电子档案管理在高职学校档案管理中的实践探索

游 洋

(盐城生物工程高等职业技术学校，江苏 盐城 224051)

在信息时代下，计算机技术和信息技术在教育领域中的应用更加广泛和深入，在档案管理中，很多高校都已经摒弃了以往的纸质模式，通过电子文件的形式，开展科研、教学、管理以及招生等工作，但是在电子档案管理中却存在一些问题，难以为高职学校各项工作的有序开展提供支撑和辅助作用。因此，为了满足时代的发展和教育事业的需求，高职学校需要结合自身特点，积极探索电子档案管理的新途径和新方法，为高校的正常运行夯实基础。

一、电子档案的主要特点

电子档案是指具有利用和参考价值的电子文件，其具有以下特点：第一，其以信息技术为支撑，利用现代设备进行利用和阅读；第二，其可以通过计算机、智能手机等设备完成快速共享，摆脱时间和空间的束缚；第三，其保存不需要宽阔的空间，但是对磁性、湿度和温度具有较高要求。

二、电子档案管理的应用价值

(一)提升传递速度

电子档案与纸质档案相比较，在传递和查阅方面要更加便利，使用者利用信息设备，不需要到现场就可以完成档案阅览，突破了时间和空间的制约，在提升传递速度的同时，还可以保证档案信息的完整性和安全性。

(二)降低管理成本

电子档案不需要较大的空间进行信息保存，其以计算机和储存设备为载体，可以减少对纸张和物理储存空间的使用，起到环保节约的作用。同时，电子档案还可以抵御生态灾害带来的威胁，保证档案储存的稳定性和长期性。

(三)提升共享程度

电子档案更加便于查阅和使用，通过信息技术和计算机技术，可以提升档案的共享程度，让教职员工在使用档案中，更加精确和快速的找到档案。

三、优化高职学校电子档案管理的相关策略分析

(一)完善管理机制

档案管理工作对实现高职学校的稳定发展具有积极意义和关键作用，想要切实做好电子档案管理工作，高职学校需要以电子档案的特点为基础，制定科学的监控机制，保证其管理效率和质量。首先，学校需要定期开展电子档案的归档以及质量检验工作，如果发现异常情况需要及时处理，保证档案归档的即时性；其次，学校要加强管理人员对电子档案的认知，制定规范的操作流程和管理制度，实现档案归档、鉴别以及整理等工作程序化；最后，学校需要对电子档案编号分类进行严格监督，降低人为失误的概率，为电子档案管理实现有序化创设条件。

(二)优化管理团队

人员是电子档案管理的主体，管理人员的知识基础、综合素质和专业能力决定了档案管理的效率和质量，因此，高职学校需要对现有的管理团队进行优化，提升团队的专业技能，为档案管理工作更好的开展奠定人才基础。首先，学校在选择管理人员过程中，需要综合考虑其专业能力、思想品质、职业素养和学习能力，保证其素质和能力符合信息化管理的要求；其次，学校要对管理人员开展定期技能和道德培训，促使其掌握信息技术和计算机技术，具备良好的政治素养、职业操守和道德素养，防止出现信息随意买卖、外泄等情况，为学校安全管理埋下隐患；最后，高职学校还要积极从社会中吸纳相关方面的人才，不断充实和优化电子档案管理团队，实现管理人员的知识结构、年龄结构最优化。

(三)加强安全管理

互联网具有较强的开放性，以信息技术和互联网为支撑的电子档案管理，容易受到来自网络病毒和黑客的威胁，因此，高职学校需要做好电子档案的安全管理工作，保证档案信息的安全性以及可靠性。首先，在建设电子档案中，需要检查计算机设备，保证其没有病毒或者木马，处于完全安全的状态；其次，学校要购买正版的杀毒软件，定期做好软件和硬件的升级和更新工作，避免给档案管理带来质量影响；最后，为了防止电子档案出现遗失或者盗取等情况，学校需要对档案进行定期备份，安装和开启防火墙，防止病毒和黑客的入侵。

(四)提升职员认知

在信息时代下，电子档案将成为档案管理的必然发展趋势，高职学校作为人才和知识的汇聚地，需要从发展的角度对全体教职员工开展教育和宣传，提升其对电子档案的认知，积极配合学校完成相关管理工作、首先，高职学校的领导需要发挥带头作用，转变对电子档案管理的认识，积极参与各种培训，提升对档案管理的重视程度；其次，高职院校要加强内部宣传，促使广大教职员工转变对电子档案的态度，以认真的态度配合相关部门做好档案管理工作，提升其工作效率和质量。

四、结语

总而言之，随着我国科学技术和信息技术的蓬勃发展，高职院校也要转变对电子档案的认知，积极探索电子档案管理在档案管理中的应用和实践，用电子档案逐渐取代纸质档案，为学校的正常运行提供保障，推动高职教育向信息化以及现代化方向发展。