信息化时代高校档案人员面临的挑战

文·国艳秀

一、高校档案信息化建设内容

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出：到2020年，全国地市级以上国家综合档案馆要建设成为“功能完善的数字档案馆”。2017年，山东省政府工作报告提出“加快档案信息化建设”。12月，国家档案局局长李明华在全国档案局长馆长会议上表示：“为适应大数据时代的要求，我国档案工作要加快转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。”

“档案信息化建设，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用”，档案信息化建设就是应用信息化技术生成、管理和开发利用档案，在信息化环境中确立档案管理与档案服务的基本框架和基本方法，实现档案信息的社会化服务。随着高校快速发展，高校档案工作也迈进了信息化时代，高校档案信息呈现出数量大、增长快、载体形式多样化、时效性强等特点。

（一）数字档案信息资源建设

资源建设是信息化建设的重要基础和源泉。利用扫描、拍摄的方式把现存的纸质、音像载体等储存的档案转换为数字信息，并以有序的方式建立起目录数据库和全文数据库，这也是我们常说的存量电子化；在信息化背景下，档案人员接收档案时做到纸质、磁介质、光介质等档案载体与对应的电子文件同时归档，这就是我们说的增量电子化。

（二）软件系统建设

软件系统建设就是以计算机软件为中介来实现档案远程的信息连接，它包括目录数据库系统和全文数据库系统建设、网站建设。网站建设一般以主页的方式提供档案服务和档案宣传，主要内容一般包含档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息和档案利用服务信息，是档案信息化建设的重要窗口。

目录数据库和全文数据库建设是网络环境下数字化应用系统，帮助大家远程有效快速地查阅利用档案。山东轻工职业学院档案室每年下发归档计划，要求各部门对照岗位职责认真梳理工作中形成的档案，划分保管年限后按时移交。档案室接收各部门移交的纸质、光盘、照片、实物等各种载体档案，整理、分类、编号检查无误后档案实体归档，对应的数字信息及时上传档案系统。为方便学院各部门利用，档案室向学院开放查询账号，档案系统目录向全院公开，扫描件可以通过档案网下载使用。

（三）硬件设施和机制建设

实现档案资源信息化，硬件设施必不可少。必要的硬件设施包含计算机、服务器、网络设施、存储设备等。要真正实现档案信息化还必须配备精通档案信息化操作的人才队伍以及对应的体制、机制建设保障。

二、信息化时代高校档案人员面临的挑战

（一）档案资源的制约

高校档案数量庞大、种类繁多，留存于纸质文件、光盘、磁带、录像、照片等各种档案载体中。实现档案信息化任务非常艰巨。经过几十年的变迁，一部分纸质档案或因当时档案意识不强、或因当时记录的纸质因素、或受制于档案馆的保存条件，纸张发生变形、变脆或粘连，这些都对档案信息化造成了极大的困难。

档案资源是信息化的基础，基础不完整对信息化几乎是致命的。高校在建设过程中随着办学规模的变化，受办学制度和体制机制的影响，对档案保管不善，造成部分档案资源丢失。以山东轻工职业学院为例，1960年5月，为改变山东省丝绸工业技术落后、科技人才缺乏的状况，经山东省纺织厅批准，山东省周村丝绸学校得以创建。1961年冬，根据中央调整、巩固、充实、提高的“八字”方针，学校呈请山东省纺织厅批准，于1962年4月停办。学校设备无偿捐给了周村区政府。1980年，山东省计划委员会批准恢复山东省丝绸工业学校。因原校已经停办18年之久，学校名为恢复，实为新建。其后经过30年的发展，历经升格高职、学校更名，学校规模不断扩大。但在发展过程中，学校档案意识淡薄。2008年11月设立综合档案室，才有意识对散落在各部门的档案进行了整理归档。学校成立之初的档案除了几张照片和学生提供的证书外几乎丢失殆尽，这在学校的历史上是无法填补的空白。

