信息化背景下的电子档案资源保存研究

文 / 景鑫

信息化技术的发展在给档案工作带来巨大变革的同时，也对数字档案的完整性、真实性带来了巨大的挑战。现今数字档案资源的保存已经成为档案部门亟待解决的问题。[1]目前我国对电子档案资源的保存进行了积极的探索与研究，涉及电子档案资源的管理、技术、政策、法律等方面。[2-3]现阶段我国很多档案馆针对电子档案资源保存问题制定了一系列策略，但相关策略往往只是针对局部问题缺乏系统性，有些甚至忽略电子档案资源长期保存规划，因此很难满足电子档案资源保存的现实需求。[4]电子档案资源的长期保存是一项复杂的系统性的工程，需要档案部门在信息化背景下根据现实需求，在宏观上科学规划，在微观上精益求精，构建适合长期发展的电子档案资源保存体系。鉴于此，本文拟对电子档案资源保存策略进行研究，试图为学术界深入研究电子档案资源的保存提供理论参考。

一、电子档案资源保存的现状

电子档案资源的保存是一个复杂的体系。它需要针对性的政策支持、协调统一的管理标准以及复杂的网络技术支持。就当前我国电子档案资源保存现状来看，在政策、管理标准，技术支持等方面仍存在着不少问题。

（一）政策缺乏针对性

电子档案资源不同于传统的纸质档案资源，在保管、查阅、共享上更为高效、快捷。但是由于电子档案出现较晚，我国对于这类资源保存的政策制定缺乏一定的针对性。这主要体现在作用点和作用域上。[5]电子档案资源的保存涉及服务、研究、合作等众多领域，且自身具备较强的动态性，这也意味着在政策制定上必然面临着范围广、作用域大的问题。另外，制定的政策需要经过可行性、合理性以及可变性等验证，这也导致所制定的政策无法与实际的工作保持同步。[6]电子档案资源保存的复杂性决定了档案保存的每一个环节都需要具体的政策进行指导。然而我国电子档案资源保存的规范绝大多数只是局限于电子档案的归档环节，而并未明确电子档案后续保存的规范标准，造成政策制定缺乏针对性，在实际电子档案资源保存中缺乏相应的政策指导。

（二）标准缺乏统一协调性

从国外电子档案资源保存的现状来看，已经形成了较为规范的管理体系，在电子档案信息安全、数据交换、存储格式等方面均出台了相关标准，且内容覆盖面广。[7]我国在电子档案资源保存方面现存的标准仅局限在技术参数的选取和档案保管环境方面，标准内容覆盖面窄，不具备通用性，各标准之间无法实现有效的统一协调。通过研究发现，电子档案资源保存标准的系统性和协调性决定了档案资源是否能够实现长期保存。标准的制定需要经过多层面的商讨，包括研究规划层面、机构设置层面以及经验交流层面。只有这样，才能确保所制定的标准具备协调性，避免因各部门标准不统一而影响电子档案资源保存工作。从档案管理层面来看，协调统一的管理标准将对后期档案的管理和使用起到决定性作用，不同阶段、不同环节的标准是相互配套、相互协调的，各标准之间不能出现脱节或矛盾对立。就电子档案资源保存标准而言，在具体标准制定时应当以全行业、全方位为着力点，实现同领域、同行业之间的协调性。电子档案资源保存的管理标准并不是简单意义上的叠加，而应当是具备一定的集合程度。现阶段我国档案学专家对电子档案资源保存标准进行了大量的研究，但是并未形成统一的框架协议，且对框架的内容并未达成共识。

（三） 应用技术单一

电子档案资源的保存需要大量的技术支持。在信息化背景下网络技术的发展成为推动电子档案发展的关键，电子档案资源的保存也会随着信息技术的发展而产生越来越强的依赖性和敏感性。通常情况下，电子档案资源的保存周期要远远大于存储载体所使用的时间，因此存储载体技术的落后必然严重影响电子档案资源的保存。目前我国电子档案资源保存的载体主要包括光学载体、磁性载体以及半导体载体。每种类型的载体因其材料不同在性质方面也有所差异，应用的领域范围也不一样。

信息化背景下，新技术、新方法不断涌现，利用新的技术方法来处理旧式文件格式的电子档案必然导致格式不匹配、软件不兼容等问题。这也将会严重影响电子档案资源的存储和利用。因此，如何保证新旧技术之间的兼容性和延续性，成为当前档案部门解决电子档案资源长期保存所面临的技术挑战。

