推动电子化归档拓面提升 助力“最多跑一次”改革——对《政务办事“最多跑一次”工作规范 第3部分：政务服务网电子文件归档数据规范》的解读

浙江省档案局

近期，浙江省地方标准《政务办事“最多跑一次”工作规范 第3部分：政务服务网电子文件归档数据规范》（DB33/T 2036.3-2017，以下简称《数据规范》）正式发布并实施。该标准由浙江省档案局和福建南威软件有限公司起草，是实现政务数据共享的基础性规范，是我省“最多跑一次”政务服务地方标准体系的重要组成部分。《数据规范》对政务服务网（自建系统）电子文件归档过程中存档信息包的数据结构、命名规则等作了规范，明确了政务事项在线办理和归档时对文件材料的规范要求。

一、定位

《数据规范》的“前言”中提到：“DB33/T 2036-2017《政务办事“最多跑一次”工作规范》拟分为以下几个部分：第1部分：总则；第2部分：一窗受理、集成服务；第3部分：政务服务网电子文件归档数据规范；……本部分为DB33/T 2036-2017的第3部分。”这实际上是明确了《数据规范》的定位。作为“最多跑一次”工作规范体系的组成部分，《数据规范》是“最多跑一次”改革工作中的基础性数据标准，为各地、各单位在政务服务网（自建系统）上运行的各类行政权力事项的电子文件归档工作提供了统一规范，从根本上解决了“最多跑一次”改革工作中各类电子文件如何形成、如何整理、如何归档的问题，为“最多跑一次”事项电子化归档工作在全省范围内的开展提供了坚实的数据基础，将倒逼政务事项的全流程在线办理，有助于实现各类电子文件应归尽归，助推全省“最多跑一次”改革。

二、应用范围

《数据规范》对政务服务网（自建系统）电子文件归档的处理流程，存档信息包的数据结构、命名规则，以及电子文件材料的形成与整理等作了规范，从应用端层面出发，其应用范围主要有四个方面。

（一）用于各类政务系统在线归档模块的开发和完善，为政务服务网（包括自建政务系统）电子文件的预归档提供规范。在线归档模块是对政务服务网（自建政务系统）电子文件进行预归档的前置功能模块，预归档是政务服务网（自建系统）各类权力事项办结归档过程中形成独立、完整的存档信息包的阶段，是电子文件向档案部门进行归档移交的前提和基础。《数据规范》的基本内容直接针对这一阶段的数据整理要求作了规范：在处理流程上，第4节明确分为初步整理和组建、数据打包、数据验证三个环节；在数据命名上，第5节第2款明确采用电子文件号作为存档信息包的命名标识，作为伴随电子文件整个生命周期的唯一“出生证”；在数据形成上，第5节第6.1款明确须满足真实性、完整性、安全性和有效性的要求，对政务办理阶段电子文件材料的形成要求作了明确规范；在数据整理上，第5节第6.2款对电子文件材料的组织结构、数据打包方式和数据验证方式进行了规范，并且在附录B提供了行政许可等八大类权力事项的归档范围目录参考；在元数据的具体定义上，第5节第3、4、5款分别对归档配置表、基本信息描述和流程信息描述三个元数据文档的节点数据定义进行了详细描述和示例。这些规范要求对于各类政务系统的在线归档模块的功能设计、数据组织和交换共享等需求均可直接参照。

（二）用于数字档案室系统的开发和完善，为政务服务网（自建系统）电子文件的全面归档、高效管理和有效利用提供了规范。数字档案室是完成各单位政务服务网（自建政务系统）电子文件归档和管理的主要平台。对于数字档案室的开发，《数据规范》可提供两方面的参照：一方面是数据接收的参照，《数据规范》对归档电子文件的数据结构和具体内容做了详细规范，数字档案室可据此设计对应的模块进行数据接收、解析和管理；另一方面是数据检测的参照，《数据规范》对存档信息包的验证方式、归档配置表的设定和电子文件材料格式做了规范，数字档案室可据此进行真实性、完整性和有效性的技术检测，而不再依赖于原来的生成环境和业务配置。

（三）用于数字档案馆系统的开发和完善，为电子档案的接收进馆、长久保存和共享利用提供了规范。数字档案馆是实现电子档案接收进馆、长久保存和共享利用的平台。对于数字档案馆系统的开发和完善，《数据规范》主要在电子档案的数据结构和格式上提供参照，确保进馆电子档案的长期可读可用，并明确其完整性、可靠性验证手段（如可信时间戳等）。

（四）用于部门间归档政务数据的交换共享，为打破信息孤岛、促进部门间数据的共享利用提供了基础性数据规范。《数据规范》明确了九大类权力事项的归档范围、数据组织和存储要求，这为推动部门间政务数据交换共享、实现“数据多跑路”提供了基础性规范，特别是对于各类自建政务系统，今后可以参照本《数据规范》，组织和形成各类脱离原有业务平台、可实现部门间共享的归档政务数据，有力助推“最多跑一次”改革。

