示范性高职院校建设档案的管理

薛萍

【摘 要】档案的收集、整理、分类在示范建设过程中具有及其重要的作用，其管理工作是示范建设的重要内容。本文分析了示范性高职院校建设档案的内涵、重要性和示范建设在档案管理中容易存在的问题，对示范性高职院校档案管理进行了思考，并提出了对示范性高职院校建设中档案管理工作行之有效的建议。

【关键词】高职院校；示范建设；档案管理

示范性高职院校建设至今已经走过近10年的历程，为又好又快建设高职院校、为地方服务经济搭建了一个较好的平台，本文结合江苏省示范性高职院校建设中要解决的主要问题，从档案管理的角度对高职院校建设进行了思考，并提出一些行之有效建议。目前，江苏省级示范院校最后一批正处于中期建设的关键时期。

示范性高等职业院校建设是一项大型的系统工程。各高职院校在示范院校的申报过程中和随着示范建设项目的开展，都会形成一系列支撑示范建设院校的、大量纸质和电子版档案材料。各类档案材料在很大程度上反应出了一个学院的人才培养水平、教学管理水平、社会服务能力等情况。因此，做好档案管理工作对学院的示范建设和学院的未来及其重要。

一、示范建设档案管理的内涵

从示范院校申报、建设及验收的各个环节来看，高职院校示范建设档案主要包括三个部分的资料：

（1）申报起始材料。以江苏为例，从各高职院校推荐，到江苏省教育厅、财政厅申批这个过程中形成的材料属于申报材料。包括《江苏省示范性高等职业院校建设方案》、《江苏省示范性高等职业院校建设项目任务书》及其他相关材料。

（2）建设过程材料。依据相关文件精神、建设方案和任务书，在建设过程中关于管理、教学和服务等各方面形成的经验与成果。例如在人才培养模式与课程体系改革、师资队伍建设、实训条件建设等方面建设过程中形成的纸质、电子、实物等不同形式的资料，同时也包括社会服务能力和专业群及特色项目建设过程中产生的，所有这些资料构成了最终验收的基础，是高职院校示范建设的核心成果。

（3）验收收尾材料。示范建设项目验收时要出具《项目总结报告》、《项目建设情况进展表》及其他相关材料。

示范建设档案材料不是原始资料的堆砌，不是原始档案的备份，是在示范建设过程中产生的所有与建设相关的材料的收集、整理、完善，最终是能够加以利用的资料的集合。

二、示范建设档案管理的作用

示范建设档案能够直接证明示范建设过程，示范建设档案的质量可直接证明示范建设的质量，示范建设档案也体现了示范学校的管理水平。示范建设档案管理的作用主要体现在以下几个方面：

（一）建设过程的证明

在示范建设过程中，会形成一系列关于学院各个方面的纸质、电子、实物等不同形式的资料，包括在人才培养模式与课程体系改革、师资队伍建设、实训条件建设等方面。而这些档案材料在示范性高职院校建设验收考核中，都是最直接、最有力的证据。齐全、完整的档案材料能很好的反应出示范建设的整个建设过程、并且可以集中地反映了学校工作的发展状况，是专家验收时正确评价学校示范建设成果和人才培养工作水平的重要依据。也是对学院发展的一次梳理、提炼和总结。因此，示范建设过程的档案材料是示范建设验收环节的直接证明。

（二）管理水平的体现

一个学校档案材料的收集管理程度直接体现了这个学校建设发展的管理水平。示范性高职院校建设的重要目标是提高管理规范化、信息化水平，齐全、完整的示范建设档案材料直接体现了示范建设学校的高质量、高水平的管理。

三、示范建设档案管理存在的问题

在高职院校示范建设过程中所形成的档案材料，不仅反映出了这个学院的示范建设成果，也可为其他高职院校的发展提供了重要的参考，因此，示范建设学院不仅要重视项目的过程建设，更应该高度重视档案管理。

