工程建设项目档案数字化中介服务问题及有关建议

张月萍

杭州市公共交通集团有限公司

档案数字化是指将档案内容通过一定的技术手段转化为数字化的电子档案的形式，并在此基础上开展档案信息的储存、组织、检索、维护等相关工作。工程档案数字化中介服务则是由专门的中介服务结构为工程建设部门提供相关的档案数字化服务，通过自身较好的专业素质能力来协助工程单位做好档案工作。

电子档案相较于传统纸质档案的显著优势促使各个行业不断推进档案数字化工作的开展，杭州城建档案部门“工程档案网上预验收”项目的提出便是一个重要的体现。不过在实际的档案工作开展中，不少企业单位本身的业务重点不是档案工作，从而导致其在档案数字化的进程中会存在较多的问题或缺陷，无法保障档案数字化的质量以及数字化下的良好管理或者数字化成本较高。因此，在这一背景下，档案数字化中介服务获得了良好的发展，以专业的档案数字化人员、高性能的档案采集设备为有相关需求的企业单位提供全方位的档案数字化服务。

1 工程建设项目档案数字化中介服务中存在的问题

1.1 对“工程档案网上预验收”项目相关政策、要求的解读不到位

当前部分档案中介服务机构或者机构中的部分人员对“工程档案网上预验收”项目的相关政策、要求没有进行认真、详细的解读，导致其在工程档案数字化工作的开展中没有严格按照相关的规范、要求进行，影响了工程档案的验收通过，对工程建设单位和中介服务机构造成了较大的损失。

1.2 档案中介服务机构与工程建设单位之间的沟通协调不畅通

在档案中介服务机构为工程建设单位提供档案数字化服务的过程中，双方必须做好相应的协调和沟通工作来保证档案数字化的顺利进行。然而当前在工程建设单位与中介服务机构之间的沟通协调环节上还存在着一定的困难，其主要表现为双方在档案数字化的专业认知上存在差异，进而出现了工程建设单位对档案服务机构的工作流程不熟悉，无法提出有效的工作意见，中介服务机构则对工程项目情况不了解等现象。

1.3 工程建设单位对工程档案中介服务内容约定不够完善

工程建设单位在委托档案中介机构服务时，主要以完成项目档案主管部门验收为目的，其在服务内容约定过程中，以城建档案移交目录为准，容易忽略城建档案验收清单以外的工程资料服务，如建设单位在项目管理中的往来函件、监理日记、房产测绘等重要项目资料，容易在项目竣工投用后的资料查阅阶段出现部分资料未归档、遗失等问题，与建设单位工程项目资料的全过程管理要求有一定的差距，给项目投用后部分资料的查阅等带来一定困扰，容易出现遗失、未归档等情况。特别是工程建设单位在部分重大项目实施中，容易出现合同纠纷诉讼案件，对项目过程资料的原始凭证查阅需求较大，项目资料归档内容不全面、不完善的不利因素较为突出。

1.4 工程建设项目档案的安全性承诺和保障有待加强

工程建设单位需要对工程档案中的部分内容进行严格的保密，而档案中介服务机构通常会通过与建设单位签订保密协议来保障档案的安全性、保密性。不过在实际的工作开展中，即使签订了保密协议也不能够完全地保证信息不被泄露，例如部分缺乏职业道德的工作人员通过泄露档案获取不正当利益。档案中介服务机构如何做好档案安全性承诺，使工程建设单位能够提高对自身的信任是一个重要的问题。

2 工程建设项目档案数字化中介服务的相关对策建议

2.1 深入解读“工程档案网上预验收”项目的相关政策，规范工程档案数字化工作

档案中介服务机构要想顺利地达成帮助工程建设单位档案通过验收这一目标，就必须对“工程档案网上预验收”项目的相关政策、要求进行认真、详细的解读，并将其落实到实际的工作当中。一方面，档案中介服务机构在提供工程档案数字化服务前要组织相关管理人员以及技术人员对“工程档案网上预验收”的相关政策进行学习，并总结政策中对数字化档案提出的各项要求、标准和规范。另一方面，要将工程档案数字化的相关标准、要求转化为工作制度和工作流程落实到具体的工作当中，保证相关标准、要求的实施具有足够的强制性，进而为工程档案数字化规范提供有力的保障。

2.2 在档案数字化部门中成立专门的沟通、协调小组，负责与工程建设单位进行对接

为了保证工程档案数字化工作的顺利进行以及工程档案能够全面反映工程情况，档案中介服务机构可以从负责该工作的部门中直接抽调1—2名技术人员与机构其他相关部门成立专门的沟通、协调小组，实现档案数字化工作与工程建设单位的良好对接，避免因沟通环节、层次过多而出现信息传递谬误的情况。

工程建设单位约定数字化档案中介服务内容时，应全面、系统地考虑数字化归档需求，归档内容范围应大于或等于城建档案职能管理部门要求的移交归档清单，并在服务合同中予以明确，可有效实现项目全过程档案的数字化归档目的，将为投用后各类项目资料查阅带来极大的便利性，实现档案作用最大化。

2.3 积极采取多种措施，最大限度保障工程档案的安全性和保密性

针对工程档案数字化中介服务中档案的安全性、保密性问题，档案中介服务机构可以从以下几个方面采取措施。

第一，要在档案中介服务机构内加强法律宣传教育，提高相关人员的法律意识，使其意识到自身担负的责任以及造成档案泄露会承担的后果。

第二，要加强对档案安全性相关责任的落实，对档案的采集、整理、数字化等环节进行精细化的责任划分，保证在档案出现安全性、保密性方面的问题时能够将责任追溯至具体部门及个人。

第三，要做好中介服务机构内的档案安全建设，包括软件系统、硬件设施、网关等方面，严格禁止档案处理设备与外部网络或外部储存硬件连接，做好硬件设施的安保、维护工作，加强对办公区域的网络监管、视频监控等。