企业退休人员档案管理成本分析与研究

阮 渊

杭州市企业退休人员管理服务中心

近年来，随着城市化进程的加快，我国企业退休人员数量急剧增加，根据一人一档的原则，企业退休人员档案数量也随之迅速增长。与之相对应，各级企业退休人员管理机构在档案管理方面的成本投入与重视程度水涨船高。

根据工作实际，可将企业退休人员档案管理成本按照对业务量增减变动的敏感程度分为固定成本和可变成本两大类。其中，固定成本主要包括库房、档案密集架、空调、除湿机、裁纸刀、打洞订书机、灭火器、监控报警装置等档案管理设备设施的购置费用；可变成本是指人工成本、档案材料的收集获取成本、耗材成本、信息化成本、档案利用成本与信息审核成本等。

1 影响企业退休人员档案管理成本的因素

1.1 集中管理与分散管理

集中管理与分散管理是企业退休人员档案管理的两种不同模式，各有优缺点，产生的档案管理成本也不尽相同。集中管理是指将企业退休人员档案的管理权限收拢到较高的管理层级，以市或者区为单位进行统一管理。根据规模效应理论，当档案馆扩大到相当规模以后，平摊到每一份档案上的各生产要素成本将小于小规模的档案馆。[1]例如，大规模采购档案密集架与标签、分页纸等耗材有利于向供货商争取低廉的价格；在有效的分工协作下，每一名档案管理员可照管的档案数量也将有所增加。不过，集中管理虽然有助于降低企业退休人员档案的固定成本、耗材成本和人工成本，却会增加档案利用成本。由于企业退休人员年龄较大，许多人腿脚不便，如有查档需求，大多按照社会化管理隶属关系向所在街道或者社区提出申请。在分散管理的模式下，街道、社区的退管经办人员在本单位的档案室里就可以查阅到档案信息。但如果集中管理，街道、社区的经办人员则需要将查档需求上报，经上级档案保管机构同意后才可调档。

1.2 信息技术利用率

传统人事档案以纸张为载体，对储存环境的要求较高，一旦保管不当，就会出现潮湿、虫害、氧化等情况，需要耗费大量的人力物力进行修补。此外，纸质档案占地面积大、查阅程序较为烦琐，客观上也造成了档案管理成本的上升。近年来，随着计算机信息技术的发展，无纸化办公逐渐成为潮流，档案数字化的呼声也越来越高。数字化档案具有保存空间小、不易变质、调阅方便、后续维护成本低等优点，网络传输的便捷性能显著降低档案运输成本，尤其能在异地企业退休人员档案的管理过程中发挥重要作用。

1.3 档案管理机关的行政效率

各级企业退休人员管理经办机构是企业退休人员档案的管理部门，因此从管辖权角度看，企业退休人员档案管理是一种行政行为，可以从主观和客观两个维度分析档案管理成本。[2]主观方面的影响主要来源于档案管理员的事业心与责任感、业务水平、协作意愿以及道德标准，客观因素则包含了办事流程的科学性、组织架构的合理性、人事考核制度的有效性等方面。缺乏效率的行政模式将使工作人员人浮于事，助长浪费之风，增加内耗，提高档案管理成本。

1.4 企业档案管理部门水平

企业退休人员档案是人事档案的一个分支，按照归档权限，企业退休人员在职期间产生的案卷资料都应由其所供职的企业入档，待退休后再移交政府部门管理。因此，企业退休人员在职时所在单位的档案管理水平直接影响档案质量。现实中，大部分国有企业管理较为规范，一般会聘请专职档案员管理人事档案，因此普遍存在从大型国有企业退休的老人档案材料较为齐全、分门别类较为明晰的情况，而中小型民营企业的退休人员档案材料较为凌乱，待政府部门接手后需投入更多精力归档整理。

2 降低企业退休人员档案管理成本的途径

2.1 档案数字化

数字化档案以计算机为载体，通过扫描的方式将纸质档案保存成电子文本和图片，既节约了存储空间，又能有效避免纸质档案因受潮、虫害、火灾等外部灾害而受损。数字化后的企业退休人员档案查阅起来非常方便，只需输入退休人员的身份证号码，就能调出对应的档案，节约了档案利用成本。当然，电子档案的制作过程中会产生额外的数字化成本，主要包括扫描数字文件的人工开支、扫描仪和计算机硬件设施的采购费用等，但由于大部分企业退休人员退休后需要补充入档的材料数量几乎为零，所以只需在档案移交政府部门时一次性数字化入库后就可一劳永逸，免去了逐年更新的后续开支，总体而言利大于弊。

2.2 集中保管，分散查询

传统的企业退休人员档案管理方式只有集中保管与分散保管两种，无论选择哪种模式，优缺点都十分明显，但电子信息技术的发展让两种模式的结合成为可能。集中保管能利用规模效应提高档案的管理效率、降低材料采购成本；分散查询又能利用信息技术将数字化档案传输到各街道、社区的退管经办网点，降低档案运输与查档成本，让企业退休人员在家门口就能办完档案业务，一举两得。

2.3 探索业务外包模式

档案业务外包是指将档案管理中的一些非核心职能移交给专业的承包机构，从而集中档案管理机构的精力深耕核心的档案业务。[3]在企业退休人员档案管理实践中，较为常见的外包业务模块是档案整理与数字化制作。专业的档案承包公司拥有高素质的从业人员与高标准的硬件设施，能帮助政府机构有效降低档案管理成本，是非常经济的选择。

2.4 制定档案接收标准

企业档案管理部门是形成企业退休人员档案的第一道关口，直接影响了企业退休人员档案质量。由于档案管理并非企业的核心业务，一些企业高层领导未能予以足够重视，在生产经营过程中只着眼于抓利润、抓销售，聘请的档案管理员缺乏专业的档案管理知识与经验，造成了入档不及时、材料分类不正确、保管不到位甚至遗失、篡改、破损的情况。当企业退休人员档案被移交给退管经办机构以后，需要耗费大量的时间和精力甄别真伪，进行系统的整理。

针对不同企业档案管理水平参差不齐的问题，政府部门可以制定规范性的行业标准，定期组织档案管理员培训，从源头上规范在职人事档案的归档与整理，帮助企业提高档案管理水平，从而降低接收档案后重新整理、核对档案资料的成本。