把海量的“数据脚印”留住——四市档案部门“最多跑一次”事项电子化归档试点工作各具特色

编者按：“最多跑一次”改革是习近平总书记在浙江工作时倡导的机关效能建设、政府自身改革的再推进再深化，也是推进供给侧结构性改革和“放管服”改革、优化发展环境、加强党风廉政建设的重大举措。全省档案部门服务“最多跑一次”改革、开展“最多跑一次”事项电子化归档工作，既是档案工作服务大局的重要举措，也是实现自身转型发展的重要途径。根据《浙江省档案局关于开展档案工作相关试点的通知》（浙档发〔2017〕11号）和全省“最多跑一次”事项电子化归档工作部署会要求，湖州市档案局、嘉兴市档案局和衢州市档案局完成了2017年度“最多跑一次”事项电子化归档工作试点任务，舟山市档案局完成了2017年度自贸区电子文件归档和电子档案管理试点任务，形成了诸多宝贵经验，再次彰显了浙江档案人“干在实处、走在前列、勇立潮头”的创新精神和奋斗业绩。

湖州：打好组合拳 跑出“加速度”

“最多跑一次”改革是“放管服”改革在浙江的生动实践。伴随着改革纵深发展，大量有凭证价值和查考价值的电子政务文件不断形成。如何将这些海量的“数据脚印”留住用好，成为摆在行政审批部门和档案行政管理部门面前的一道必答题。2017年以来，湖州市档案局积极贯彻落实省委省政府和省档案局关于“最多跑一次”电子化归档的决策部署，结合湖州工作实际，通过打好“一二三”组合拳，坚决打赢“最多跑一次”电子化归档攻坚战。

乘势而上，统筹一张“规划图”

自全省“最多跑一次”事项电子化归档工作部署会吹响电子化归档的冲锋号以来，全市档案部门积极行动、乘势而上、对标对表，以“坚持三结合，绘好一张图”的工作理念全力抓好全局谋划。

首先是坚持顶层设计与实践探索相结合。电子文件归档管理是新时代对档案管理工作提出的一项新要求。面对全新的工作内容，市档案局在认真研读国家、省档案局各项政策规范的基础上，积极谋划、主动思考，既对标上级部署安排、认真组织实施，又在试点先行的基础上不断进行试验，进一步优化顶层设计。

其次是坚持统一部署与协同发展相结合。一是主动协调，印发《湖州市加快推进“最多跑一次”事项电子化归档工作实施方案》，明确时间表、路线图、责任单，以“挂图作战”的高要求全面统筹推进全市电子化归档工作。二是主动借力，积极向市委市政府和省档案局汇报工作推进情况，“最多跑一次”电子化工作得到市委领导亲自批示，为进一步凝聚工作共识增添助力。三是主动对接，积极建构横向上覆盖市直机关、纵向上协调县区档案部门、面上包括“跑改办”和软件开发公司的工作联络机制，通过召开工作对接会、推进会和定期督查考评等形式，构筑起部门配合、上下联动的良好工作格局。

最后是坚持立足全局与着眼未来相结合。从全市档案事业发展全局和实际工作长远需要出发，超前谋划，在开展“最多跑一次”电子化归档的基础动作上，围绕电子政务发展目标，将市本级OA协同办公系统归档一并纳入试点工作范畴，与政务服务网电子文件归档工作同部署同落实同检查。

因市制宜，突出两个“主抓手”

围绕规划目标，重点把握“归档业务准备”与“归档平台开发”两个“主抓手”，因市制宜，积极创新新思路、新方法，全面提升电子文件归档试点工作进度。

一“抓”夯实归档业务基础，重点解决“归什么”和“在哪归”的问题。对照规划进度表，及时部署归档范围和保管期限表编制工作，圆满完成编制、上报和审核任务，并积极对照省政务“八统一”等要求落实审批事项文件材料内容的动态调整、完善工作。认真开展调研，全面掌握市政务服务网统建系统和自建系统的在用情况。在充分沟通协调的基础上，根据“一窗受理、集成服务”的发展要求，创造性地将预归档模块架构在一窗受理平台上，大大减少了后端电子文件管理平台和各部门自建系统的接口开发工程量，为下一步归档平台开发做好充足准备。

