协同机制下的新冠肺炎疫情防控档案工作实践与思考——以宁波市卫健系统为例

李海芬，戴佳颖

宁波市疾病预防控制中心，宁波市卫生健康委员会

2019年底起，一场突如其来的新冠肺炎疫情，在人们生活中留下不可磨灭的记忆。新冠肺炎疫情是重大突发公共卫生事件，涉及的地区、人员、部门相当广泛。在直面疫情的防控中，医疗卫生机构处于与病毒较量的最前沿。如何在施政管理、预防控制、医疗救治过程中进行档案的收集、管理和利用对档案部门提出了新的要求。

1 宁波市卫健系统新冠肺炎疫情防控档案工作情况

自疫情发生以来，围绕着新冠肺炎疫情的各类档案在一刻不停地产生和传播，疫情防控档案具有来源广泛性、内容及载体多样性、利用受限性、材料产生随机性和阶段性、延续时间不确定性等特点。为了更好地记录和保存这一具有重大影响的突发公共卫生事件的防控过程，宁波市卫健系统以全局观念整体推进部署建档工作，系统内全面覆盖，力争达到“应收尽收，应归尽归”的目标要求。

1.1 卫健行政部门着眼全局，以大档案理念引领系统内各单位协同建档

1.1.1 突破单纯的档案室思维，整体推进疫情防控建档工作

积极响应国家、省、市档案部门关于疫情防控档案工作的要求，及时下达相关文件，确保各级各单位对疫情防控档案的工作要求和归档范围明晰。及时出台归档指导文件，增强疫情防控建档工作的针对性和可操作性。及时通过档案协作组QQ群，向系统内各单位的档案员推送相关文件，确保文件送达不延时、不遗漏。

1.1.2 创新工作机制，以档案协作组为抓手，跟进各医疗卫生单位疫情防控档案工作进展

疫情初期，在没有相关文件依据的情况下，及时梳理2003年非典档案的归档目录和归档范围，指导市本级各医疗卫生单位确认初步的收集框架。省市档案局相关文件下达后，及时出台《关于做好全市卫生健康系统新冠肺炎疫情防控档案工作的通知》，明确建档的职责和要求，制发文件材料归档范围和保管期限表，疫情防控数码照片、声像和实物档案材料收集归档范围和工作要求。

疫情防控常态化阶段，充分发挥宁波市卫健系统档案协作组的作用，及时收集各单位在收集和归档过程中的问题，由协作组汇集并整体提交问题，再就明确的回复分发至档案协作组QQ群分享。这样既减少了档案行政部门的答疑时间和频次，也有利于各单位问询时效的提升与频次的降低。

1.1.3 加强与档案部门的沟通，确保疫情防控档案的规范化

以工作座谈会形式，邀请宁波市档案局专家，对市级医疗卫生单位的档案工作负责人和档案员进行现场答疑。通过整体提交问题，当面及整体反馈问题确保各单位在归档过程中针对同一问题，做到标准统一。会后形成文件，对全市的医疗卫生单位提出相关要求，参照执行文件，确保工作扎实有效推进。

1.2 各单位结合实际，多措并举，实现疫情防控档案的引流归档

面对疫情防控档案短期“井喷式”的高时效、高通量的信息收集和利用需求，如何实现疫情防控档案信息的高效引流是各单位档案部门的首要任务和关键所在。

（1）确立“战时”档案工作机制。在疫情防控总体工作框架中设立档案工作组织，建立健全档案工作网络，确保档案工作的双协同，即系统内各档案室之间的相互协同和在本单位内以工作组或工作专班等形式实现协同。

（2）全域视野拓展疫情防控档案信息“三间”（人间、系统间、网络空间）分布收集路径。在明晰归档范围等相关标准和工作要求基础上，从工作组（工作专班）、相关经办人的“人间”主动收，到OA系统和档案软件“系统间”自动收，再到新媒体等“网络空间”跟踪收，拓面抓细，确保归档多元化。

（3）清单化管理确保收集齐全完整、重点突出。从传染病救治、应急管理等多角度确立应收材料的要素框架。从历次版本的防控方案和诊疗方案中找准材料收集的关键点和着力点，梳理出收集清单，以清单式精细化收集，提高收集的针对性和时效性。

（4）畅通预归档渠道。根据疫情防控的不同时期，适时分阶段全过程收集，开通专用归档渠道，网络实时归档、后续适时归档和表单导入归档等多种方式并行。

除此之外，在安全保密的前提下，通过利用档案出版画册、举办专题展览、摄制医师节宣传片等形式，宣传抗疫精神，传递正能量，发挥档案价值。

2 宁波市卫健系统新冠肺炎疫情防控档案工作难点

疫情防控涉及面大，量广，各单位间的档案协同共享不够，由于各单位档案工作力量配置和工作水准的不均衡，收集工作的进展和收集的完整性难以实现同频。档案工作队伍力量薄弱，在应对突发公共卫生事件时，响应速度和应对能力不够“硬核”，经验不足，手段有限。档案意识有待加强，档案工作人员职业敏感性不够突显，抗疫一线人员的档案留存依从性主客观限制因素多。各单位的档案管理系统和收集方式还是基于传统模式的手工和半自动化水平，无法满足疫情期间高时效、高通量的信息收集和利用需求。

3 宁波市卫健系统新冠肺炎疫情防控档案工作思考

3.1 完善制度、强化队伍，提升档案保障能力

遵照《档案法》《国家突发公共事件总体应急预案》《重大活动和突发事件档案管理办法》等法规，规范疫情防控档案相关管理制度，健全预警响应机制，完善档案管理应急预案，完善突发公共卫生事件档案工作流程和制度。预归档、每周归档制、以日志等形式及时记录突发公共卫生事件工作备忘录、例会制等，均是比较适用的工作方法和机制。

加强人才队伍建设，推进学科建设。档案员要有档案应急的职业敏感、留档存史的使命感、兰台有责的匠心担当。

3.2 提升各单位档案管理系统的一体化、智能化水平

采用现代信息技术，优化档案工作环节，尽量缩减人工环节，采用小程序辅助或档案管理系统自带抓取功能，实现预归档的批量录入。把专业档案的归档标准嵌入系统，降低因人员专业素养对建档质量的影响，降低人员时间的耗费，提高效率。

3.3 建立疫情防控档案专题数据库

鉴于疫情防控期间档案协同利用的需求突显、时效性强、即时响应的紧迫性等特征，建设统一的疫情防控档案专题数据库，汇集分散在各部门的档案，利于信息共享利用和长久保存。各医疗卫生单位的疫情防控档案可以在完整归档的基础上，采用移动硬盘移交电子副本的方式汇集到宁波市卫生健康委员会的档案管理系统里；宁波市卫生健康委员会同期将汇集完整的市本级疫情防控档案电子副本移交进宁波市档案馆，确保区域范围内疫情防控档案的完整和丰富，有效提高疫情防控档案数字资源的集聚力。同时，宁波市卫健系统可以在市级医疗卫生单位开发微信小程序，实现各单位疫情防控档案的跨部门查阅，从而扩大档案的共享范围和利用响应效率。