关于工程声像档案谁做最合适的思考

文·曹建军 叶继红

建设工程声像档案是指在工程项目建设过程中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的以照片、录像、录音等记录方式的信息资源。其具有直观性、及时性、生动性、形象性的特点，有特定的依据及凭证作用。声像档案以图像、声音等方式再现建设工程的勘察、设计、监理、施工实施的过程、场面和实体，是检查和记录工程质量情况的重要手段之一，是对纸质档案内容的极大丰富和补充。由此可见，做的好的建设工程声像档案的利用价值是巨大的。

一、城建声像档案的发展历程

伴随着城建档案工作的发展，近三十年来，建设工程声像档案管理经历了从起步到成熟的飞速发展。可以简单概括为三个阶段。一探索阶段。大概在80年代中后期，有人提出了建设工程声像档案的概念，至此城建声像档案围绕城市建设活动开始展开。二成长发展阶段。进入新世纪的十年是建设工程声像档案快速发展阶段，期间各地市城建档案馆相继出台了建设工程声像档案管理规定，有力地促进了声像档案的发展。三成熟提质阶段。科学技术的迅猛发展，让信息化、智能化在声像领域得以普及，为建立覆盖工程全过程的声像档案提供了硬件支持。当前，建筑业也进入到了装配式、产业化的新阶段，未来第四代住宅的诞生将使得整个建筑行业进入跨越式发展阶段，这是新旧动能在建筑行业中转换的关键时刻。因此，城建声像档案工作也必然以科学发展的姿态，调整工作方法和思路，促使建设工程声像档案工作向适应新形势的更高标准前行。

二、存在的问题

建设工程声像档案是有时间联系和内在逻辑关系、与工程建设同步拍摄收集的档案资料。目前由于缺乏对于工程声像档案的专业的认知，部分建设、施工单位对工程声像档案不重视，拍摄收集不及时、不完整。有的建设、施工单位认为只要随便拍点视频或者是照片交过来即可，不注重画面内容和质量，甚至出现用手机进行拍摄的情况。还有少部分企业因为经费等原因，不配合、不支持、甚至抵触这项工作。尤其是个别政府工程项目和招商引资重点项目，干脆不做声像档案。还有的设项目工程竣工进行验收时，才突击进行资料补收。由于平常不注意资料积累和收集，出现了竣工后补资料、虚假编造资料等问题，严重影响了项目档案的真实性、原始性、准确性。在蓬勃发展的建设活动中，这些问题大大制约了建设工程声像档案工作的发展，使得建设工程声像档案工作进入了发展瓶颈期。

三、监理单位承担声像档案采集的优势

突破工程声像档案的发展瓶颈，固然离不开政策和制度的支持，但关键还要拥有既懂工程又能胜任拍摄任务的承办方。目前全国各地建设工程声像档案工作，主要由城建档案管理部门、建设单位、施工单位、监理单位以及第三方服务单位等五家来实施并完成。其中，最有优势胜任该项工作的单位非监理单位莫属。因为现代工程管理越来越重视信息的收集和规范化，要求数据实时记录，真实反映施工过程，真正做到积累在平时。通过对近十年来工程声像档案拍摄收缴状况的了解，笔者认为，鉴于监理对建设工程质量、建设工期等实施的专业化监督管理，同时有专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，因此监理单位接受建设单位的委托拍摄收集声像资料，做好声像归档工作是最合适的。

（一）专业对口

建设工程声像档案的重点在工程上，整个工程的建设过程相当复杂，工序繁多，单位、子单位、分部、分项工程非常细。声像资料的拍摄采集人员选用不当，很容易与工程脱节，加之当事人方经常因为对该项工作的重视程度不够或者其他种种原因，忽视甚至漠视建设工程声像档案工作。而作为中间方的监理单位因为国家法规及各项制度的要求，本着对建设方负责的态度以及对工程质量、对安全的责任，必然的会对整个施工过程中各道工序、各个环节绘制控制节点通过监理细则及分项细则逐一实施控制，明确各质量控制点的检验程序与检查方法，因此，监理单位有掌控施工全过程，拍摄建立完整声像档案优势。

