对不动产登记档案管理的若干思考

■ 张丽红

前言

不动产登记档案即对不动产一系列活动（如建造、交易等）里各类信息与文件的统称。2013年年底国务院常务会议中不动产统一登记制度正式通过；2014年11月我国不动产登记相关暂行条例相继出台，标志着不动产登记制度建设进入新阶段。不动产登记制度建设中，为保证制度的高效运转，还应积极推进相关的档案管理工作。故而我们应结合该新常态，在充分认识不动产登记档案管理必要性的基础上，探索出可行的不动产登记档案管理策略。

一、不动产登记档案的特殊性

相较于普通档案，不动产登记档案有自身的特殊性，主要表现在：①数量大、种类多。不动产登记档案涉及到林业、土地、房产等多项业务档案，特别是房地产登记发证，范围广，牵涉农村、城镇等多个区域，需要立卷归档的资料，一个县的数量则可达几万卷，或上百万卷，且载体多样化（如图表、录像、文字、磁盘等）；②跨度大，周期性长。土地管理方面部分业务活动过程时间长，且需跨年度方可完成。部分复杂性的，难度较大的工程甚至一二年，或三四年方可完成，这也属于不动产登记档案的特殊性所在；③动态性。一旦形成不动产登记档案，房和地的继承、买卖、交换等权属可合理变更，房屋翻改、拆迁、扩建等现状同样包含在转移与变更范围内。

二、加强不动产登记档案的必要性

（一）为不动产物权的明确提供依据

现代社会属于法治社会，任何事情均应遵循法律规则，人们法律意识不断提高。近两年，因人们对不动产登记认识的深入，了解的越来越多，不动产物权有较强的排他效力，所以但凡牵涉到物权的法规，均需遵循“统一特定不动产上不可有相互排斥的多个物权同时存在”原则，这属于不动产登记时应重视的一点[1]。首先需肯定的是，不动产档案登记可为今后不动产权人进行相关信息查询提供证据。现实生活里经常发生不动产相关纠纷，而出现纠纷的原因根本在于不动产权归属问题。但在纠纷面前若能对先前的档案登记作全面核查，可使问题及时得到解决。故得，不动产登记档案可为不动产物权的明确提供依据，使不动产产权归属公平性与合法权益得到维护。

（二）档案建立为法律的要求

我国《物权法》里指出，明确不动产所有权与内容的依据关键需靠不动产登记簿，需有专门机关对其实施永久性管理，对不动产登记档案建立供给了法律依据。

（三）便民服务需要档案

不动产登记档案的最大优势，即在为不动产权供给依据的情况下，避免纠纷事件，以此来为群众供给便民服务。由于不动产牵涉面广，那么就要求相关单位档案管理人员进行档案管理模式的创新，通过不动产登记档案管理来使人们权益得到维护。

三、对做好不动产登记档案管理的几点建议

（一）不动产登记档案信息数据整合

不动产登记档案信息数据整合，需结合《不动产登记数据库整合技术规范》《不动产登记数据库标准（试行）》与《不动产权籍调查技术方案》等一系列不动产相关标准及技术规范，进行土地、房屋等原不动产登记档案数据库的清理，加强属性内容、空间数据要素等的清理整合，构建满足不动产登记数据库标准的数据分层与属性标准等条件的不动产登记信息数据库，对不动产登记与对应行业供给数据支撑与数据服务[2]。不动产登记信息数据库的建构应从如下几方面进行：

（1）地籍数据迁移整合

把地籍空间数据（如建设用地使用权、界址、宅基地使用权与相关基础地形数据等）视作不动产空间数据地图，结合不动产数据空间数据要素、格式等多项内容作数据修正。另外，把地籍登记数据根据不动产登记数据库标准与不动产登记信息平台要求作迁移整合，促其符合不动产登记要求。

（2）房产数据迁移整合

房产空间数据整合方面，如果数据方面有空间坐标，即应和地籍空间数据展开比较分析，选择有时效的数据作不动产空间数据，若数据并没有空间坐标，那么就没有整合的必要。对于房产登记数据应作房屋归幢、楼盘表清理等，并且应根据地籍数据清理情况，于外业补测的帮助下完成“房屋落地”，促房地合一的不动产登记初始数据库得以形成。

（3）林业数据迁移整合

林业数据迁移整合即林业空间数据与林权数据的彼此整合，二者的关键为林权部分。当前实际项目建设方面大多无林权登记空间数据库，林权登记图形也还是以纸质为主，若要进行林权登记空间数据库的信息的收集调查，还应单独立项。故而，林业数据整合实际上即为林权业务数据与档案数据的整合，应把林业部门供给的登记电子台账表格给予整理，用作林权现状登记信息库。