二“抓”加快归档平台建设，重点解决“归哪里”和“怎么归”的问题。电子文件管理平台是实现“最多跑一次”电子化归档的重要技术平台。为确保存档数据包的顺利归档利用，市档案局结合工作实际积极思考，全力攻坚平台建设。一是创新归档流程设计。区别于省档案局的统一部署模式，将电子文件管理平台作为文件交换平台而非归档操作平台。存档数据包形成于一窗受理平台的预归档模块，通过数据接口传输至电子文件管理平台，平台接收数据后通过在线主动推送或离线拷贝的模式把归档数据包传递给各基层档案室系统，由各单位档案管理员完成档号编制等归档操作，形成正式归档数据包，并最终移交进馆。二是创新归档平台功能。在充分考虑预归档数据采集接收、质量检测、信息固化和移交利用功能实现的基础上，创造性地加入数据保全功能，通过可信时间戳、电子签章等技术手段和保真平台实现归档数据包的证据保全和内容备份。三是创新平台建设路线。为缩短电子文件管理平台项目准备时间，加快建设进度，积极与市信息中心和市财政对接争取，通过特事特办的绿色通道，推动《湖州市电子文件管理平台建设方案》于2017年7月顺利通过项目审批并争取专项建设经费165万元人民币，整个项目落地准备时间缩短了3个多月，为后续的平台开发争取了主动权。全市电子文件管理平台于11月底搭建完成，并成功实现电子政务数据的归档移交。

强化保障，落实三个“百分百”

“最多跑一次”电子化归档工作是一项长期性工作，更是实行“单套制”以来的首项归档工作。为提高归档质量、进一步降低电子文件归档过程中的安全隐患，市档案局在贯彻落实《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》《浙江政务服务网电子文件归档移交业务需求和技术规范（试行）》等政策规范基础上，结合试点工作实际进一步完善全市电子文件归档、移交和长久保存制度规范，并重点在强化电子文件归档安全管理上下功夫，坚决落实三个“百分百”，坚守档案安全底线。

其一是百分之百检测。为降低电子文件和电子档案产生过程中的风险，着力在预归档前端控制上下功夫。接收进入电子文件管理平台的存档数据包需要通过两次“安检”：电子文件归档数据在一窗受理平台预归档模块打包上传前需要通过安全检测；电子文件管理平台在接收存档数据包前需要再次通过“安全过滤池”。只有两次检测百分之百通过的数据包方能被电子文件管理平台认同接收，否则将退回重新进行数据校验打包。

其二是百分之百备份。为降低海量档案数据的安全存储风险、充分发挥数据保全价值，着力在数据备份上下功夫。电子文件管理平台上固化后的所有存档数据包在移交至各基层档案室之前，必须备份一份数据至“数据保险箱”——保真平台。保真平台应用多种数据保全技术段，全面保障电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，实现电子文件的长期保存和证据保全。

其三是百分之百防护。信息安全风险无处不在，为了加强对电子文件归档平台的安全保护，着力在健全信息系统安全防护体系上下功夫。围绕基础设施安全、网络通信安全、数据安全等方面，采用信息加密、授权认证、防火墙技术等多种安全防护措施，确保服务器、终端设备、传输介质得到可靠防护。

作为“最多跑一次”改革的重要内容和基础保障，电子化归档是实现“最多跑一次”改革目标的重要手段，也是浙江政务服务网推进全流程在线办理的关键环节。做好“最多跑一次”电子化归档工作任重道远。市档案局将进一步强化归档意识、加强归档指导、完善归档制度，在巩固试点成果的基础上继续做好拓面提升，全面提升电子文件归档与服务利用综合管理水平。

（本文执笔：湖州市档案局 马炼鸿 顾仁娟 余 晨）

嘉兴：打造电子化归档的实践样本

嘉兴是全省政务服务网自建系统的地区之一，嘉兴市档案局主动融入“最多跑一次”改革部署，积极对接、沟通协调、试点先行，全力推进“最多跑一次”事项电子化归档工作，打通全流程在线运行“最后一公里”，打造“嘉兴样本”。

老何家通讯系统又一次启动，权筝没事儿了，何东已准备结婚，爷爷，老爸，二叔，三叔，四叔都知道了。大家大大地松了一口气，这事儿终于过去了，在满意的当口还忘不了埋怨何东一句：什么岁数了还闹腾这么一下，青春期延迟突发症！

