企业集团档案信息资源整合与共享研究

翟艳明/上海汽车集团股份有限公司

所谓档案信息资源整合与共享，是指在“统一领导，分级管理”的档案工作体制下，根据精简、统一、高效的原则，实现档案实体资源、数据资源、应用系统的有机聚合和有效配置，扩大档案信息的利用范围，满足不同主体对档案信息的共享需求。对于企业集团而言，“资源整合能力是企业做大做强的关键”[1]。企业集团是由多个法人组成的联合体，每个法人都是资源产生、管理和利用的主体。整合分散在各个法人手中的资源，实现资源集聚化和价值最大化，是提升企业集团整体竞争力的重要途径。作为企业的基础性资源，档案信息资源是企业资源的重要组成部分。针对企业集团的性质和特点，研究解决档案信息资源整合共享的方法路径，具有十分重要的意义。一般来说，建设档案信息资源整合与共享系统是实现整合与共享的重要举措。

1 企业集团档案信息资源整合与共享系统需求分析

建设档案信息资源整合与共享系统，是企业集团提高竞争力和维护整体利益的内在需求。然而企业集团内又有各自独立的法人组织，如上海汽车集团所属的产品研发、生产、销售等各类企业达数百家，与集团的资产和从属关系也十分复杂，各企业在档案管理利用和维护自身利益方面存在多元诉求，因此建设档案信息资源整合与共享系统还需综合考量各方需求。档案信息资源整合与共享系统既是资源管理系统，也是一息发布和获取平台，既要满足面向集团内所有企业的开放需要，又要确保档案信息安全、访问权限可控。企业集团档案信息资源整合与共享系统至少应该满足以下三个基本需求。

1.1 档案信息开放存储需求。一是必须实现开放的档案数据接收功能，能够面向集团所有企业进行在线或离线的档案数据交接业务；二是必须满足大容量数据存储需要，不仅满足当前需要，而且要留有充分的数据存储拓展空间；三是必须满足档案信息安全存储的需要，采用有效的业务和技术手段，做好档案数据安全存储、安全备份，确保万无一失。

1.2 档案信息统一发布需求。档案信息资源整合与共享系统建设的最终目的是提供快速、便捷的档案信息查询与利用服务，实现档案信息共享。但是档案信息共享不是完全自由的、随意的，而是有条件的、得到有效管控的。因此既要满足档案信息共享需要，又要加强信息利用服务的统一管理；既要重视研究建设“一站式”的档案信息服务平台，提供开放、便捷的档案服务，又要建立档案信息统一管控、授权和发布机制，企业集团内的授权人员可以通过平台查询和共享利用档案信息。

1.3 档案信息安全控制需求。档案信息资源具有内向性和保密性，其整合与共享应该在确保信息安全可控的前提下进行。特别是对于企业集团来说，信息的安全可控尤为重要，知识产权、商业秘密等信息涉及企业的核心利益，一旦泄露可能会对企业带来重大损失，因此企业集团档案信息资源整合与共享系统应具有高度的安全性，不仅能够抵御外部入侵，而且能够在内部实现有效的安全控制。

2 企业集团档案信息资源整合与共享系统建设模式比较

企业集团档案信息资源整合与共享的基础是档案信息资源的集中管理。对于纸质档案，由于其内容依附于载体而存在，档案的集中管理只能通过档案实体的集中保管予以实现。而对于电子档案，其内容与载体是分离的，集中保存与分散保存均可实现对档案信息资源的集中管理，因此企业集团档案信息资源整合与共享系统建设的基本模式为集中式管理和分布式管理。

2.1 集中式。集中式模式指在企业集团内统一建设并部署档案管理系统，实现档案资源集中管理、档案信息统一发布。其运作方式是：第一，统一建设和部署。档案信息资源整合与共享系统及所需的软硬件设施由企业集团或委托所属单位统一规划、研发、采购，并在企业集团内统一部署、运作和管理。第二，统一存储。企业集团内各个单位将自身业务工作形成的电子档案信息统一按照规范要求向企业集团移交，形成电子档案信息资源池。第三，统一制度规范。通常由集团企业档案部门牵头负责制定档案信息整合与共享的相关标准及管理制度，在集团内统一制度、统一规范、统一工作依据。第四，统一提供档案信息利用。企业集团档案部门对集中保存在资源池中的档案信息，通过统一有效的管控措施实施档案信息利用授权、档案信息统一发布、档案信息服务推送等业务，企业集团内的单位和人员根据授权可以登录“一站式”系统平台获取和利用所需的档案信息。

集中式模式的优点在于：第一，一个企业集团只需建设一套软硬件设施，避免了重复投资和重复建设，节省了档案信息资源管理的成本。第二，档案信息资源及其管理系统的日常工作实现归口统一管理，通常由企业集团档案部门负责，其他部门及所属各单位不需再配置专人管理，降低了管理和维护等方面的人力成本。第三，以信息资源池的方式将档案信息集中存储于一个数据库中，易于统一标准、提高数据质量。

