如何做好文件保密、归档与利用

刘 涛

(大同煤矿集团白洞煤业有限责任公司，山西 大同 037029)

在科学技术迅速发展的二十一世纪，随着智能化办公设备的普及，信息的承载形式也发生了改变。现今社会上文件的形式越来越多样化，从传统的纸质文件，到新兴的音频、视频、文档等电子文件，文件的种类变得越来越繁多。这同时也对传统的文件管理方式造成了冲击。然而与之相对的是，在现今的信息化时代，信息往往是一个组织做出决策的关键。文件的管理工作变得越来越重要，这就对文件管理工作提出了更高的要求。本文从社会需求出发，在文件的保密、归档，以及利用方面，对文件管理工作进行了探讨。

一、文件的保密工作

(一)文件保密工作存在的问题

要做好文件的保密工作，首先，就需要了解在文件保密过程中存在哪些漏洞。传统的纸质文件与现在普遍使用的电子文件，在保密性能方面各有优缺点。

传统的纸质文件更容易保护和保存，只要存放好文件的载体，基本就不会有泄密的风险。但是相对的，在纸质文件的保密过程中，如果工作流程不严谨，就容易导致泄密。比如文件的初稿、讨论稿等，由于不是正式文件，工作人员在这些文件的保密过程中很容易掉以轻心。另外，在文件的复印、传输、存档等过程中，往往会经过多人的传递，如果其中有一人出现了工作上的疏忽，也很容易导致泄密。并且纸质文件一旦泄密，往往很难留下痕迹，也就难以找到泄密的线索。

而对电子文件来说，在保密工作中还存在另一个泄密风险，也就是电脑的漏洞。如果电脑的工作系统被黑客入侵，就很容易导致机构的信息泄露。除此之外，文件经手人员不严谨的行为也容易导致文件的泄密。例如，使用保密程度低的通讯方式，如网络邮箱、聊天工具等，传递文件，在使用文件后忘记销毁电脑上的文件等，这些不严谨的行为都很容易导致文件的泄密。

(二)文件保密的策略

针对以上提出的几点问题，有以下几个策略能够帮助降低文件泄密的风险。

第一点是，从文件修订第一稿开始，就做好文件的保密工作。纸质的笔记、讨论稿、文件稿等要及时回收并销毁，电子文件则要注意及时销毁多余的备份，尤其要避免将需要保密的电子文件传输到保密性低的设备中。第二点是，加强对机构工作人员保密意识的训练。除了文件管理机构的工作人员外，参与文件制定、传输的人员也需要了解文件保密工作的重要性，并且需要对基本的保密手段加以了解。比如，工作用的电脑要尽量避免连接未知网络，并且要设置安全性高的密码以及防火墙，纸质文件等要尽量存放在安全的地方等。第三，在文件的保密工作中要完全杜绝人情关系，严禁收受贿赂，不能留下泄密的可能性。档案室等存放文件的地方要严格筛选管理人员，对来访、查阅的人员做好管理、登记工作。

二、文件的归档工作

(一)电子文件的归档

对于电子文件的归档来说，主要有两种方式。第一种方式是离线归档，第二种方式是在线归档。离线归档，就是将电子文件集中存储到可脱机保存的载体上，并移交给档案管理部门，在线归档则是将电子文档保存在线上的工作系统中。

在电子文件归档工作开展的早期，由于对当时的科学技术的不信任以及对泄密的恐惧，电子文档的归档工作通常采用离线的方式进行。后期随着科技的发展，在线归档渐渐走入了人们的视野。离线归档的优点在于其保密性较为优越，不用担心技术问题导致的泄密，但是一旦文件载体损坏，可能会难以复原；而在线归档则可以较好地保存文件，文件损坏的可能性较小，但是会加大泄密的风险。这两种电子文件归档方式各有优缺点，在管理过程中，需要根据文件的性质来决定采用哪一种归档方式。

(二)纸质文件的归档

与电子文件相比较而言，纸质文件不同于电子文件可以直接检索。而且纸质文件上信息的保存主要依靠对载体的保护。因此对纸质文件的归档主要可以从两个方面入手，第一是文件的整理方面，第二是文件的保管方面。在整理纸质文件时，最好采用统一的标准进行文件的整理，例如归档时间、文件来源等，避免对文件的再次提用造成困难。而对纸质文件的保管，重点应该放在对环境的控制上。比如，防虫、防光、控制湿度等。

三、对文件的利用

对文件的利用首先需要明确服务对象。目前在许多机构中都采用权限分级的方法，用以明确机构人员可以查阅的文件类型及等级。这一制度的基础，在于对文件的前期归档工作。只有前期对文档进行严格的分类以及整理，才能保证在后期利用文件时，能够有迅速、明确地反应。其次，需要建立明确的文件管理制度。例如，纸质文件是否可以带出档案管理中心，电子文件是否提供下载，普通文件的保存期限是多久，等等。其三，应该培养服务对象对于文件管理制度以及文件保护方法的基本认识。这样一来，当服务对象需要查阅文件时，可以明确的知道查阅文件时的具体步骤，并且可以防止查阅者由于缺乏相关知识而损坏文件。

四、结论

对文档的保密、归档与利用工作是文件管理工作的核心，要做好文件管理工作，还需要文件管理部门严肃对待每一个工作环节，建立明确的文件管理制度，并且严格地按照标准进行工作。