二、电子档案资源保存的策略要求

电子档案资源保存策略关乎档案管理部门能否实现电子档案的长期、高效保存，因此电子档案资源保存策略在制定时必须满足可行性、有效性和可变性要求。

（一）可行性

档案部门在制定电子档案资源保存策略时，应当根据现实情况做到三点：（1）以信息技术的发展趋势为基础，结合信息化背景的大环境，从档案馆自身实际情况出发，一方面在技术策略制定上要满足现有馆藏数量以及馆藏类型，另一方面从档案长期保存角度出发，充分考虑信息化技术的发展给电子档案资源的长期保存所带来的潜在风险；（2）在国内现有的研究基础上，大胆借鉴国外电子档案资源保存的成熟经验。在技术选择上应当以长期保存为前提，例如在数据格式选择上，应尽可能地选择当前主流格式，这可有效降低技术变革所带来的风险；（3）技术行业标准的制定应当符合国家档案局所规定的行业标准，如《版式电子文件长期保存格式需求》等，这可避免档案馆在技术升级过程中增加额外的成本。

（二）有效性

档案部门所制定的保存策略必须是有效和可靠的，策略内容应当以书面形式明确化，确保策略实施的有效性，具体应做到：（1）以电子档案资源长期保存为前提，充分考虑电子档案保存过程中可能出现的风险，将可能出现的风险控制在技术策略可控范围之内；（2）需要考虑到技术策略在实施过程中可能涉及的不同的部门，确保不同部门之间能够协调配合，从而保证技术策略能够有效执行。

（三） 可变性

电子档案资源的保存既会受到信息技术不断发展的影响，又会受到国家政策、法规变化的影响，因此电子档案在实现长期保存的过程中充满了各种不同的风险。鉴于此，在策略制定过程中应当以外部环境变换为对象，当外部环境发生变换时，需要进行同步策略升级。需要注意的是，在升级过程中不能对电子档案的真实性、可用性以及完整性等造成损坏，简单来说就是在升级的同时实现“向下兼容”。

三、电子档案资源保存体系的构建

电子档案资源的长期保存需要多方面因素共同作用。建立科学的档案资源保存体系既能够有效提高档案管理部门的管理效率，又可确保电子档案的完整性和真实性，实现电子档案的长期保存。

（一）建立电子档案保存标准体系

电子档案资源的长期保存需要一套科学的管理标准体系，而加强管理标准体系框架顶层设计能够有效解决电子档案资源长期保存标准内容覆盖不足的问题。针对标准体系顶层设计需要做到：（1）以电子档案资源保存的实际情况为着力点，对整个标准体系的框架进行构想规划；（2）比较不同体系框架之间的差异，加强不同职能部门之间的联系，在标准制定过程中积极征求和参考多方意见，积极调研不同区域电子档案管理的实际情况，尽可能确保标准体系的通用性，扩大体系标准的覆盖面；（3）在实际运行过程中对体系标准不断更新和完善。总而言之，标准体系的覆盖内容是电子档案标准体系建立的关键，电子档案资源的长期保存应当从国家层面出发，加强电子档案信息化保存体系的顶层设计和规划。另外，针对我国电子档案保存标准规范缺乏协调性问题，应当以我国电子档案保存的实际情况为基础，积极参考和借鉴国外的成功案例，根据自身需求制定全面、统一、协调的标准规范。在标准制定初期，严格规范档案部门标准不统一、区域间标准不统一等问题，逐步完善我国电子档案保存的标准内容。

（二）建立技术安全保障体系

电子档案资源保存所涉及的技术众多，每种技术都有其优缺点，且不同技术之间适用范围、使用成本等也各有差异，因此电子档案资源在实际保存过程中单一技术手段必然无法满足现实需求。电子档案资源具有非结构化特点。迁移与仿真是电子档案资源长期保存中的两种十分常用技术。通过仿真技术可以有效解决非结构化电子档案的读取问题，迁移可以将电子档案转换为通用格式进行存储。当然仿真技术会因为软件版本的不同而造成软件之间的兼容性问题，迁移容易导致部分电子档案信息丢失。鉴于两种技术的特点，可先利用迁移技术将非机构化电子档案转换为通用格式进行保存，在技术实施中尽可能地减少迁移次数，保证档案信息的完整性，再借助仿真技术对所保存电子档案资源的硬件进行模拟测试，提高电子档案的可读性。实施这种多技术并用策略可有效降低电子档案保存的技术难度和成本。

（三）完善监控体系

电子档案在长期保存中会因为各种外在因素而导致资源的损坏或丢失，因此需要完善监控体系，实时了解电子档案的保存状况。具体需要做到两点。（1）电子档案的常规检测。常规检测主要是针对电子档案保存的信息包和载体，在实际检测中根据实际情况设定检测周期以及被检测档案的抽样比例。一般情况下，电子档案在经过格式、载体、系统迁移等技术处理之后，为了避免档案数据信息的丢失都需要进行常规检测，从而确保电子档案的完整性和可用性。（2）技术环境监控。电子档案资源的保存涉及各种不同的软硬件技术，而每种不同的技术所需要的环境各有差异，当技术环境发生变化时所采用的技术策略也将不同。因此，档案部门应当完善对技术环境的监控，例如当社会主流存储格式发生发生变化时，就需要借助迁移技术对现存的电子档案格式进行批量转换。针对这种情况，档案部门应当对行业技术标准、技术发展更新状况等技术环境进行监控，及时评估采用过时存储格式的风险。