一、积极对接、沟通协调，形成推进“最多跑一次”事项电子化归档工作共识

2017年1月，《浙江省人民政府办公厅关于印发浙江政务服务网电子文件管理暂行办法的通知》（浙政办发〔2017〕4号）下发，市档案局主动与省档案局、市政府办、相关技术开发公司联系沟通、对接协调，明确省里的工作任务、业务需求与技术规范；商量确定列入省政府、省档案局政务服务网行政审批电子文件归档管理工作自建平台的建设和应用试点；根据实际情况，商量制定《嘉兴市政务服务网电子文件预归档管理业务需求与技术规范》，筹备起草实施方案，成立工作推进组。4月24日，市府办下发关于切实做好全市“最多跑一次”事项电子化归档工作的通知，成立由市政府分管副秘书长任组长、市档案局分管副局长任副组长、其他相关部门分管领导为成员的工作推进组，负责统筹协调推进电子化预归档工作；全省“最多跑一次”事项电子化归档工作部署会召开之后，4月26日，市档案局召开全市档案部门座谈会，要求全面推进全市“最多跑一次”事项电子化归档工作。

二、出台规范、搭建平台，筑牢“最多跑一次”事项电子化归档工作基础

5月9日，嘉兴市印发《嘉兴市政务服务网电子文件预归档业务需求与技术规范（试行）》，作为推进工作的业务标准；为进一步提高工作人员业务水平，市档案局还特别编印了《全市档案部门对接政务服务网和大数据建设工作材料汇编》。市档案局在市政府的支持下，主动与市政府政务公开处对接技术平台建设工作，经过多次协商，制定了《嘉兴市政务服务网行政权力审批系统电子文件预归档管理系统建设方案》，参与政务服务网电子文件在线预归档模块建设，5月底在线预归档模块基本功能建设完工。在开发电子文件预归档模块的同时，市档案局于2月份启动了《嘉兴市公共数据和电子文件统一归档管理平台暨数字档案馆二期项目》方案的编制工作，12月6日方案通过2018年嘉兴市市级政府投资信息化项目第一次预审。

三、试点先行、上门指导，形成“最多跑一次”事项电子化归档工作合力

市档案局坚持先易后难、试点先行的原则，由市府办牵头，选择行政权力事项较多且已在政务服务网内全流程办理的市建委、市人防办作为试点，进行电子文件在线预归档。5月15日，市档案局就政务服务网行政许可事项电子化预归档工作召开试点专题研究会议，会后市档案局监督指导处和技术管理处及时指导试点单位制定归档范围和保管期限，并就技术准备工作进行交流讨论。5月底，市档案局召开全市“最多跑一次”事项电子化归档工作推进会，会上组织了相关业务培训，会后建立了每周工作例会等相关工作制度，要求及时交流遇到的问题并研究部署相关工作任务。政务服务网在线预归档模块试运行后，市档案局组织技术人员上门指导试点单位事项配置工作和预归档操作流程。

四、现场办公、逐步规范，打造“最多跑一次”事项电子化归档工作“嘉兴样本”

11月，嘉兴市“最多跑一次”事项电子化归档工作在全省档案公共服务推进会上进行经验介绍，并作电子化归档操作演示。试点单位实现了“三个率先”和“三个百分百”，“三个率先”即率先启用电子签章、率先移交进集中式档案室、率先以登记备份形式移交进档案馆；“三个百分百”即审核通过行政许可事项占比100%、归档配置完成占比100%、电子文件在线预归档率100%。12月，市档案局以现场办公的形式推进电子文件预归档工作，工作人员到市行政服务中心召开现场办公推进会，现场指导归档配置、在线预归档电子文件。截至12月底，嘉兴政务服务网统建系统内行政许可事项100%完成配置，已领取电子签章的单位已经开始进行电子文件在线预归档。

（本文执笔：嘉兴市档案局 李 霞）

衢州：抢抓机遇 干在实处

2017年2月，省档案局正式批复衢州市档案局为“最多跑一次”事项电子化归档工作试点单位。借助这一有利契机，市档案局全力推进“最多跑一次”事项电子化归档工作，目前工作已取得一定成效。