监理工作的实施最重要的一环是进行旁站。近几年来监理人员在进行旁站工作时会经常性的对所旁站的工作内容进行拍摄，其大多都已经形成了一种工作惯例，成为了监理单位的一项常规性工作，因此监理单位做此项工作已经具备了一定的工作基础。

（二）节省成本

建设工程声像档案的收集拍摄工作目前大致通过三种方式完成，一是建设方或施工方利用已有的设备拍摄，二是一些重点工程由城建档案馆提供服务，三是委托第三方拍摄。有的建设方或者施工方购买拍摄器材等相关用品，安排人员兼职做这项工作，往往存在重工程轻档案弊病。很多建设工程对声像档案工作没有计划性，缺少专业技术人员，缺失相应的工程声像档案归档制度，声像原始资料常常分散在各业务人员个人手中，存在谁拍摄谁保管的现象，拍摄者往往只将所拍摄的数码声像资料保存于自己电脑中，没有及时采取声像资料备份归档，照片和视频素材缺少拍摄时间、内容、作者等文字说明，素材丢失、信息混乱，大大降低了声像档案的利用价值，造成人力物力浪费。委托第三方公司做这项工作不仅成本高，而且第三方公司人员大多对工程缺乏了解，对建设施工领域的专业知识缺乏，又不注重与施工方的沟通，对于施工过程中的重要节点根本不掌握，不能够及时进行拍摄，有的甚至根本不知道所需拍摄的内容是什么，从而严重影响工程声像档案归档质量。

基于上述原因，笔者认为监理单位做这项工作在人力物力上能够做到最优化。因为监理要求进行旁站工作是时时的、有针对性的、是事前、事中、事后做足充分工作的。如果建设工程声像档案工作交由监理单位来做，那么，监理单位就会相应的将声像工作细化到每一项分项细则中，然后在进行旁站的工作中一起做了。这样既省了人力，又省了时间，同时还能避免上述声像档案的投资混乱情况。

（三）促进监理工作

按照声像档案的归档范围，把需要拍摄的内容贯穿到监理工作中，在笔者看来是可行的。一声像资料可以起到加强工程的监督管理的作用。监理贯穿工程的前期、施工过程、检查验收各个环节，及时拍摄声像资料，可以直观地反应工程现场各种活动和场景，更便于发现和处理监理工作过程中出现的问题。二声像档案是对监理档案补充完善。监理对施工中的重要部位、重点工作、新技术应用、质量事故等的描述是抽象的文字材料，声像资料与监理文字资料可以相互说明，是对文字档案的重要佐证和补充。三增加监理业务收入。建设工程声像档案收集拍摄成本，包含人员成本、器材成本、时间成本、后期制作成本等。各地的声像档案制作成本，大概在每平米两毛到三毛之间。监理单位在不增加人员和时间成本的情况下，大大降低拍摄制作声像档案成本，提高业务收益。四为监理其他同类工程提供更简捷参考。声像资料的直观性快捷性，给其他同类工程的决策、设计、施工各个环节提供更方便的参考信息。通过声像资料信息还可以帮助监理预先对同类工程施工中质量通病、重点、难点进行分析，提高工程质量，或者迅速采取补救措施，从而提高监理人员的专业技术水平。

四、监理单位增加声像档案业务需解决的问题

一是设备的配备应当按照建设工程声像档案拍摄存档的要求，购置相应的声像设备，根据各个工程的进度合理安排拍摄任务。

二是声像档案业务的规范指导。监理单位做好工程声像档案，要做到认真学习遵守有关档案法规，制定严格的管理制度，熟练掌握声像档案归档范围、编辑整理方法。对声像资料从拍摄、整理归档到移交实施统一管理，确保声像档案归档的质量。在城建档案管理部门带领下认真接受业务指导，实现技术培训常态化，以保证拍摄收集的声像档案内容齐全完整，画面清晰，包含的有效信息量大。

三是按照与建设方签订的委托声像档案合同，将声像档案与监理文件一并移交建设单位，组成一套完整的工程档案，由市城建档案馆接收进馆。

此方案仅为自己一己之见，是否可行还有待于实践的检验。但帮助建设单位解决业务工作中出现的问题，提升对建设工程声像档案的认识，促进建设工程声像档案工作的进步，更好地推动城建声像档案工作的发展则是每一个档案工作者应尽的义务和必备的职责。