集中式模式也存在问题和缺点：第一，为了将档案信息资源集中存储，需要对档案信息数据进行迁移，这增加了数据泄露和损坏的风险，档案信息的真实性、完整性和准确性受到威胁。第二，海量的数据集中存储于一处，对数据库的容量和网络传输的速度要求较高，如果达不到要求，用户体验将会下降。第三，大量的档案信息资源集中存储在一处增加了安全风险，一旦发生安全事故后果比较严重。第四，由于企业集团内的所有单位采用统一标准和系统，作为独立的法人，各单位档案管理利用的个性化需求难以得到满足。

2.2 分布式。分布式建设模式指档案管理系统分别建设部署、资源分别存储、信息统一发布。其运作方式是：第一，分别建设和部署。企业集团制定统一的档案信息资源整合和共享标准体系，各单位按照标准自行组织研发和部署档案管理系统，各个系统在物理上分布于不同的地点，在逻辑上互联互通。第二，分别存储。与系统的分别部署相适应，档案信息分别存储于各个企业自身的数据库中，并由各个企业自行负责档案数据的采集、整理、管理和维护。第三，统一和分级相结合的档案信息利用服务。各企业可以在本单位系统平台上查阅利用单位内部档案信息。与此同时，企业集团建立统一的系统发布平台，各企业的档案管理系统与之挂接，企业集团按照既定的制度规定可以调用和统一发布分布在各个企业数据库中的档案信息资源，并实现对所属各企业跨单位利用档案信息的统一管理。企业集团内各单位和人员也可按照授权登录企业集团的系统平台获取所需的档案信息。

分布式模式的优点在于：第一，不需要对档案数据进行迁移，档案信息的真实性、完整性和准确性能够得到较好的保障。第二，档案信息分布存储于不同的数据库中，系统可对不同数据库中的数据进行分布式处理，减轻了服务器和网络传输的压力，可以提高数据的处理速度和用户的使用体验。第三，企业将档案数据存储于自家的服务器中，知识产权能够得到较好的保护。第四，系统由各企业自行建设部署，能够较好地满足个性化定制需求。第五，有利于降低档案管理系统的整体故障风险，各单位的单个数据库出现故障，不会影响企业集团档案管理系统的整体运行。

分布式建设模式也存在如下缺点：第一，档案管理系统重复建设，而且每个企业都需配置软硬件相应的管理人员，建设和管理成本较高。第二，档案信息由各企业自行负责存储和管理，质量控制难度较大。

3 企业集团档案信息资源整合与共享系统建设模式选择

通过上述分析可以发现，集中式模式是通过物理集中的方式实现对档案信息资源及其管理系统的集中管理，而分布式模式是通过逻辑集中的方式实现对档案信息资源及其管理系统的集中管理。笔者认为，当前企业集团档案信息资源整合与共享系统建设采用分布式模式更为适合。

第一，从保障信息安全的角度来看，分布式模式更具安全性。档案信息是由企业集团内的各个企业在业务工作中分散形成的，一旦生成便存储于企业自身的数据库中。如果采用集中式建设模式，需将档案信息整体迁移至指定的数据库中，这样势必会增加数据损坏与丢失的风险。此外，如果档案信息集中存储在一个数据库中，一旦该数据库发生故障整个系统将受到影响；而如果档案信息分布存储在多个数据库中，一个节点发生故障并不会影响整个系统的使用。

第二，从合理运用技术的角度来看，分布式模式更符合信息技术的发展方向。当前云计算已经得到广泛运用，“作为新一代的网络资源共享模式，它在网络资源共享尤其是网络信息资源共享等方面具有明显的优势：对用户端的设备要求低，使用方便；便于实现数据和应用的充分共享；有效节省社会资源等”[2]。云计算支持数据的分布存储与集中共享，因此分布式模式更加符合信息技术的发展方向。

第三，从维护企业利益的角度来看，分布式模式更容易得到企业的支持。出于提高资源利用效率和维护企业集团整体利益的目的，企业集团具有整合与共享档案信息资源的意愿，但与此同时，各法人企业又具有保护自身利益的诉求。集中式模式要求各企业将档案信息资源移交至指定的机构存储，这显然会降低企业合作的意愿。在目前的技术条件下，“将所有的电子文件信息集中在一起并不是难事，但是，体制和制度并不允许或者没有必要这样做”，“我们需要的是管理上的整合”[3]。

注释与参考文献：

[1]张维迎.资源整合能力是企业做大做强的关键.创新科技,2006(1):6.

[2]王良城.档案信息资源共享服务机制的战略构建.中国档案,2013(1):65.

[3]于英香.“区域—国家”电子文件管理整合：内涵、原则与路径.档案学通讯,2013(2):58.