学校档案资源建设的策略与路径选择

袁焕新/杭州杨绫子学校

杭州市杨绫子学校是一所培养智障学生的特殊教育学校。学校在发展过程中形成了各类文件材料，这些文件材料内容丰富、载体多样。当前学校原有的档案资源建设理念、方式等已无法适应新形势下开展工作的需要，必须从策略和路径两方面进行重新思考和审视。

1 学校档案资源建设的策略

1.1 以创新思维引领学校档案资源建设

当前学校档案工作的开展是以《学校档案管理规范》为依据的。《规范》笼统地将学校档案收集对象确定为党群工作、行政管理、教学管理、教师业务、学籍管理等14类。笔者认为，如果不能结合学校实际，粗略地按此规定执行，尽管能够将14类都收齐，但各学校的档案内容一定是千篇一律的，学校档案资源建设必然会受到制约。学校在加强档案资源建设时，应对《学校档案管理规范》中的收集范围进行细化，列出条目式的档案收集内容，除学校原有的依据《学校档案管理规范》制定的14类档案收集对象外，应重点对能反映学校办学特色、取得的成就等方面的档案进行单独收集。

1.2 以战略眼光培育学校档案资源特色

加强学校档案资源建设，精华在于“特色”。学校应放眼长远，立足当前学校的办学特点、成绩以及今后的办学趋势，以战略的眼光确立学校档案资源特色的培育方向。杭州杨绫子学校结合自身特点，将档案资源特色确定为对外交流、重大活动档案。学校每年来慰问的各级领导，来参观访问、交流学习、献爱心的社会各界人士、特教同行络绎不绝，在此过程中会形成照片、题词、报道、录像、礼品等各种载体档案，它们能反映出学校作为杭州市国际旅游访问点以及学校在特殊教育方面的特点，是学校特色档案收集的重点对象之一。文艺及特奥人才培养档案。学校作为智障青少年文艺及特奥人才培养基地，在特奥运动会、全国特殊教育学校文艺汇演、全国残疾人文艺调演时都会安排学生参与，在这些活动中会收获不少奖牌、奖杯、证书；同时学校在人才培养过程中也会形成人才培训规划、日常培训记录等档案，它们都是学校特色档案不可缺少的组成部分。残疾学生实习与安置就业档案。学校有全国首个智障教育职业高中部，对九年义务教育后的中度智障学生进行三年职业教育和训练；并与永和大王、星巴克、肯德基、麦当劳、沃尔玛超市等多家企事业单位签订就业协议，安置和培训有能力的学生。由此会产生各类学生受训材料、招聘协议合同、照片、媒体报道、录像等，也是学校特色档案的重要内容。

2 学校档案资源建设的路径选择

一是妥善解决档案资源收集难的问题。学校档案资源主要来源于校办公室、总务处以及特教老师等相关职能部门和成员，而档案收集者是档案员，档案形成者和档案收集者不一致是造成学校档案资源收集难的主要原因。要解决这一问题，需要通过制度建设来保障，学校应健全档案收集制度，建立以专职档案员为主、各特教老师为辅的档案收集队伍，并将档案收集工作列入考核内容，以考核来促进各相关职能部门和成员各司其职，收集好职责范围内形成的档案材料；还需要专职档案员加强对兼职档案员的培训和指导，引导他们清楚了解哪些材料具有归档价值和归档时期；同时专职档案员应按照学校细化的档案收集范围做好定期检查和催交，确保档案材料尤其是特色档案应归尽归。

二是委派专人承担重大活动档案收集。重大活动是学校形成特色档案资源的重要渠道。近年来，学校接待参观访问、参加对外交流、运动会及汇演等重大活动越来越多，针对这一情况应引起重视，直接派员参与其中，在活动计划之时就提前介入，按照活动进程制订档案材料的收集计划，并开展跟踪收集，确保每举办或参加一次重大活动，其所有的档案都齐全完整。

三是重视声像档案的收集质量。随着学校教育业务工作的开展以及参与各类重大活动的日趋频繁，各类照片、录像等档案形成数量越来越多，它们在学校档案资源中占据很大比重，同时其生动形象的特点又使其成为学校档案资源不可或缺的组成部分。但可惜的是，有不少照片和录像档案因为拍摄人员不专业或要素信息不全而成为“废品”。学校尤其要重视声像档案的形成，应委派专业人员进行拍摄或指定人员向专门拍摄人员进行收集，并在收集完成后及时填写与声像档案相关的时间、地点、人物及事件等要素信息。