OA系统应用于医院档案管理存在的问题与思考

苏 琴

温州市第七人民医院

办公自动化系统（OA）通过实现办公自动化，优化管理组织结构，调整管理体制，提高效率，增强协同办公能力。随着社会科学技术水平的发展，借助高新技术的变革，将OA系统引入医院档案管理工作，提升了医院管理工作效率，也进一步推进了医院档案管理的发展与完善。在运用OA系统时也对以往的档案管理模式进行了创新，使档案管理人员工作观念得到转变，从而促进了档案管理规范化、标准化的实现。以下就OA系统应用于医院档案管理中存在的问题，提出几点对策，希望能为医院档案管理工作提供帮助。

1 OA系统应用于医院档案管理现状

OA系统的应用是医院档案管理的重要方式，能有效提高资源的利用率和工作效率。OA系统的应用也可推进医院档案管理的制度化、规范化、科学化，实现医院档案管理的信息共享、数字化以及沟通的高效性。OA系统是通过建立统一的标准来规范整个文件管理，包括规范医院业务系统的文件管理和完整的档案资源信息共享服务平台，主要实现档案流水化采集功能。OA系统档案管理模块包括公文办理、文档盒管理、档案借阅、文档整理、检索功能及档案管理系统接口等几个子模块，尤其突出对收文、发文、拟文等工作流程的定制和应用。

2 OA系统应用于医院档案管理存在的问题

2.1 技术管理人员水平不足

目前，医院应用OA系统进行档案管理时，没有配置专业网络技术人员。而委托的网络工程师缺乏在医疗方面的专业知识，导致医院档案管理工作存在一定的局限性。另外，本院负责应用OA系统进行档案管理的人员虽然有一定的档案管理知识，但相应的计算机操作技术能力欠缺，这也使得OA系统在医院档案管理工作中的应用受到极大限制。

2.2 对OA系统重视不够

OA系统作为日常管理系统的一种，其中的档案管理功能是将电子文档统一纳入OA系统平台，方便用户对档案进行浏览使用，使工作效率显著提升。目前多数医院受传统观念限制，认为纸质文件具有保存价值与法律意义，导致部分医院在应用OA系统的同时，还应用纸质文件，甚至少数医院不认可OA系统，仅认可纸质文件在档案管理中的作用，导致在医院各类档案的收集与归纳工作中OA系统的应用受到极大阻碍，也影响了OA系统的使用率。

2.3 网络平台搭建不健全

OA系统中电子文件通过网络数据进行传输，因此相关的签批、发布及阅读等功能的应用与实现，均需要依靠网络平台，但是多数医院在网络系统平台上的投入力度较小，导致网络系统平台缺乏稳定性与健全性，导致很多重要文件在进行数据传输的过程中存在丢失、签批失败等系统性问题。

2.4 OA办公系统电子归档不及时

虽然OA系统在医院档案管理中已经得到广泛引入与应用，但是尚未建立完整的电子归档制度，同时也未应用电子归档方式对医院档案信息进行分类归档。医院多数档案仍采用纸质文件进行归档保存，而纸质档案易出现丢失、受潮、受损等问题，导致医院档案管理中存在一定的安全隐患。

3 OA系统应用于医院档案管理的改进对策

3.1 培养复合型专职人员

设置专业专职人员负责OA系统的开发与维护，并完成档案管理工作。首先，需对网络工程师进行医疗相关知识理论的培训，使医院档案管理的开发与维护与医院实际相吻合，同时选取网络知识与档案管理知识兼备的复合型人才作为OA系统管理的专职人员。医院也需定期对专职人员进行OA系统相关业务培训，提高专职人员的综合素质水平，进而使医院档案信息化管理能力大幅度提升。

3.2 提高各部门对OA系统的重视程度

医院需重视OA系统在医院档案管理中的应用程度，积极主动开展OA系统相关培训与教育工作，改变医院工作人员对于OA系统的思想认识，提高各部门对OA系统的重视程度，并在日常医院档案管理工作中规范性应用OA系统开展电子归档及办公，使OA系统在档案管理中的优势得到充分发挥。

3.3 重视网络平台建设

医院加大网络平台搭建的资金投入，可使OA系统在医院档案管理中的高效性、安全性大幅度提升。OA系统的共享主要依赖网络传输，因此，稳定的网络平台对于OA系统的信息提交、存储、检索、共享等均具有重要作用，可实现OA系统与其他部门之间的沟通协作，进一步推动OA系统的完善运用。

3.4 健全电子归档制度

医院要高度重视电子归档工作，结合文书档案管理工作实际情况，建立起科学合理、行之有效的电子归档制度。制度要将电子归档的存储设备、操作流程、归档管理负责人等包含在内。要从细节之处入手，将电子归档制度落到实处，这样才能有效让医院文书档案更加安全、完整和真实。

医院档案朝电子信息化的方向发展是大势所趋。OA系统的运用在医院办公和档案管理中起到了极大的推进作用，提高了各大医院的管理水平和工作效率。要不断地促进和完善医院OA系统的建设，最大限度地发挥OA系统在医院档案数字化管理中的功能。