提升轨道交通建设项目档案质量的若干要务

孙智影

金华市金义东轨道交通有限公司

建设项目档案，又称基本建设档案，是指在建设项目立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等活动中形成的科技档案。而轨道交通项目具有建设规模大、涉及专业多、建设周期长、综合协调难度大、参建单位多等特点，轨道交通建设项目档案不仅是建设全过程的反映，而且将对轨道交通资产的维护改造以及经营管理发挥举足轻重的作用。

目前轨道交通行业建设单位档案管理方面普遍存在一些问题，以金华市轨道交通集团有限公司为例，存在档案人员组织架构未建立完善、在职人员档案专业技能不过关、公司领导不重视档案工作等问题，这些问题直接影响了轨道交通建设项目档案的质量。

作为对项目档案工作负总责的建设单位，确保轨道交通建设项目档案收集齐全、完整，整理符合规范要求，做好轨道交通建设项目档案过程管控尤为重要，现就建设单位如何提升轨道交通建设项目档案质量进行探讨。

1 建章立制，抓好源头管理

健全制度规范是项目档案工作有序开展的基本保证，为抓好项目档案管理的源头，增强规范化管理意识，建设单位首先应根据轨道交通建设项目管理实际，参照行业标准，建立归档范围及保管期限相关制度并报当地档案行政管理部门审批。归档范围是项目档案归档制度的核心内容，正确划定轨道交通建设项目档案的归档范围，是保证项目档案完整和质量的关键。

建设单位还应制定企业档案管理办法，明确档案管理机构、职责及工作机制，完善项目档案管理的规范及程序，并且建立项目档案奖惩制度，要求项目档案形成者严格按照有关标准和要求共同完成项目文件材料的归档和项目档案管理工作，并强化监理及业务部门的审核职责，对归档文件层层把关，杜绝不合格档案入库。

建设单位也可根据不同城市轨道交通建设项目的实际需求，建立针对不同参建单位的档案管理细则，如施工监理档案管理细则、设计勘察文件归档细则及招投标合同文件档案管理细则等。针对不同工程建设阶段明确组卷要求、竣工图编制要求、声像档案相关要求及单位工程档案验收要求等内容，进一步完善项目档案工作制度，并组织协调工程管理相关部门及参建单位实施。

2 前置服务，强化业务指导

轨道交通建设项目档案验收及归档工作往往在工程竣工验收阶段，但建设单位应当将档案工作前置，在项目初期就介入档案工作。在与参建单位签订工程合同时就应设立专门条款明确项目档案职责、文件形成质量要求等内容，并将此部分内容加入合同履约考核项目，作为合同款支付的前提条件。

建设单位档案部门要主动介入，加强对档案工作的指导与监督。在项目开工前制定档案工作方案，及时对参建单位进行项目文件管理和归档交底。建立项目联系人信息组，及时跟踪各参建单位在归档文件形成、收集、整理、验收、移交方面的进度，提供日常咨询及现场业务指导服务。定期组织大型档案培训，对档案工作中的共性问题进行汇总并统一解答，提升项目整体档案管理水平。建立档案归档业务知识库并不断更新，及时提供给参建单位学习参考，从而进一步提升轨道交通建设项目档案质量。

3 审核把关，提升验收效率

单位工程档案验收对档案的质量提升起着关键的作用，建设单位要严格把关，避免验收流于形式，提升验收效率。建设单位应组织运营公司等关注档案质量相关部门及单位，重点对施工监理单位竣工档案的完整性、准确性进行检查，包含综合管理文件、技术管理文件、测量监测文件、原材料质量证明文件、施工记录、施工试验检验记录、验收文件、竣工图及声像档案等。档案验收通常分为预验收及正式验收两步，由于档案预验收耗时较长，且流程相对简单，可安排在单位工程质量验收之后单独进行，预验收的通过与否直接决定正式验收能否顺利召开。正式验收主要是针对预验收存在的问题进行复核。

4 主动作为，提高外包质量

主动借助中介机构力量，尽可能选择工程档案经验丰富、人员设备配备完善的大型档案中介机构对轨道交通建设工程档案管理质量进行管控。加强中介机构在档案鉴定方面的作用，要求做到逐页鉴定，逐页审查，不符合要求的档案一律退回整改。待组卷、打码、著录、扫描完成后上传建设单位档案管理系统，建设单位档案管理人员负责线上审查，同时对档案内部质量及档案加工质量进行逐页审核，把好轨道交通建设项目档案质量最后一关。

轨道交通建设工程档案是轨道交通资产的一个重要组成部分，它不仅是轨道交通建设的重要体现，同时对维权审计、改建扩建及后期运营的管理、维护、经营同样起着重要作用。

我公司通过以上4点管理措施，不仅提升了轨道交通建设项目档案的质量，同时受到了档案主管部门的认可，为金义东项目试运营前档案专项验收的顺利通过奠定了基础，也为轨道交通建设的持续稳定发展提供了保障。