（二）档案人员素质的制约

现有高校中大部分档案工作人员年龄偏大，适应能力较差，未受过系统的计算机培训，计算机水平相对较低；大多数高校档案储存形式中，纸质载体所占份额最大。接收电子档案、扫描现存档案、不同格式的转换等具体操作挑战着档案人员的工作水平；因高校发展迅速，归档材料门类和数量增多，高校档案人员被档案借阅、档案整理、档案统计等日常工作占据，工作任务的繁重使得档案人员很难兼顾提高信息化水平；档案工作的信息化专业培训较少，形式也比较单一。

（三）其他制约因素

各个高校档案系统都是视情自行购置安装，版本不一，互不兼容，这给高校间观摩交流学习带来了一定难度；相当多的高校对档案工作仍然不够重视，档案信息化硬件设施配备不足，现有档案设施滞后；档案经费尽管连年提高，但是缺口依然很大。以上这些因素都制约着档案人员的信息化工作水平。

三、信息化时代高校档案工作重点

大数据时代、数字档案馆、智慧档案馆的提出都是以信息化时代为背景提出来的，这对于高校档案工作人员来说既是挑战也是机遇。

（一）丰富扩大馆藏，确保档案完整齐全

馆藏是档案信息化的来源。档案工作人员要依据“应归尽归、应收尽收”的要求，确保档案馆藏收集齐全。经度上，要尽可能延伸档案涉及的时间跨度，特别是跨年度的大事件；纬度上，要尽可能拓展档案涉及领域的宽度和深度，确保所有部门档案齐全、各门类收集齐全。内容上，高校档案要坚持以学生、教学、科研档案为重点，也要兼顾行政、党群、基建、财会等各个门类；形式上，以纸质载体为主要载体的基础上，也要注重载体的多样性。同时要注意收集信息化时代产生的新的归档对象，如OA网站信息、政府网站信息、程序文件等具有保存价值的电子文件。

（二）结合档案利用，迅速提高档案人员信息化水平

信息化水平对档案的开发利用具有重要作用。档案的开发利用是以信息化的方式管理各种形式的电子文件。档案人员信息化程度越高，档案利用效率就越大。准确快速提供电子档案以供查阅，这是档案人员信息化工作的内容之一。档案网站建设、信息共享、扫描的具体操作、扫描的后续处理、数字档案的格式转换，档案人员需要运用信息化能力完成。

档案人员在掌握大量资料的基础上，选取相关材料，突出学校发展，编订全宗指南、编写大事记、编纂学校年鉴；为突出学校的某一特色，选取典型图片，举办各类展览；运用视频软件，展现学校的整体风貌，打造学校宣传口碑。深挖档案价值内涵，运用信息化手段对材料进行深度加工，档案的价值更加突出鲜明，更易被人接受。

馆藏档案的利用必须与信息技术深度融合，档案馆实现了数字化后，参观者通过扫码、智能电子导览系统即可了解展品背后的故事。档案工作人员增强档案信息化意识，迅速提高信息化水平，把档案的日常工作与信息化接壤，实现档案信息共享，使档案资源成为高校信息资源的有力组成部分，使档案更便利、更优质地服务于人，从而实现资政育人的目的。

（三）强化档案宣传功能

档案信息化程度越高，档案提供利用和服务就越便捷，利用手续就越简化。档案信息化资源以数码形式存储，以图片、影像资料、电子文件等形式展现，具有极强的视觉冲击力。档案网站建设采用的学校风景图片、重大活动图片、视频等信息化资源，强化了档案的宣传功能，对学校口碑起到了一定作用。怎样利用现有的档案资源与学校品牌有效衔接，让档案为学校建设发挥作用，在学校宣传中占有一席之地，这是现阶段档案工作人员的一项重要使命。

“推进档案事业创新发展”，这是新时期档案工作的重要使命，也是档案工作人员的职责所在，信息化背景下档案工作人员如何面对机遇、迎接挑战，档案人还需不懈努力。