展，甚至不能依照正常的流程完成档案管理工作，这就在很大程度上降低了档案管理人员的整体素质，为企业档案管理工作质量的提升带来了很大的阻力。

3 解决路径

3.1 采用信息化的档案管理模式

在当前社会发展过程中，信息化技术的应用日益广泛，其实际的应用价值在诸多实践应用中得到了肯定。目前，信息化技术在企业中的应用已经十分常見，因此构建信息化的档案管理模式是符合企业发展现状的。在以往的档案管理工作开展中，需要对纸质的档案进行管理，一切管理工作都是由人工来完成的，这样的档案管理不仅效率较低，而且容易出现失误，后期的档案应用也比较困难。面对这样的情况，企业在开展档案管理工作过程中，就应采用现代化的管理模式。在现代化的档案管理中，档案由纸质档案变为电子档案，电子档案的传输以及保存都比较容易，而且在电子档案存储中，可以将其存入到一个数据库内，将档案进行分类存储，并且进行编号，按照编号顺序存储，这样后期想要查看档案的时候，只需要输入档案编号即可查看，十分的方便快捷。同时，在信息化档案管理中，管理人员还可以对档案进行双重备份，这样即使档案原件丢失或者是被损害，还可以应用备件。信息化的档案管理工作在开展中，管理效率较高，而且管理更加的科学合理。

3.2 规范文书档案管理

在档案管理工作中，文书档案管理是重要的工作内容之一，这一部分工作内容虽然涉及到的内容比较多，而且管理较为琐碎，但是做好此方面的管理工作是非常有必要的，对企业的长远发展有着积极的作用。企业的规模较大，经营活动较多，所以产生的文书档案数量也是十分可观的。规范文书档案管理，确保管理质量十分必要。在具体的管理中，保证档案资料齐全、完整、准确，字迹清晰可见，并按照相关的规定来开展工作，依照具体的规章制度来办事，确保档案管理的有效性。同时，在文书档案管理工作开展中，完善的管理制度极为关键，可以为文书档案管理工作的落实提供依据以及支持，确保文书档案管理工作规范合理。

3.3 对档案管理人员综合素质进行提升

档案管理人员对企业档案管理工作的开展至关重要，档案管理人员的综合素质直接关系到档案管理的质量，企业想要做好档案管理工作，就应对档案管理人员的综合素质进行提升。为了提高档案部门的整体管理水平，企业可以招聘档案管理人员。企业在招聘档案管理人员过程中，必须要依照严格的招聘流程来进行，杜绝走后门等现象的出现，保证招聘的质量。与此同时，加强对现有的档案管理人员的培训，可以采用网络培训为主，现场培训为辅的培训方式，培训导师应针对管理人员的薄弱点入手进行培训，这样有针对性的培训，可以快速的提高档案管理人员的综合素质，有利于档案管理人员更好地开展档案管理工作。

4 结束语

企业档案管理反映了企业发展的方方面面，是企业重要的知识资源，是回顾企业历史发展资料，决定未来企业发展决策的依据。因此，企业发展要重视档案管理工作，切实提高档案管理工作的质量，推动企业的可持续发展。

参考文献

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