企业电子档案单套制管理实现路径探析

孔 瑾

中石化宁波工程有限公司

单套制管理对应的是基于现代信息办公系统应用，对其生成的电子档案进行分类归档时，只进行电子存储媒介的保存，不再对纸质凭证进行保存与管理的制度。这种制度是数字时代企业档案管理模式变革的产物，既降低了档案管理成本，又优化了档案管理流程，更是企业管理改革的必然要求。在国家有关电子档案单套制管理思路日益清晰的基础上，企业要不断地探索电子档案单套制管理的实现路径，逐步提升企业档案管理水平。

1 建立制度，明确电子档案单套制管理的规范要求

企业电子档案单套制管理模式的推行与落地，必然需要相应规章制度、技术规范的建立与完善。

1.1 要强化顶层设计

企业要按照电子档案单套制管理要求，制定统一的规章制度和技术规范。在管理方式层面，要从传统的分散管理转变为全程管理，从年度归档转变为即时归档，建立起电子档案“集中管理”“随办随归”的管理理念；在技术路线层面，要制定业务系统与数字档案管理系统的接口标准，制定电子文件元数据封装、归档规范等，并明确具体操作的详细规则，实现企业电子档案全生命周期管理制度的建立与广覆盖。

1.2 要持续调整

电子档案单套制管理制度的创新，需要根据企业的发展需求，对有关制度内容进行持续的调整，提高制度的应用可行性，确保各项内容与时俱进、落到实处。

2 加强配合，强化电子档案单套制管理的责任分工

鉴于档案工作的复杂性、综合性，以及电子档案单套制推行初期管理经验不足的实际情况，企业电子档案单套制管理的真正落地，单凭几个人或几个部门的力量是难以完成的，需要企业内部纵向和横向的高效协同。

2.1 企业领导层需要加强策划

企业领导层带头示范，自上而下地推行电子档案单套制管理模式，确保管理要求统一、管理流程清晰、各部门责任界定明确。

2.2 业务部门需要遵循规范

电子文件生成流转阶段的主要管理主体是业务部门。业务部门要按照一定的制度要求和技术路线，确保形成的电子文件及其元数据的完整性、真实性。

2.3 信息化部门需要协同配合

信息化部门承担着业务系统、档案系统的连接工作和维护更新工作，需要会同档案部门共同负责电子文件归档过程中真实性、完整性、安全性的检测，确保电子档案具有较长的生命周期。

3 创新技术，保障电子档案单套制管理的应用

在应用电子档案单套制管理模式的过程中，企业需要对海量的数据信息进行针对性管理，满足不同形式档案管理的需求。

3.1 要构建专门的档案管理系统

传统的档案管理系统，主要是对纸质档案进行有效管理，一些先进技术无法融入系统的设计中，导致无法提高档案信息的应用安全性。应将电子签名和日志管理等技术融合到档案管理系统设计中，对电子化归档处理的各个工作流程进行全方位的监督和管理。

3.2 要引入档案安全技术设计

将时间戳和四性检测等技术，应用到电子档案数据信息的管理中，确保数据信息在应用时，存在可追溯性；也可以应用非对称加密算法，提高档案数据信息的应用安全性，降低黑客入侵的风险；在进行档案数据信息保存时，还需要构建具备长期保存功能的仓储系统。

4 逐步过渡，实现电子档案单套制管理的有序转换

电子档案单套制管理的推行是企业管理改革的缩影，实践中，国家采用了从鼓励到引导，到试点试水，再到完全推行的推广路径。可先以纸质档案为主、电子档案为辅，再过渡到以电子档案为主、纸质档案为辅，最后根据企业的实际情况，真正实现无纸化管理。

企业电子档案单套制管理的实施，可以分三步走：

第一步，对不具有永久保存价值或关键信息价值的电子档案，进行单套制的归档与管理，而对具有永久保存价值和核心信息价值的电子档案，基于实际情况，将其打印为纸质档案同步归档保存。

第二步，具有永久保存价值的电子档案，在单套制管理模式中，应参考其与企业业务活动的紧密程度，有侧重，有筛选，由易到难，采取从声像档案到会计档案再到文书档案的试点策略。

第三步，跟随当前电子档案管理技术的发展情况，不断应用新技术、新产品，最终实现企业电子档案单套制管理的落地。

5 结束语

企业电子档案单套制管理实践，目前还处于摸索与试验阶段，企业应发挥自身能动性，不断创新与突破，积极关注档案信息化建设的发展方向，摆脱纸质档案管理思想的羁绊，逐渐从传统的双套制档案管理模式中摆脱出来，向单套制管理模式转换，在企业转型发展中实现档案管理模式的改革。