三、重点关注和解决的问题

作为“最多跑一次”工作的基础数据规范，《数据规范》重点解决了“最多跑一次”改革过程中实现各类权力事项电子文件应归尽归所遇到的数据组织、交换、质量和拓展问题。

（一）解决了数据组织问题。数据组织是电子文件归档过程中的基本问题。《数据规范》在不同层面对政务服务网（自建系统）归档电子文件的数据组织问题进行了解答。在存档信息包的基本组织层面，《数据规范》的第5节第1款明确存档信息包由归档配置表、基本信息描述、办理流程三个元数据文档和事项办理过程中形成、获取的属于归档范围的电子文件材料所构成；在电子文件材料的分类组织层面，《数据规范》第5节第6.2款明确电子文件材料应当按附录B所提供的行政许可、行政处罚等八大类权力事项的归档范围目录进行分类组织。

（二）解决了数据交换问题。政务服务网（自建系统）上形成并归档的电子档案在其整个生命周期内将经历多个系统，进行多次数据交换。对于众多系统，尤其是种类繁多的自建系统而言，《数据规范》提供了统一的数据结构、命名规则，真正意义上打破了各个系统之间的数据壁垒，为各个系统直接的数据交换，乃至全省范围内的数据共享做好了数据支撑。从另一方面也将有力地推进电子档案的共享利用，加速推动“最多跑一次”改革进程，实现让数据多跑路、群众和企业少跑腿。

（三）解决了数据质量问题。数据质量问题是电子文件归档工作中的关键问题。《数据规范》第5节第6.1款明确政务服务网（自建系统）形成、获取的电子文件，应当满足电子文件的真实性、完整性、安全性、有效性要求。真实性是要求“电子文件材料的来源可靠、可追溯，其内容、背景与形成时的原始状态相一致，未被非法篡改或者误用”；完整性是要求“归档文件夹中的电子文件材料应与归档配置表中所描述的归档范围相一致，其内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异和丢失”；安全性是要求“电子文件材料经检测无病毒，且不存在其他安全性缺陷”；有效性是要求电子文件材料的文件格式“应采用标准规范的文件存储格式，能在脱离浙江政务服务网平台的情况下正确读取与使用”。

（四）解决了数据拓展问题。《数据规范》对政务服务网（自建系统）归档的电子文件所规范的数据结构是具有通用性的，对于接下来法律电子案卷和项目电子档案的归档，乃至未来政务公共数据等大数据的归档都提供了一个可复制、可拓展的解决思路。未来类似电子档案和大数据的归档均可参照《数据规范》提供的范式和要求进行归档，为“最多跑一次”事项电子化归档工作的深化拓展做好了准备。

四、对贯彻落实《数据规范》的建议

为确保实现各类权力事项应归尽归、长久保存和有效利用，各地、各单位对《数据规范》的贯彻落实应当着重在以下三个方面进行着手。

（一）在系统开发方面，对于在线归档模块的开发，应当把握四个方面要点：一是归档电子文件的数据结构，确保按照《数据规范》的规定对电子文件材料进行分类整理，对存档信息包的数据进行组织；二是存档信息包的命名应当符合《数据规范》的规则，确保唯一性且不重号、不跳号；三是归档元数据的采集应当规范、完整，确保必要的字段不遗漏；四是满足电子文件材料的真实性、完整性、安全性和有效性要求。对于数字档案室和数字档案馆的开发，应当把握两方面要点：一方面是系统应当支持《数据规范》所规定的数据组织结构，确保数据可读可用；另一方面是系统应当根据《数据规范》所归档的真实性、完整性、安全性和有效性要求进行对应的数据检测，确保数据符合要求。

（二）在数据配置方面，应当把握两方面要点：一是在线归档模块的配置功能应当根据《数据规范》提供的八大类权力事项归档范围目录设置相应的可配置归档范围，并且具备必要性、归档方式和分组等归档配置辅助信息的选择功能；二是在线归档模块的配置应当既要确保行政权力事项办理过程中形成、获取的证据性、程序性、结果性关键材料纳入归档范围，又要通过归档配置辅助信息的配置确保归档符合实际办件情况，如对于不适宜进行电子化归档的材料，在归档方式中可选择“纸质归档”。

（三）在数据管理方面，应当把握两方面要点：一方面是电子文件形成过程中，业务办理人员应当确保电子文件材料的完整齐全，即与已配置的归档范围描述相一致，如果“有缺失的，应在预归档前由业务办理人员予以补充后进行归档”；另一方面是电子文件管理统一平台应当支持按照《数据规范》所规定的数据结构对归档的电子档案进行管理，包括数据的接收、解析、检测、分类组织、交换和共享利用等。