新时期领导干部人事档案规范化建设研究

文 / 杨永刚

我国已经进入了决胜全面建成小康社会的新时代。党的十九大报告要求“坚定不移从严治党”，不断提高党的执政能力和领导水平。因此，在全面从严治党的新时期，应当从党内管理的各个环节，重视党员接收、干部选拔、组织工作的规范性和科学性，不断提高党内民主和管理效率。领导干部的任免和选拔是党内管理的重要一环。选择德才兼备的优秀党员担任领导干部，有利于他们发挥先锋模范和带头作用，不断壮大先进党员队伍，更好地服务于广大人民群众。在党员干部的选拔过程中，人事档案是记录干部成长和发展经历的重要资料，也是反映他们政治素质、专业能力和群众基础的关键性素材。在党内管理实践中，由于过去对档案管理的疏忽，档案成为部分领导干部弄虚作假的灰色区域，为了个人的私欲而进行个人学历、职级、简历等信息的造假现象时有发生。在全面从严治党的过程中，党中央对档案管理规范化的要求不断加强。[1]早在2014年，中组部就已经发布了《关于进一步从严管理干部档案的通知》。在全面从严治党的新时期，加强领导干部人事档案的规范化建设，有助于进一步提升档案管理的有效性，打造素质过硬的领导干部队伍。

一、新时期领导干部人事档案规范化建设的必要性

重视对领导干部的档案管理，能够在人才选拔和任免过程中，以发展性的视角对人才进行综合性的评价，也能够通过实物性的材料体现出人才选拔的公平和公正，对于新时期全面从严治党、不断提升党内管理水平、构建高素质的党员领导干部队伍具有重要意义。

（一）有利于科学评价干部能力

档案是记录个人学习和工作履历的文件性材料。人事档案包含个人政治素养、工作业绩等多个维度。在政治素养上，领导干部在相关会议上的讲话材料、在报纸或杂志等媒体上的署名文章等均反映了其政治觉悟和思想道德水准，将这些材料纳入到档案建设之中，以历时视角梳理领导干部的思想变化轨迹，有利于评价其政治素养；在工作业绩方面，通过将领导干部参加党校培训、专业能力提升、工作汇报、上级考核结果等方面的材料纳入到档案管理材料之中，能够通过实物性的材料反映出他们在任期间的学习态度、工作状态和工作成果，为全面评价领导干部能力提供可靠依据。[2]

（二）有利于规范领导干部权责

党员干部有权也有责。建立规范化的党员干部人事档案，能够规范党员干部权力行使，使其在工作过程中严守党的纪律，严以用权，修身自律。档案是记录事实材料的工具，记录、存档领导干部工作履历，有一定的监察作用：领导干部在用权之时，必定顾及档案记录，谨慎对待享有的权利与需要履行的义务，规范用权，依规行事；档案规范化建设旨在记录领导干部工作的基本情况，可为纪律检查工作提供事实依据，有利于相关案件的事后追查和问责。在互联网发展的背景下，建立规范化的领导干部人事档案，有利于信息互通，可为涉及跨区域的领导干部追责提供极大便利。

（三）为选人用人提供客观依据

档案作为一种实物性的材料，经过单位签章认证，还有党组织成员和群众的评价意见，能够成为领导干部选拔的客观依据。在档案内容中，与学习过程相关的成绩单、学业鉴定、学术成果等均会经过院校相关部门签章认定；与党内事务相关的入党申请、思想汇报、党内选举、组织关系转移等过程，也会通过党组织内部或党组织之间的书面材料记录；与工作相关的工作述职与汇报、工作表彰等均会通过工作单位认定。可见，档案材料的内容是经过单位认证的客观实物材料，可为组织内部选人用人、调任提供客观依据。[3]

二、新时期领导干部人事档案规范化建设困境

在坚定不移从严治党的新时期，领导干部人事档案建设尚无针对性法规、制度可依，且有些组织没有档案建设专职人员，相关配套设施仍不健全，阻碍了档案规范化建设。

（一）无针对性的法制可依

新时期领导干部档案规范化建设需要法规、制度保障，但当下尚无专门针对领导干部人事档案管理的法规与制度。从国家法律法规层面看，我国《档案法》对档案管理机构、档案保密制度等进行了规范；《刑法》《统计法》《会计法》等法律中虽然也规定了存档管理和档案保密的相关内容，但是具有一定的专门性，难以对党员干部的档案管理工作提供制度性依据。从党内法规来看，在全面从严治党的过程中，党中央对档案管理工作的重视程度不断加深。2014年1月新修订的《党政领导干部选拔任用工作条例》提出，要从源头上加强选人用人机制的优化，干部档案的查阅正是提升党员干部选拔质量的重要制度性举措。2014年9月，中组部召开了全国干部人事档案专项审核会议，对于党员干部档案进行了审核，但是从党内制度来看，尚未出现专门针对党员干部的档案管理工作规范，档案规范化建设处于无规章制度可依的局面。

