建立档案日常管理台账体系实践探索

康 炜/宁波市奉化区档案局

近日，宁波市奉化区档案局针对业务指导工作存在的问题，创新工作举措，建立档案日常管理台账体系。即指在日常档案业务指导工作中建立系列工作台账，把各个单位档案工作以台账形式记录在案，并把网络档案业务指导平台和虚拟档案室系统有机结合起来，从而把节点性指导与全时段考核结合起来。建立档案日常管理台账体系，首先是区档案局全面落实“最多跑一次”改革、有效提升服务效能的重要举措。业务指导人员针对每次档案指导情况认真做好记录，建立业务指导日志，及时掌握各单位档案工作动态，有针对性地开展档案业务指导。其次能更好地发挥档案的作用，服务党委政府中心工作。合理利用档案日常管理台账，分析档案管理中存在问题，适时调整业务指导工作的重点，确保档案工作紧贴党委政府中心工作，使档案部门成为党委政府领导信得过、用得上、离不开的得力助手。再次可以有效解决当前业务指导工作中存在的问题。借助信息化渠道，把档案业务指导平台搭建在虚拟档案室系统上，把双方的有效信息立体式地呈现出来，使出现的问题能得到及时反馈，解决了业务指导工作人手不足、工作机制不够精细化等问题，档案业务指导的效率得到很大提升。

1 业务指导工作中存在的问题

一是档案部门业务指导人员人手不足。随着档案工作不断深化，县级档案部门业务指导的范围越来越广，已由原来的机关、事业单位扩展到社区、农村和企业等领域，且随着社会保障制度不断完善，有关社会保险、农村养老保险、工伤保险、就业培训等方面的档案也相继产生，这些档案亟需进行有效管理。档案业务指导领域不断扩大，势必需要更多的业务人员提供业务指导，但囿于机制体制原因，区档案局业务指导人员始终只有2—3人，人手十分紧张，面对繁重的工作任务往往力不从心。

二是缺乏精细化、动态化的工作机制。区档案局业务年检年审一般采取上门实地检查的方式，通过听取汇报、查看现场、反馈情况对各单位进行全面核查。我区现在机关单位和镇街道有108家（个），每年都要进行年审年检，由于缺乏精细化、动态化的工作机制，我们往往凭借经验、感觉、判断进行评判，因此检查无法做到全面细致，也无法做到相对的客观公正，存在发现问题不准、不实的现象，指导达不到预期效果。

三是业务指导档案管理不规范。我们在平时档案业务指导工作中会要求各单位填报各种档案统计数据，也会有各种书面的档案检查反馈信息，这些业务指导档案资料管理并不规范，如档案分散保存在不同部门里，没有实现集中统一管理，无法保证其整体性、安全性、延续性和可追溯性，不能掌握各单位档案工作的综合信息。

2 建立档案日常管理台账体系的实践

为有效解决这些问题，我们开始了建立档案日常管理台账体系的实践，把指导关口前移、将指导内容细化、实现指导方式多样化、做到指导过程日常化，实现档案业务指导工作的全方位、立体式、近距离、日常化。

2.1 具体架构

通过对以往档案业务指导相关经验进行分析，2017年，我们对档案日常管理台账体系的基本构成和运行方式提出初步设想，针对每个档案协作组制定了详细的情况汇总表，并且编印成册。档案日常管理台账分为档案人员基本信息、档案台账和全宗卷情况、档案收集整理情况、室藏档案数量情况、档案室硬件条件、档案室创建情况、合理化建议7个部分：（1）档案人员基本信息。主要包括档案分管领导和档案员基本情况，这一内容由各单位先进行上报，根据上报的信息进行核实。（2）档案台账和全宗卷情况。主要包括档案台账和全宗卷建立情况，这部分内容需要到各单位档案室进行实地了解，通过查看各单位台账、全宗卷材料齐全程度和整理情况，最终确定台账和全宗卷质量情况。（3）档案收集整理情况。主要包括各类档案的收集情况和整理情况，都需要通过实地检查来掌握，其中收集情况先查看各单位各类档案的目录情况，然后跟档案员进行沟通，最终确定；整理情况需要到档案室实地进行查看、抽查各类档案，最终确定。（4）室藏档案数量情况。主要包括文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案五大类档案的数量，这部分内容需要各单位上报，然后根据上报的信息进行核实。（5）档案室硬件条件。主要包括档案装具、库房设施设备、档案室三室分开情况、档案室面积。这部分内容需要到各单位档案室实地进行了解和掌握，通过查看各单位档案室设置以及硬件配备情况，最终确定档案室硬件是否达到规范标准。（6）档案室创建情况。主要包括目标管理认定情况、数字档案室创建情况以及区规范化综合档案室认定情况。通过查阅历史台账以及统计报表，最终确定各单位档案室的创建情况。（7）合理化建议。主要针对各个单位档案管理情况提出意见建议和整改措施，这就需要对各单位档案室基本情况进行全面细致的了解。对上述6个组成部分的各种数据和信息进行掌握，再根据每个单位具体情况，通过综合研判提出合理化建议；同时借助信息化的工具，把档案数量变化情况、档案业务指导工作中提出的意见建议、档案工作整改情况及时传递到档案信息化管理平台上，使档案行政管理部门和各单位之间实现互动。

2.2 保障措施

一是分类管理，逐步推进。2017年区档案局开始实行机关干部分片包干联系基层档案工作制度，要求每位机关干部每年到联系单位开展业务指导和业务工作检查督促不少于1次、提出合理化建议或意见不少于2条。将每位干部联系基层以后所做的记录进行整理和提炼，充实了档案日常管理台账。二是明确信息填报责任，确保采集及时准确。要明确档案基本情况信息的上报责任，确保台账内容完整准确、更新及时。三是建立档案业务指导日志。要求业务指导人员针对每次档案指导认真做好记录，建立业务指导日志，及时掌握各单位档案工作动态，有针对性地开展档案业务指导。

3 建立档案日常管理台账体系的成效

一是提高档案业务指导工作效率。由于原先档案业务指导工作往往注重指导本身，没有把工作当中形成的各种记录完整记录下来，导致档案业务指导不够精细，影响了工作效能。近年来我们先后出台了镇街道量化考核制度、机关干部分片包干联系基层档案工作制度、重大建设项目档案提醒函制度等，同时狠抓各项制度的落实并不断修改和完善，丰富完善了档案日常管理台账体系，改变了过去的监管模式，即将事后监管变为事前监管、将事中和事后监管变为全过程监管，有效提高了档案业务指导的水平。

二是增强档案管理水平。原先各单位并不清楚本单位的档案管理水平，与其他单位也没有比对或参照。建立档案日常管理台账体系，把台账所反映的动态情况结合业务台账中各单位存在的共性问题进行分析，让各单位清楚地知道自身优势所在及存在问题，并督促相关单位及时整改问题，并最终形成一份综合评定，作为年度考核、评先评优的客观依据，并明确下一年档案指导工作的方向。

三是提升档案人员业务素质。针对各单位档案人员数量少、专职少、业务能力不强的问题，通过建立档案日常管理台账体系，要求档案员对档案中相关联的信息进行分析、分类，挖掘档案资料中蕴涵的知识资源，便于及时获取信息；同时充分发挥基层档案科室的作用，实行档案动态化管理，创新档案管理的方式方法。此外，区档案局档案业务指导人员通过变“看摊守业，等‘客’上门”被动式服务为“走出去，招‘客’上门”主动式服务，增强服务本领、创新服务机制，真正使档案工作服务全区发展大局。