基于信息生态视角的高校档案管理人员信息素养研究

文·田媛

随着社会的进步和科学技术的飞速发展，生态学的思维方式席卷各行各业，档案行业也不例外。研究者们对档案工作的信息生态系统的构建提出了多种观点和理论，档案管理人员的观念也较从前有了巨大改变，信息处理能力得到显著增强，信息伦理意识也不断提升，信息生态理论推动了档案服务的不断发展，也对档案服务的理念和方式提出新的定位。高校档案工作作为档案文化事业的一个具体分支，档案管理人员的知识水平、专业素养和道德品质会直接导致高校数字档案馆建设的进度和信息生态系统的构建，因此，必须大力提升档案工作能力和服务能力。本文引入信息生态理论，结合高校数字档案馆信息生态系统的构建，探讨如何进一步提升高校档案管理人员素养水平，对高校档案工作实现“互联网+档案”的战略目标有重要意义。

一、信息生态理论与高校数字档案建设

随着目前档案信息化水平的飞速发展，档案信息的传播方式和效果都发生了巨大的变化，社会的发展推动着数字档案的建设，特别是在高校数字档案馆建设的形势下，档案信息的数字化和网络化为档案信息使用者带来了更多的便利。生态系统强调的是生物与环境的整体性和不可分割性，主要强调生态系统内部生物与非生物在功能上的统一。信息生态系统包括主体、客体和环境等要素，是生态学和信息科学的结合，主要强调人、环境和信息三个信息因子的整体性、不可分割性和可持续发展性，其中主体要素指的是与档案活动相关的个人或组织，客体要素指的是档案信息资源本身，环境要素指的是与人类档案活动有关的一切自然、社会因素的总和。结合信息生态的视角和理论，把高校档案管理人员作为主体，不断提升其信息素养，可以直接地影响着信息传播的效果，促进档案信息生态系统的和谐发展，提升档案服务的品质。在当前高校数字档案馆建设的过程中，如果从信息生态的角度，从信息、信息技术、信息环境和信息人和谐发展的角度，去研究和剖析档案管理人员的信息素养，可以改善和提高服务质量，帮助解决数字档案馆建设过程中信息资源开发利用遇到的问题。

二、信息生态视角下的高校档案管理人员信息素养要求

（一）开放、交流与传播的人本服务意识

高速发展的信息化时代中，档案资源作为重要的信息资源如何在海量的信息中得以保存，取决于档案管理人员的档案服务意识。在高校数字档案馆建设的趋势下，以服务对象为中心的服务模式已经开始成为共识和努力的方向，特别是在高校档案收集和整理过程中，随着年限的不断积累，服务模式的优劣会直接影响师生的效率和满意度。首先，信息生态环境下的档案信息资源的来源和利用普遍具有开放性，除了电子档案收集与传统档案的数字化外，还有通过互联网收集起来的网络信息资源，这就需要档案管理人员具备开放的信息收集意识，积极与其他高校和社会档案机构进行人员、技术、信息等方面的交互和利用，促进信息共享和传播。其次，高校档案管理人员应该以人为本，以服务师生为本，通过数据库等信息化的应用手段，对各年度学校发展资料和师生日常资料进行分析比较，提供个性化服务，在满足基本档案信息需求的基础上，提供更加丰富的服务，变被动为主动，通过多种信息资源和信息技术的整合，为学校的发展和目标制定提供数据的支持。

（二）敏锐、安全的信息道德伦理意识

作为信息生态系统中重要的组成部分，道德伦理意识关系到信息素养发展的正确方向， “互联网+”时代，信息的传播速度越来越快，信息技术的发展速度已经超越人们的想象，信息传播媒体的多样性和自主性使信息在传播过程中被赋予了更多的主观性，各种侵犯知识产权和隐私的行为和手段越来越多，特别是在高校档案信息中涉及大量学生个人的信息资料，作为最容易接触这些信息的人员，在获取、开发和传播档案信息的过程中，在利用信息技术的同时要严格遵守与信息和信息技术相关的符合伦理道德的行为，具备敏锐的观察力和感受力，不按照个人喜好来进行档案信息的筛选和利用，形成正确的信息获取意识和信息传播意识以及信息安全意识，自觉地用道德来约束自己，不篡改信息，保护他人隐私，不侵犯他人的合法权益，遵守与信息和信息技术相关的符合伦理道德的行为，养成良好的档案信息行为习惯。

（三）信息获取和加工提炼的专业技术水平

档案管理具有强烈的时代性，在目前的大数据时代，档案信息的传播形式更加多样化，特别是计算机应用技术的普及，大量电子文件成为高校档案信息的主要记录和传播形式，面对大量的电子资料，在什么时候需要什么样的信息，如何更广泛地获取信息，如何去甄别和评价利用信息就成为档案管理人员所需要具备的基本工作能力。一方面，档案管理人员需要具备对档案信息的搜集、分析理解的能力，信息获取和开发能力。通过对信息进行筛选和分类，对信息的真实性和准确性进行精准判断，能够准确无误地识别、理解掌握的信息的价值，对其进行分析评价，把握所获信息在现实和将来对档案工作产生的影响。另一方面需要档案管理人员具备一定的信息处理能力，对收集到的信息能够进行深入加工和开发、传输和存贮、调阅和吸收，全面推进和实现传统的档案史料管理范式、实体管理范式向信息管理范式、知识管理范式转变，方便后期的开发、利用和传播信息的结果。