领导重视 高位推动

市委市政府高度重视“最多跑一次”事项电子化归档工作。2016年8月24日，市委全面深化改革领导小组第九次会议审议通过了《衢州市行政服务中心改造升级工作方案》，明确将电子化归档工作列入改造升级重点工作。9月7日，市档案局参加了市政府召开的市行政服务中心改造升级工作协调会，时任市委常委、常务副市长赵建林专门就行政审批电子化归档工作提出相关要求。2017年3月31日，市政府印发《关于加快推进“最多跑一次”改革实施方案的通知》，明确要求“做好电子文件归档工作”。4月18日，副市长汤飞帆要求落实电子化归档工作项目。4月20日，市档案局在全省“最多跑一次”事项电子化归档工作部署会上作工作交流。8月至11月，市人大常委会副主任、市行政服务中心主任田俊持续关注“最多跑一次”事项电子化归档工作，多次听取市档案局工作进度汇报，并帮助协调解决工作中的难点问题。

建章立制 明确要求

积极争取 项目推进

市档案局在反复讨论、充分酝酿的基础上，申报《衢州市行政审批电子档案管理系统》项目，并充分利用省委书记车俊在衢调研的契机，多次与市领导沟通、协调项目立项事宜。5月10日，项目经市智慧城市建设工作领导小组项目决策咨询会议同意正式立项。7月21日，市发改委批复同意《衢州市行政审批电子档案管理系统项目初步设计方案》。11月9日，项目正式完成招投标工作，目前正在进行软件建设。

深化工作 持续发力

一是以点带面，尽早发力。市档案局在对十多家市直机关政务服务网电子文件运行情况充分调研摸底的基础上，确定以基础较好的3家单位作为试点单位，2017年初试点单位增至8家；召集全市35家“最多跑一次”事项窗口单位召开电子化归档工作部署会，进一步统一思想、明确职责，建立工作联动机制并确定工作节点。二是落实责任，全面发力。积极指导并参与各县（市、区）“最多跑一次”事项电子化归档推进工作，组织各县（市、区）分管领导召开现场会，布置工作任务，层层压实责任，全面铺开工作；分赴各县（市、区）调研，与相关责任人员就如何进一步提升工作成效进行交流，进一步凝聚力量、形成合力。三是多措并举，主动发力。统计梳理全市33家单位700余项电子文件材料归档范围和保管期限，主动介入市行政服务中心“最多跑一次”事项电子化归档平台预归档设置及修改完善等工作；在衢州政务服务网后台开发完成后，召开“最多跑一次”平台预归档培训会，分批次对33家窗口单位以及各县（市、区）档案局技术骨干进行培训。

当前，全市“最多跑一次”事项电子化归档工作在以下方面还有待加强：一是各县（市、区）工作发展不平衡；二是工作经费不足，导致工作起点不高、创新性不强。今年，市档案局将继续推进《衢州市行政审批电子档案管理系统》项目建设，做好全市电子档案接收工作。

（本文执笔：衢州市档案局 何志华）

舟山：直面挑战 破解难题

2017年，舟山自贸区电子文件归档和电子档案管理试点工作列入省档案局相关试点。舟山市档案局对此非常重视，4月中旬局主要领导带领业务处室负责人赴上海浦东新区考察，学习“单套制”归档的做法和经验，并启动电子文件归档和电子档案管理试点工作。

一、做好“最多跑一次”事项电子化归档工作

2017年，局主要领导与分管领导多次与市政府相关职能部门衔接，落实工作安排。以市政府办名义制定了《舟山市政务服务网电子化归档工作方案》，并印发了《舟山市人民政府办公室关于加快推进“最多跑一次”事项电子化归档工作的通知》，明确工作目标、职责分工及工作内容，对“最多跑一次”事项电子化归档工作提出了具体要求。5月初，市档案局分别召开全市“最多跑一次”电子化归档工作推进会与市直单位“最多跑一次”电子化归档工作推进会，对全市“最多跑一次”事项电子化归档工作进行了部署，市政府分管副秘书长到会并讲话，各县（区）档案局（馆）长、市属各单位分管领导参会。印发《关于要求制定“最多跑一次”行政审批事项文件材料归档范围与保管期限的通知》，开展文件材料归档范围和保管期限的制定和审核工作，各县（区）也同步开展这项工作，目前全市已完成文件材料归档范围和保管期限的制定和审核工作。6月协助市信息技术中心完成政务网电子文件预归档模块的开发部署，6月15日召开全市“最多跑一次”事项电子化归档培训部署会议，6月21日至23日组织软件使用培训，6月底开始归档配置。针对5个功能区审批事项多、配置进度慢的问题，局主要领导带领相关处室负责人对功能区进行调研，并专门召开功能区“最多跑一次”事项电子化归档情况汇报会，以推进工作的开展。目前全市各单位已基本完成归档配置工作，现已在政务网平台上进行电子文件预归档。确定市安监局为政务服务网归档电子文件进馆试点单位，目前已产生电子档案728件，启动电子档案接收进馆工作。此外，积极对接市住建局，推进“竣工测验合一”改革的电子化归档工作，并联合印发《舟山市建设工程项目联合竣工验收工作指南》，明确电子化归档工作的具体要求。

