加强设计院档案工作探讨——以化工设计院为例

高天娇

浙江工程设计有限公司

1 化工设计院档案工作的重要性

化工设计院档案工作的主要内容是对日常工作中的设计图纸、文字材料等进行收集整理，然后分类归档保存。档案工作是化工设计院各项工作的重要内容，是化工设计院发展过程的真实反映，是化工设计院内部文化实力的体现。

1.1 反映了化工设计院历史发展过程

化工设计院档案中关于设计院建设、发展，以及设计研究的相关内容，真实反映了化工设计院的历史发展过程，是化工设计院发展历史的见证，也为新进工作人员了解化工设计院的基本情况提供了珍贵的一手资料，给新进工作人员的工作和未来发展方向提供了指导方向，有利于工作人员的未来发展。

1.2 体现了化工设计院文化软实力

化工设计院档案包含化工设计院设计研究全过程资料以及设计研究成果，这些研究资料和研究成果是设计人员工作经验的总结，是设计人员智慧的结晶，是化工设计院文化实力的体现。

1.3 是化工设计院日常工作的依据和参考

化工设计院承接的各个工程项目中的图纸、设计任务书、项目报告、工程项目造价信息、工程项目招投标信息等，对于化工设计院今后的工作而言具有很高的参考价值和指导意义，也是新员工积累项目设计经验必不可少的学习资料。

2 化工设计院档案工作中存在的问题

2.1 数字化率低，信息化进程慢

化工设计院目前存放着一定数量的纸质档案，包括不同项目各子项、各专业设计底图（硫酸纸），各专业设计计算书，程序规定要归档的材料，等等。受专业化水平限制，化工设计院大多选择档案数字化外包，将档案数字化业务委托给专业机构，专业机构利用自身的计算机、多媒体、互联网等数字化技术手段，完成化工设计院提出的档案数字化业务要求，但由于档案数字化管理尚处于初级阶段，化工设计院档案数字化率还较低。

2.2 档案意识薄弱，归档不及时，收集难度大

化工设计人员熟悉石化、化工类工艺流程，编制可研报告、安全专篇、职业病防护设计专篇等。他们工作重点在工艺参数调整和修改，平时不太重视文件材料归档工作。一些设计人员在项目结束后没有及时将需要归档的文件材料整理移交给档案室。在项目设计过程中，设计人员将图纸等材料随意堆放，没有集中保存，处理方式过于随意，需要档案员多次催交，收集难度大。

2.3 业务系统与档案系统归档集成效率不高

OA系统、CAD系统与档案系统的归档集成，通过接口方式实现。化工设计院拥有的数据来源广泛、格式众多，随着设计院业务的不断拓展，档案数据量快速增长。OA系统、CAD系统与档案系统的文件，在审批流程中流转速度慢，审批所需时间长。档案系统处理速度慢，影响档案人员的工作效率。

2.4 档案人员队伍建设滞后

化工设计院普遍缺乏专业的档案人员。档案人员需要了解并掌握档案学、计算机等相关专业的知识。目前化工设计院一些档案人员是原有设计岗位调整过来的，缺乏专业知识与实践经验，业务水平滞后，不能适应现代化管理方式，更不能在原有的基础上创新。

3 加强化工设计院档案工作的措施

3.1 健全完善档案工作体制

档案工作人人有责，做好档案工作不仅是档案部门和档案人员的职责，也是各级领导、管理人员和广大设计人员的共同职责。强化档案工作领导责任制，一是要求各部门必须明确档案工作主管领导，对本单位的档案工作负主要责任；二是强化专兼职档案工作人员的岗位责任制，确保各类档案的建档工作落到实处；三是切实将档案工作纳入各级各类人员的考核范围，逐步建立激励与约束并重的档案工作考核机制；四是加大档案宣传力度，增强全员档案意识；五是建立档案工作责任追究制度，对丢失、损毁档案，造成重大损失的相关责任人，依法依规追究其相应责任。形成各部门共同参与的档案工作氛围，为综合档案室依法依规开展档案工作提供支持创造条件。

3.2 推进档案信息化建设

纸质档案向电子化档案的转变，不仅可以节约空间，还可以加快档案信息化建设。档案信息化管理可以仅凭使用关键字就能找到相关的信息，快速地实现对档案信息的传送工作，提高对档案信息的利用效率，方便信息的共享以及传输，实现档案资料安全、长久、科学的管理和使用。推进档案在“存量数字化、增量电子化”方面的成果，下一步将积极推进数字档案室建设，着力提升档案信息化应用层次。解决档案数字化率偏低、信息共享度较差等问题，同时要解决好跨门类、跨领域、跨地域档案资源的整合问题。

3.3 提升档案人员业务素质

针对档案人员数量少、专职少、业务能力不强的问题，明确综合档案室的专职档案人员的配备标准（各单位应至少配备1名专职档案人员，500人以上的单位应至少配备2名，并根据工作实际需要适当增加）。要求从事档案工作的人员原则上纳入专业技术职称系列。加强高素质专业化档案人才队伍建设，注重对在职档案人员的培训和继续教育，要求档案人员定时参加档案培训，提高档案业务水平。同时要引进计算机专业人才，推进档案信息化建设。