（二）无档案建设专职人员

领导干部人事档案规范化建设是新时期全面从严治党的需要。目前在人员配备上还存在很大缺口。在党组织内部，缺乏进行档案建设与管理的专职人员。由于档案工作并不能为单位业务开展提供业绩性的支撑，档案的取录、管理和存储还要耗费一定的人力和物力，在成本控制的条件下，以往的组织带头人往往对档案管理工作不够重视。此外，由于档案管理过程中会对领导干部的言行进行存档，为了避免日后的追查和问责，一些组织领导人不乐意档案部门过多地记录自己的言行。目前，行政事业单位档案管理人员主要由综合管理部门或纪委监察部门的人员兼任。他们虽在档案录入、档案存储等方面具备事务性职能，但是难以在档案管理工作中做到专业化，难以真正使档案管理成为人才评价的重要依据，也难以使档案管理成为强化领导干部素质的制度性工具。

（三）相关配套设施不健全

领导干部人事档案作为一种实体化存储的客观材料，首先需要一定的物理空间进行存储，并满足基本的安全环保标准。在档案数字化的过程中，需要一定的电子化设施使实体档案同步在网络上实现存储和传输；建立全国联网的档案信息共享平台，以促进档案价值发挥。然而，目前档案建设的相关软硬件设施还不健全。一方面，众多单位和党组织并没有主动划分出进行档案管理和存储的档案室、资料室等物理空间，档案存储的环境较差，在消防、环保、保密等方面存在较大的安全隐患，这对可持续的档案管理工作的开展十分不利。[4]另一方面，专门用于档案录入和存储的电子化设施较为缺乏，档案管理还停留在以实物存储为主的阶段，没有建立起档案电子化存储和网络备份制度，导致档案资料丢失后难以恢复，加大了档案追索和追查问责的难度。由于档案电子化存储工作的缺失，档案管理单位难以整合多个组织，难以建立起领导干部档案信息共享平台，档案价值难以有效发挥。

三、新时期领导干部人事档案规范化建设对策

在新时代，党中央对档案管理规范化的要求不断加强。促进领导干部人事档案规范化，需在建立健全领导干部人事档案建设规章制度的基础上，加强档案建设的组织领导，配备专职人员；加大资金投入，进一步优化相关配套设施。

（一）建立健全领导干部人事档案建设法规制度

伴随着全面从严治党的推进，法律与党内规章已成为规范全体党员和领导干部的重要制度基础。领导干部人事档案规范化建设同样离不开法规制度的指导。因此，要尽快建立健全领导干部人事档案建设法规制度，全面规范档案的录入、管理和查阅，使制度成为促进档案规范化的指引，提升档案建设科学性和规范性。在档案查阅制度建设上，应明确档案查阅人员应具备的权限，除非经过特定的批准流程或其他突发性情况，杜绝任何单位和个人擅自查阅档案，要对档案查阅的过程进行全程记录，维护档案的客观性和权威性。[6]

（二）加强档案建设的组织领导，配备专职人员

领导干部人事档案规范化建设既是新时期全面从严治党的重要内容，也是优化党组织内部选人用人机制的重要举措。相关部门应当从组织架构、人员管理和上下级统筹等多个方面推动档案规范化建设有序开展。首先，在组织架构上，应当立足于机关单位和党组织实际，以现有的档案室、资料室、纪检部门等为基础，组建专门进行档案管理工作的档案管理部门，负责全部党员和领导干部的档案录入、跟踪和管理。其次，在档案管理人力资源建设上，可从单位内部抽调出专职人员从事档案管理工作，并对档案管理人员进行专业化的培训、学习，培养一批高素质的档案管理人才。再次，在档案管理规范化的过程中，上级机关应当加强对下级单位的组织领导，紧密结合党和国家的有关政策和要求，建立起自上而下、统筹协调、上下级联动的档案管理与规范化体系，促进领导干部人事档案规范化建设走上一个新台阶。

（三）加大资金投入，进一步优化相关配套设施

领导干部人事档案规范化建设离不开相关配套设施的支持，各个单位应当进一步加强档案管理方面的经费投入，划拨专项资金，对相关硬件设施和网络化设施进行更新和优化。首先，划分出专门用于档案管理和存储的物理空间，以档案室、档案馆、保密工作部等形式，对领导干部人事档案材料进行实物性管理，并制定能够及时查阅、标签化查询的机制。其次，对档案内容进行电子化和数字化存储，提升档案管理效率。这要求引进档案电子化设施，在硬件上配备计算机、扫描仪、智能终端等设备，使档案管理更加便捷高效。在软件上，引进符合档案管理实际的数据库管理工具，提升档案数据分类管理、数据提取和数据分析的有效性，使档案数据库成为人事管理和人力资源评价的重要工具。再次，由于领导干部任免调动经常跨区域、跨部门，在档案管理过程中，档案信息的共享也十分必要。这能够为领导干部的评价提供客观材料。[7]我们应在档案电子化和数据库管理的基础上，充分调动各个档案管理单位的积极性，建立以档案共享为基础的网络平台，使之成为全周期记录领导干部档案信息、提升档案管理协同性的重要功能平台。