房地产开发企业工程项目档案管理刍议

宣 莉/杭州滨江房产集团股份有限公司

房地产开发企业工程项目档案是指项目在立项审批、勘察设计、招投标、施工监理、竣工验收等环节中形成的文字、图表、声像等各种形式的资料，具有综合性、成套性、真实性的特点，为工程验收、日后使用及管理维护等提供了详实的技术依据；同时也是建设主管部门对建设项目质量进行评定的依据。工程项建设档案管理是房地产开发企业一项重要的基础工作。

1 档案管理存在的问题

第一，企业档案工作意识不强。近年来房地产行业发展迅速，企业领导对企业工程项目档案管理关注不多或根本无暇顾及，没有制定档案工作长远的、统一的规划；项目主管及管理人员对工程项目档案重要性也缺乏足够认识，抓好档案工作的主动性不够；工程建设队伍流动性大、人员不稳定，档案管理职责无法落实到具体人员，对此企业往往无所作为；项目各参建单位缺乏沟通交流，档案管理各行其是，对此企业没有制定工作规范予以引导。

第二，档案管理体制不完善。出于节约成本的考虑，许多项目建设部没有建立工程项目档案管理部门，也没有配备专职档案人员，更没有设立档案工作场所和档案库房、没有配备档案管理设施设备。项目竣工后工程项目档案除了移交当地城建档案馆，还要移交一套给房地产开发企业，但在实际工作中企业难以把控档案管理，拖延归档时间、移交的档案不齐全不完整的现象时有发生。

第三，档案管理现代化程度不高。企业开展工程项目档案管理缺乏相应的管理软件，计算机管理仅停留在“打字录入”的水平，档案管理现代化程度与工程建设快速发展的现状不匹配。浙江省实施“最多跑一次”改革后，全省城建档案馆相应调整了接收要求，规定工程项目档案移交时需要把竣工档案全部扫描，实现线下线上同时移交。笔者所在的杭州滨江房产集团股份有限公司有很多项目档案管理还只停留在“手工”加“实体”阶段，连最基本的数字化加工也没有开展，致使有的项目档案移交时达不到城建档案馆的要求而被退回，这影响了进馆时间，也影响了整体项目工程进度。

2 加强档案管理的对策

一是提高对档案工作的认识。要认识到房地产企业工程项目档案管理是一项系统性很强的工作、是房地产企业工作的重要组成部分，必须将档案管理纳入企业发展的总体规划之中。还要认识到档案工作涉及建设、设计、施工、监理、档案管理等众多部门，因此必须树立全局意识，努力争取企业领导和各职能部门的重视、支持与配合。

二是完善档案管理体制。第一，各参建单位应根据工程项目建设特点和工程项目档案管理要求，设立档案管理机构并配备专职档案人员，明确管理职责与权限。第二，建立工程项目档案管理网络体系，加强工程人员和各参建单位档案人员之间的业务交流和工作沟通。第三，建立考核制度。笔者所在的集团公司工程项目建设采取项目经理承包责任制方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，在签订工程项目承包合同时明确将工程项目档案工作列入工程项目考核之中，考核标准明确规定工程项目档案的归档范围、归档时间和质量要求，以及移交数量、套数等事项，要求参建单位对照执行；工程项目完成后不完全兑现项目承包奖，而是预留工程款的6%—8%作为保证金，只有档案工作通过考核、全部档案进行预整理和归档并由公司综合档案室签字，才能兑现项目奖。

三是加强档案工作监管。首先是实行项目档案登记制度。在项目开工之初，由项目部向承包方发放《建设项目进度表》《建设项目综合考核情况表》，要求承包方填写工程项目档案的形成数量、档案人员、档案预整理及档案保管情况等内容并每月报送。项目部收到报送表后及时向企业综合档案室报备，便于综合档案室及时掌握各项目的档案工作情况。其次是组织业务培训。企业每年要组织各参建单位召开座谈会，了解项目建设进展情况、项目档案工作开展情况和工作中的难点，宣传档案工作的重要性并提出具体要求。针对参建单位档案员流动性强的情况不定期组织档案业务培训，要求工程项目分管领导和项目档案员参加，由综合档案室工作人员进行档案管理业务培训，帮助他们及时掌握工程项目档案管理工作要求和操作规范。再次是抓住节点上门指导。综合档案室要根据登记表反映的工程项目进度情况，在项目关键节点上门指导档案工作，进一步明确总包单位、施工单位、监理单位、设备安装单位的工作职责。

四是推进档案信息化工作。一要将档案信息化纳入企业信息化建设总体规划。二要分步实施档案信息化计划。第一步是选择较为合适的单机版档案管理软件，首先按著录规则规范信息著录，建立条目级计算机检索系统；其次按照城建档案馆的要求对档案进行全文扫描，建立全文数据库。待这一步走稳之后再进行第二步，即设计专门的档案信息化方案、定制档案管理系统。