医院科研档案电子化管理的探索与实践

胡琪琦

中国人民武装警察部队海警总队医院

随着现代社会办公自动化的快速发展，以及电子文件的大量产生和归档，档案信息化建设面临的任务更加繁重。科研实体档案电子化，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速医院科研档案管理现代化的客观要求，也是提高科研档案利用率和服务水平的必由之路。

医院科研档案是在医学科研活动中形成的具有保存价值的文件资料，是科学活动的真实记录和反映。科研档案是医院创新技术、科技专利、前沿思想的集合，是非常宝贵的信息资源。传统的管理方式一直存在成本高、利用率低、原件损毁大等问题。因此，如何安全、有效地管理日益庞大的科研档案并满足快速查询的需求，建立一套完整的、系统化的管理机制，是亟待解决的问题。利用信息化手段管理与利用好科研档案，对提高医院的科研管理水平和促进科研成果转化，具有重要的意义。

1 医院科研档案传统管理方式的难题

1.1 存储难

我院科研档案仍然是以纸张为主要的存储介质，只有部分电子文档资料。纸质文件很容易出现发黄、霉变、破损等问题，所以难以永久保存和备份。另外，纸质档案要占用大量空间，随着数量的不断增加，这给本来就很紧张的存储空间带来压力，同时增加管理成本。

1.2 管理难

目前我院科研档案仍沿用传统的以手工为主的档案管理模式，需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失现象，给档案的利用带来管理上的诸多弊端。

1.3 查询难

传统的档案资料查询的流程是：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案在库房的存放地址，然后到库房调卷，办理相关手续。既耗时又耗力。

2 医院科研档案电子化管理的思路

2.1 历史档案电子化

对于历史科研档案，要准备必要的硬件、软件，组织人手进行集中扫描转化，即将纸质信息转化为电子文件，目前普遍采用的是PDF格式。硬件条件方面，除必要的电脑外，离不开高速扫描仪、平速扫描仪、数码照相机等设备。平速扫描仪只能扫描单页纸张，且速度慢；高速扫描仪可以扫描多页纸张，并且速度较快；数码照相机可以在不拆纸质档案的情况下进行扫描，比较方便，但有阴影的图片需要后期利用软件进行处理。3种设备配合，功能互补，可以实现对所有纸质档案的有效扫描。软件条件方面，我院目前没有档案管理软件系统，扫描后的电子文档实行本地存储，利用excel表格超链接功能实现目录与电子文档的链接。

2.2 新增档案电子化

归档过程中，在做好传统载体档案接收的同时，及时做好电子文档或扫描件的收集整理，实现传统载体档案和电子档案同步归档。

2.3 档案电子化查询应用

科研档案实现电子化转化后，即可以对电子档案信息进行存储、整合，实现资源共享和远程查询、调取。对不涉密的、利用率较高的档案，利用医院内网进行挂接，通过远程就可以直接查询需要的档案，真正实现方便、高效、快捷的目的。对于涉密的归档文件，需履行相关审批手续，然后到科教部门办理借阅，借阅的此类文件是对电子文件的检索和打印，借阅完毕需在一定的时间内主动归还。这在一定程度上保证了数据的安全性和可靠性，是归档的重点。

3 成果与经验

3.1 避免纸质科研档案的丢失

在档案管理过程中，因科研档案的利用率较高，在科研项目申报、运行、结题、验收、职称晋升、绩效考核等环节都需要反复利用，以往出现过整份档案丢失，或个别缺页等情况，造成无法挽回的损失。科研档案电子化后，从根本上解决了这个问题。

3.2 保护纸质科研档案不受损坏

纸质档案易潮、易损、易虫蛀，本身保存与维护成本较高，再加上大量调阅，势必会加速损毁。实行电子化之后，纸质档案仍按传统方式归档，电子档案用于查询利用。

3.3 提高科研档案的利用率

传统手工借阅档案，手续烦琐，造成科研档案利用率低下。实现电子化后，可以通过电脑查询，在本地或远程都能实现实时调阅，满足了医务人员对科研档案的利用的需求，极大地提高了科研档案的利用率。

总之，科研档案信息化管理是档案工作发展的必然趋势，是一项长期而又复杂的系统工程。要树立现代管理理念，转变管理模式，充分利用现代信息技术和设备，加大投入，创建平台，进一步完善硬件和软件设施，提高档案人员素质，不断拓展服务领域，真正实现医院科研档案电子化管理，提升档案事业发展质量和水平，从而推动医疗事业长远发展。