（二）分门别类管理、做好登记档案编研

现今，国土资源部对不动产权证书、不动产登记薄等样式给予了公布，这在不动产登记档案的形成与推进不动产档案信息化管理方面均有积极作用。档案管理人员接收到档案信息资料后，则应认真落实后续入库工作，按照光盘、文书、实物、照片等不同类别进行整理，做到分门别类管理，根据保管期限的差异把不动产登记档案分成三类，即永久、定期与短期。和权属类登记相关的为永久保存；抵押档案为定期保存；异议档案、地役权档案、查询档案、查封档案等为短期保存。另外，为确保不动产发证档案资料得到规范保存，应将所整理的档案资源规范的编进国土资源归档9类地基管理类（C6,C7,C8……）目录下，为后续档案的高效率使用创造条件。

另外，编研工作也属于不动产登记档案管理的主要环节之一，档案编研可实现档案资源的由静变动，即对档案资源进行加工制作，进而为社会各项事业的发展提供高质量服务，还可为社会科学与人文历史的研究提供依据，凸显不动产档案资源的价值。

（三）建立不动产登记档案管理系统，实现信息化管理

不动产登记档案管理中，把已形成电子档案给予规范整合，将原有纸质档案实施电子扫描，新形成档案均扫描入库，建构对应的电子档案数据库，借助“二维码”“物联网”技术，达到档案的自动化管理，依靠传统档案管理与信息化档案管理相结合的不动产登记档案管理模式，为后续登记发证供给数据支撑，为社会供给高效率的查询利用服务[3]。

（1）目录管理。对已归档的不动产权属文件材料给予分类编目，进行检索工具编制；大数据背景下需借助计算机系统完成登记发证，那么目录管理则由薄式目录、卡片式目录转变成电子目录，若对电子目录、数据库记录和数据库连接条件给予合理定义，那么在检索时只要输入对应关键词即可检索到想要的资料。

（2）档案数字化。主要是把传统以录音带、纸张、录像带等作存储介质的各类原始档案资料，在压缩、扫描等一系列方法下转变为图片、视频与声音文件，再于分级存储管理技术的作用下把这一系列文件（声音、图片、视频等）以及检索字段保存在大容量存储介质上，并借助信息检索手段及时的检索出要查询的档案内容。另外，还应依靠数字化扫描，建构不动产登记档案图书数据库，确保目录数据库和图形数据库二者彼此关联，使用者经目录数据库的任何属性数据均能实现对应图形数据的查询，做到不动产登记信息实时共享。

（四）实现不动产登记档案数据异地备份，确保档案数据安全

不动产登记档案属于相当重要的民生档案，牵涉面广，数据资料多，保管时间长，且多以扫描影像的格式存在，因而档案管理人员需结合国家的档案与电子文件登记备份要求，将档案数据异地备份工作做到位，保障档案信息安全。同时，还可通过防火墙、杀毒软件以及入侵检测系统的安装，采取漏洞扫描技术、签署技术等方式来保证不动产登记档案资源的安全性；另外，对互联网信息实施加密，制定科学的密级标准，对不动产登记档案资料根据公开、内部、秘密、机密等级别实施界定，对档案信息的使用人员实施网络身份验证，针对各种不同身份的档案使用者给予相应的查询权限，避免无关人员非法侵入系统进行信息访问，保障信息安全性。

（五）注重人才培育，成立高素质队伍

首先，应注重协调能力培养。档案人员协调能力发挥和档案资料齐全完整性密切相关。若要将不动产档案管理工作落实到位，档案人员应定期进行业务流程学习，提高自身的接洽、联系能力，积极的和各部门人员交流沟通，以便于第一时间收集到完整的档案信息资料；其次，注重写作能力的培养。档案编研材料的撰写等工作为档案管理人员的文字组织能力提出了高要求，因而应注重文字水平的提升，使不动产登记档案得到最大化利用，提高不动产登记档案管理工作质量；最后，经济的发展，科技的进步不但为档案管理模式、管理理论、管理方法等带来改变，同时又为不动产登记档案管理工作者能力提出更高要求。因信息化背景下档案管理中的辅助立卷、自动等级、信息检索、著录、资源传递与安全利用等均是在计算机上完成的，就要求不动产登记档案管理人员除了对电子文件特征有足够的认识与了解，掌握计算机操作相关知识，还懂得计算机系统网络安全防护知识，保证档案信息化管理的安全性、完整性，因而档案管理人员应积极参加各种培训，培训内容牵涉计算机、信息工程、网络安全技术等多项知识，使自身工作技能不断提高。同时，领导需加强不动产登记档案管理人员综合素质的培养，促其认真负责的做好本职工作，成为业务能力强、热爱档案事业，思想政治觉悟高的管理人才，和信息化管理步伐相适应。

总之，不动产登记档案具有权威性，可为不动产产权人利益纠纷案件的处理提供依据，所具备的证明力度与说服力是毋庸置疑的。因而加强不动产登记档案管理是时代赋予的任务与使命，那么不动产登记档案管理人员还应紧跟时代步伐，强化职责义务，多措并举，严格按照要求与流程开展各环节管理工作，使不动产权市场稳步、健康发展，促社会稳定和谐。