水利工程档案管理存在问题与解决对策

何晓青/杭州市河道管理总站

水利工程档案指水利工程从提出项目建议书、可行性研究报告到施工再到竣工验收、试运行等各个阶段形成的、具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录，对于水利工程建成投入使用后做好运行管理、维修养护、改建扩建等工作具有重要的凭证作用。随着杭州市“五水共治”工作的持续推进，水利工程档案的数量快速增长。因此管理好并利用好水利工程档案，实现档案正规化、标准化管理，使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用，具有紧迫性与重要的现实意义。

1 当前工作存在的不足之处

第一，档案的成套性得不到保障。水利工程档案属于科技档案，成套性是科技档案的一般性特点，因此水利工程档案也具有成套性这一重要特点。维护档案的成套性和有机联系是做好水利工程档案管理的关键点，但在实际工作中，由于水利工程建设周期长且流程多，参建单位分散且各单位对档案管理的重视程度不一，水利工程档案收集存在一定困难。此外在归档方面，我国《水利工程建设项目档案管理规定》指出，水利工程档案的归档时间可由项目法人根据实际情况确定，既可在单位工程或单项工程完工后向项目法人移交归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人移交归档；整个项目归档工作以及项目法人向有关单位档案移交工作，应在工程竣工验收后3个月内完成。在实践中这样的规定往往不能严格执行，造成档案的成套性得不到保障。

第二，档案的集中统一管理得不到落实。水利工程规模较大、参与部门较多，形成的材料内容复杂、涉及面广。囿于没有实行集中统一管理，工程材料分散保存在科研、立项、设计、项目施工、监理等单位，不能按照要求进行组卷、整理、保管等，档案的完整性、规范性、安全性等都得不到保障。

第三，档案管理的专业性要求得不到满足。做好水利工程档案管理工作既需要具备档案业务知识，也需要具备水利工程方面的知识，档案管理对于专业性的要求较高。然而在工作中，档案管理人员大多是临时抽调来的，没有经过专门培训，存在既缺乏专业知识、也不具备合理的知识结构的问题，日常工作中只能被动地从工程项目负责人员手里接收档案，而且是有多少就接收多少，无法发现档案材料中存在的内容缺失、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等问题，严重影响着归档质量。

2 加强档案管理的若干对策

一要实现档案全过程管理。水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设的各个阶段，从建设前期就应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求，并着手对文件材料进行收集与整理；在检查水利工程进度与施工质量时应同步检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，应同步审查、验收水利工程档案的内容与质量，并给出相应的验收评语。只有做好档案全过程管理，才能确保水利工程档案成套性，确保档案具有完整性和有机联系。

二要加强工作中各方协作。第一，要通过加大宣传的方式提升全员管好档、用好档的意识。可通过微信、微博等多种宣传平台，面向水利工作者宣传水利工程档案的重要意义及相关的建档、管档、用档的方式方法，确保宣传内容具有较强的实用性，打开全员参与档案工作的良好局面。第二，要通过制定规章制度明确相关单位与人员的工作职责。应当健全档案工作管理规章制度，要求河道管理部门要建立项目法人、参建单位工作协同机制，明确项目法人对档案管理负总责，勘察设计、监理、施工等参建单位负责保管本单位形成的相关业务工作资料并向项目法人移交。还应当建立赏罚分明的工作机制，对积极配合档案工作的单位或个人要进行奖励与宣传，对不认真配合的要进行批评教育甚至采取一定的处罚措施。还应当加强考核，确保工作协同落到实处。

三要提高档案人员专业化水平。要不断提升档案工作专业化水平，加强针对档案人员的业务培训，坚持实施专业化、精准化培训，做到干什么学什么、缺什么补什么、弱什么强什么，不断提升档案人员的专业能力。既要加强档案工作业务知识培训，也要加强水利工程建设基础知识培训，不断优化档案人员知识结构，让他们掌握扎实的业务技能，使他们胜任档案工作。