同时，市档案局以“最多跑一次”事项电子化归档为契机，切实做好全市档案信息化项目立项工作。全市积极开展政务服务网电子文件管理统一平台项目建设的立项。年初，市档案局向市经信委提交《舟山市数字档案馆二期建设项目》信息化专项经费申请，预算为194.7万元人民币，包含数字档案室与政务服务网的对接、电子档案接收及长期保存、数字档案馆软件升级等所需经费。各县（区）也积极争取信息化经费，目前定海区已初步落实200万元，普陀区已落实120万元，嵊泗县已落实285万元。

二、做好电子公文归档与管理试点工作

市档案局对市本级进馆单位OA系统应用普及率进行摸底，发现如下问题：一是OA系统的普及率较低，市本级124家进馆单位中仅有41家单位全面应用OA系统，占总数的33%。二是OA系统种类多，系统之间无法实现公文交换，难以做到文档一体化管理。上述41家单位应用的OA系统总共有5种，但其中3种无法进行改造，不能与市级档案管理系统进行对接以实现文档一体化管理。三是现有的各种OA系统产生的电子公文中，有的没有电子印章、有的版式文件不符合电子文件长期保存的要求，没有一个系统能产生完全符合要求的电子公文。对此市档案局主要采取以下举措：一是对OA系统进行严格规范，要求其产生带电子签章及PDF格式的电子公文；同时积极与市信息技术中心对接，对全市主流的OA系统进行升级改造，在OA系统中集成“最多跑一次”电子签章系统，使之产生带电子印章的PDF文件，保障系统中电子公文的真实性与可读性，也为“单套制”归档提供技术支撑。二是抓住普陀区政府在全区推广OA系统的契机，选定普陀区作为电子公文“单套制”归档的试点区域，初步目标是在全区统一应用同一套符合规范的OA系统。普陀区现已完成70家进馆单位的OA安装调试与使用培训，“最多跑一次”电子签章得到有效应用。目前普陀区正常使用OA内部流转系统的单位为42家，开展电子公文在线归档的单位为26家。

三、问题分析与今年计划

在一年的试点工作中，我们也发现存在一些问题，主要表现在：“最多跑一次”事项电子化归档过程中，窗口收入的材料还是以纸质文件为主，办结后难以及时归档；试点单位实现了规范电子公文的发文，但大量的收文还是以纸质文件为主，没有形成电子文件流转的大环境，OA使用率不高制约了“单套制”归档的深入开展。

今年我们争取在以下方面取得突破：一是根据《电子文件管理暂行办法》的要求，参照国家电子文件管理部际联席会议制度，争取建立舟山市电子文件管理领导小组，由市领导挂帅，市信息中心、市发改委、市经信委、市财政局、市档案局、市保密局等部门为成员单位，承担全市电子文件管理工作的统筹规划、组织协调和监督检查工作，并完善相关法规制度；二是加强前端指导，争取与市有关部门联合对各窗口办事流程进行改造，力求精简办事材料、减少接收纸质材料，努力实现在政务服务网平台上实现全电子化流转，提高电子文件的归档率；三是积极配合市信息技术中心与市经信委等有关部门，实现OA系统在全市的升级改造与普及，营造良好的电子公文应用环境，为电子公文“单套制”归档创造条件；四是做好全市档案管理系统与政务服务网的对接，实现预归档电子文件的接收与管理；五是开发电子档案进馆接收与长期保存平台，实现“最多跑一次”事项归档电子文件的在线接收与长期保存。

（本文执笔：舟山市档案局 张丹斌）