基于数字化转型的企业档案管理流程再造思考

张晓飞

中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司

1 引言

企业档案是企业生存发展的核心资源和重要资产，是企业管理不可缺少的证据基础，能为企业带来良好的经济与社会效益。新《档案法》要求企事业单位及其他组织加强档案信息化建设，并明确“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。基于电子档案的重要性，且传统的档案管理方式不能满足日益增长的电子档案管理需求，数字化转型下的企业档案管理流程再造迫在眉睫。本文以某大型企业为例，对企业档案管理流程再造提出思考。

2 数字化转型下企业档案管理问题

2.1 管理部门与业务部门互不衔接

该企业建立了数字档案馆，通过OA公文系统、设计流程系统、工程项目管理系统收集、整理电子档案，通过实行“三检”制度全面把控数字化工作质量，确保了电子档案的真实性、可靠性，但局限于可收集范围内的电子档案。因管理部门与业务部门互不衔接，依靠业务部门主动归档，对系统之外的项目缺乏管控路径，难以掌握全部项目信息，导致完整性缺失。同时，数字档案馆建设从管理部门意志出发，缺少业务部门的参与，其功能性与适用性不完全匹配。

2.2 项目管控流程与电子档案管理系统互不衔接

《档案法》第五章第三十六条指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”办公自动化系统、业务系统无电子文件归档功能，系统间不能“互联互通”，电子文件无法归档（没有归档路径），导致失去管理功能，该企业同样有此问题。基于设计流程系统及工程项目管理系统的项目文件在流程结束后，自动归至电子档案管理系统预归档库。基于设计流程系统及工程项目管理系统之外的项目在流程结束后，由设计人员上传至预归档库，部门文书补录档案信息后，再提交至电子档案管理系统预归档库。预归档库依赖设计人员的主动性，部门文书未介入项目流程审批，项目管控流程与电子档案管理系统互不衔接，导致档案完整性缺失。

2.3 业务部门档案管理水平与数字化转型互不衔接

该企业从整体上建立健全了数字档案馆管理体系，但业务部门缺乏与之匹配的电子档案管理制度。同时，档案管理人员由部门文书兼任，承担着多项岗位职责，弱化了档案工作。他们缺乏档案专业知识，缺少专业技能培训，并存在一定的流动性，对档案的重视程度也因人而异。另外，设计人员对数字档案馆的建设及档案的重要性缺乏认知，将归档视为一种负担，直接影响着档案的完整性与准确性。

3 企业档案管理流程再造思考

3.1 管理再造：跨部门构建流程再造小组，实行统筹管理、分级管控

该企业设立了企业流程再造办公室，对企业、干部、部门、项目实行流程再造。笔者认为应同步实现档案管理流程再造。建议跨部门构建流程再造工作小组，部门文书共同参与，从业务部门管理实际出发，优化档案管理流程，以此加强部门文书的参与度，实现由图档中心统筹管理、部门文书分级管控，打破管理部门单一管理格局。

3.2 系统再造：优化项目管控流程，与电子档案管理系统相互衔接

近期该企业建立了勘测设计系统，该系统为业务部门项目管控平台，对项目从立项到策划、设校审流程等实现全过程管控，全面掌握项目信息。基于目前档案管理问题，笔者建议可有效利用该平台并予以优化：

一是增加归档功能。项目完成后，发起人须在平台上上传归档电子文件，该平台与电子档案管理系统相互衔接。由原先在项目结束后设计人员将归档电子文件上传至预归档库，转为项目流程过程中归档，归档从被动转为主动。

二是增加部门文书审批权限。发起人上传归档电子文件后，须经部门文书审批后才能印制，以便于对项目归档进行监督。该优化措施将原先的预归档库植入项目管控流程，对设计流程系统及工程项目管理系统之外的项目归档进行把控，从而确保档案的完整性。

3.3 人员再造：转变思维理念，强化归档意识，提高人员综合素质

在数字化转型下，要做好档案管理工作，需要部门领导、专业档案管理人员、部门文书及设计人员的通力协作。

部门领导应转变思维理念，强化档案工作的重要性，提高档案管理岗位的地位；

专业档案管理人员，应深入学习档案专业知识，掌握数字化技能，提升专业素养，同时对部门文书加强数字档案建设的宣贯与指导；

对于部门文书，应提高其档案管理工作地位，鼓励其参加档案培训及专业技能的学习，提高管理水平；

设计人员掌握着归档文件的一手资料，对档案的完整性与准确性起着决定作用，对其可结合绩效考核体系，强化归档意识。

4 结语

流程再造，除收获了流程及模板之外，更多的还在于思维方式、工作方法的转变，以及项目管理理念的提升。企业档案流程再造是适应数字化快速发展的工作机制改革，需要统筹规划、全员参与，从而推动企业档案管理稳步发展。