（一）忽視建设过程中的原始资料积累

在高职院校示范建设中形成的建设成果，对其他非示范院校来说，具有示范引领的作用，所以在示范建设过程中不仅要重视建设，更应该高度重视档案管理、重视档案资料的积累。但在实际建设过程中，部分高职院校对于项目建设开展的如火如荼，但对原始资料不够重视，导致原始资料的积累不完整。但为了应付验收，各项目组必须补全所缺的原始档案材料，有的材料时间过了无法补充。势必会对示范建设及学院发展造成一定的损失。

（二）档案建设资料不完整、管理不规范

高职院校示范建设周期一般都在三年以上，建设涉及学院的各个领域，是一项浩大的工程。由于建设经验的不足，在建设初期没有制定完善的档案管理方面的规章制度，使得档案建设资料不完整、管理不规范。不规范的档案材料直接影响档案资源的利用率。由于各系部兼职档案员对档案管理的业务不熟悉，在示范性高职院校建设的档案收集、归档、管理中不规范的问题较普遍。

（三）档案管理信息化建设落后

作为省级示范性高职院校，档案建设工作还仅仅停留在纸质材料上，还没有真正实施档案信息化、网络化管理，应有的设备没有很好的配备到位，档案管理技术没有得到很好的提高，致使相关人员没法对所需档案资料进行计算机检索、查阅档案资料、网络传输信息等，严重影响了档案管理工作的创新、工作效率的提高和阻碍档案工作信息化的进程。

四、加强示范建设档案管理工作的建议

（一）重视建设过程中的原始资料积累

高职院校示范建设过程中，往往只重视项目的过程建设，而忽视视建设过程中的原始资料积累。这就要求示范建设管理部门在学院原有档案管理的基础上，制定面向示范建设档案收集的相关制度文件等，以确保在示范建设过程中能及时、有效的收集所需资料。我院示范建设办公室要求各项目每月对自己的建设情况自查，并要求把这个月所有能证明建设的情况、建设的过程材料、形成的成果等移交示范办。由示范办进行审核和保管。这样能有效的防止资料的不完善和丢失。endprint

（二）加强档案建设资料的完整性和管理的规范性

示范性建设档案是学校档案最重要的组成部分，加强档案建设材料的完整性和管理的规范性，首先，在示范建设初期就要制定一系列示范建设方面的档案管理的规章制度，其次，档案部门要加强系部兼职档案员培训，使他们提高素质和熟悉掌握档案管理的专业知识，这样可以减少档案管理不规范的问题。第三，档案部门要在建设过程及建设后及时完成相关档案管理工作。

（三）提高档案信息化水平

档案信息化是指檔案资料的网络化、数字化、规范化的总称，包括网络技术、电子信息、档案管理等专业综合技术。为更好的开展示范性高职院校建设工作，各示范建设高职院校均建立了示范建设专题网站。如我院专题网站设有建设成果、建设动态、建设制度、示范风采、通知公告、工作简报、政策指导、他山之石等栏目，及时宣传报道项目建设总体情况，并建设有重点建设专业子网站和特色项目子网页，在示范建设过程中直接展示重点项目建设进展程度、特色项目建设情况、办学水平、管理水平与社会服务等成果。因此，在示范建设档案管理的收集、整理过程中，应及时将电子版材料的收集、录入并与纸质材料同步进行，高职院校示范建设过程中要充分利用校内网这个平台，加快引进先进的管理软件、科学使用档案管理系统软件，最大程度的实现档案的收集、整理、归档、利用等基础工作的信息化管理，实现档案从实物管理逐步向信息管理的转变。

示范建设档案是示范性高职院校建设各种过程资料的集合，其管理工作是示范性高职院校建设的重要组成部分。档案管理要以示范性高职院校建设项目验收为契机，加强管理，提高档案管理水平和信息化水平，才能更好地发挥示范引领作用。促进学院在发展理念、体制改革、模式创新、培养质量、社会服务等方面办出特色、提升水平，对优化县办高职院校发展环境、调整区域职业教育总体布局和引领职业教育地方化发展都具有极其重要的战略意义。

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