三、高校档案管理人员信息素养现状

高校档案管理人员的服务理念、知识结构和管理水平都是影响档案信息化发展和服务质量的关键因素之一。目前，很多高校的档案管理人员相对边缘和独立，基本信息素养无法与社会信息化的发展相匹配，也无法与学校行政工作的信息化水平相一致，人员年龄偏大和学历结构偏低，信息意识淡薄、新技术的运用较为欠缺等诸多问题，影响和制约了高校数字化档案馆信息生态系统的构建。具体而言，高校档案工作者的信息素养一般存在以下几方面的问题：一是高校档案管理人员梯队结构不合理，对数字档案建设的重要性认识不足。受目前高校人才引进政策的限制，高水平、专业化的档案专职管理人员引进困难，年龄结构偏大，无法形成合理的人才梯队，大部分的档案管理人员仍然习惯于常规收集与保管的立案归档方式，缺乏对信息技术在档案整理过程中价值和优势的了解，不愿意接受新事物，缺乏信息生态的整体认识，档案价值无法得到利用最大化。二是专业化水平不高，知识结构不完善，新技术手段的运用技能缺乏。信息素养是与科学文化素养紧密相连的，大数据背景下的高校档案管理人员要想更好地开发和利用信息，就需要具备良好的计算机操作水平、英语水平和网络运用等方面的技能，但目前档案人员的信息化能力运用不强，仅限于简单的计算机操作，缺乏整体性的信息开发应用意识和能力，影响了档案信息的传播、利用和开发效果。

四、提高高校档案管理人员信息素养的对策

（一）加强档案用户需求的目标管理意识

档案管理人员在档案管理活动中起着至关重要的作用，要进一步转变档案工作者的服务理念，构建健全的目标责任制度和岗位职责规范，确保管理人员对工作岗位的职责和发展有一个明确的定位和规划。信息生态系统中的数字信息资源强调的是充分利用和发挥档案价值，这就需要档案管理人员走出档案馆，结合学校的发展和规划，结合学校信息化建设和校园网建设，结合自己的实际工作，整合现有的信息，提出一个周期的档案信息化工作目标并努力完成，达到更好地服务师生、服务学校的目的。同时，要制定相应的完善的目标责任制的考核制度，对制定的档案管理目标进行考核，让工作人员在档案管理的信息化过程中更投入，提高档案管理信息化水平和质量，充分发挥数字档案的作用。

（二）构建良好的档案信息环境

良好的档案信息素养需要在特定的环境中才能得到完善和培养，非网络化和信息化的传统档案管理环境无法培养出好的档案管理人员。对高校来说，一是学校的管理层应转变观念，充分认识到提高档案管理人员信息素养的重大意义，大力倡导信息化手段在档案管理中的运用，营造浓厚的提高信息素养的氛围。二是按照学校发展的目标和实际，统筹规划，提出符合实际的档案信息化实施方案，充分利用已有的软硬件条件，加大投入，提供必需的物资、器材、场地和技术支持。三是要进一步完善和落实规章制度。不断培养和优化合理的档案专职管理人员队伍，加强信息技术人才引进，做好现有人员培训，形成年龄结构、学历层次合理的档案管理队伍。

（三）提高档案管理人员的专业化水平

传统的档案信息的制造速度已经完全跟不上高速的信息传播和利用，这就需要档案工作者学习在新的科学技术条件下对信息的高速准确的查找、评价、利用和传播的新技能。一方面，高校档案管理人员必须具备信息安全的忧患意识，在数字档案管理和利用的过程中，进一步关注网络平台下的数据信息的安全性和保密性，避免丢失或遗漏。另一方面，信息素养作为信息时代的一种认知技能，具有很强的实践应用性。随着越来越多的新技术和新设备开始应用于档案工作的各个方面，档案管理人员必须具备熟练掌握现代化管理设备和基本软件的操作能力，充分利用现代化管理手段，提高数据的获取、分析和加工处理能力，使信息在获取、存储和传播的过程中更加准确、实用、方便、快捷。

（四）进一步完善档案信息服务考核和反馈体系

高校档案管理工作具有周期性和重复性的特点，对档案管理人员来说，从信息化目标的制定、意识的养成、档案信息的收集利用再到目标的完成是一个周而复始的过程，信息生态系统是一个动态的信息循环，因此，高校档案管理人员信息素养的提升可以通过搭建服务评价体系来优化和改善。一方面可以结合学校各年度的干部考核、配合以调查问卷等形式，对高校档案管理人员的信息化工作的成效和服务进行评价和有针对性地考核，通过分析考核结果和反馈的数据，了解档案管理人员在信息资源开发利用中存在的不足，不断完善资源的开发利用程度。要对考核和反馈结果及时通报，帮助没有完成目标和服务评价等级较低的人员找出资源开发中的不足，了解档案用户对信息的需求，针对下一个档案信息工作目标的制定提出有针对性的改善意见和建议，不断提高信息化工作能力和绩效，加强档案信息资源的开发，经过几个周期的运行和提升来达到良性循环的目的。

在倡导信息生态系统建立的今天，通过信息生态理论视角，进一步提高高校档案管理人员的信息素养，提高档案信息的管理和传播效率，充分发挥档案部门的职能作用，在保证信息的安全与保密条件下，将档案信息最大化的利用和传播，是提高档案的管理和利用效率，促进高校档案管理工作和档案事业可持续发展的重要保证。

（作者单位：山东建筑大学）