浅析企业规章制度的优化完善

于 青 李万青

（100095 中国航发北京航空材料研究院 北京）

1 企业管理现状

在企业发展的过程中，为了规范行为准则，保证良好的工作秩序，企业要建立规章制度，而科学的运营人员、资产、信息等因素才能发挥整体效益。随着企业的发展和进步，当面对更大的市场和社会关注时，企业更加要注重质量保障、安全环保、职业健康、风险控制等方面的管理，建立侧重不同要求的管理体系。规章制度管理和其他体系管理是企业生产经营活动的保障，是企业赖以生存的管理基础。

1.1 规章制度管理

规章制度是依据国家法律法规，为引导、推动、规范、保障企业经营活动的正常开展而制定的需要全体员工共同遵守的规程和行为准则，是以企业名义正式发布、具有普遍约束力的规范性文件。规章制度维护了正常的工作秩序，保证企业经营活动中的各种政策、指令、规范能够顺利实施。规章制度体现了企业管理的原则性和规范性。

规章制度也需要随着企业发展进行调整和优化，保证科学合理的管理方式。目前，大多数企业制度管理的主体是多个并行的职能部门，按照各自的职责分工和管理要求制定、修订相应的规章制度，并贯彻落实。

1.2 其他体系管理

随着企业的发展，势必要引入先进的管理理念，不同的体系管理为企业发展提供了坚实的基础，体系管理的运用提高了相关业务的系统性、可靠性，也为企业的市场开拓做出了贡献。

质量管理体系为实现质量目标而建立，应用最广泛的是国际标准化组织制定的ISO9000族系列标准［1］，许多企业据此制定了质量手册或质量管理体系程序，质量管理体系规定了企业的质量方针和质量目标，描述了企业质量管理体系的过程、方法和各项要求，适用于不同规模和性质的机构，适用于不同类型的产品，能够对质量有关活动进行系统控制。

五部委发布的《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制应用指引》为企业的风险控制提供了基本准则，许多企业在此基础上形成了风险内控体系，风险内控体系管理利用企业内部分工而产生的相互依靠并相互制约的关系，建立了一系列具有控制职能的方法和措施，确保业务运行的有效性，在一定程度上保护了企业的经济资源安全、完整。

HSE管理体系即健康、安全与环境管理体系，其主要目标是保护人类身体健康，注重生产安全与环境保护，从这三点出发构建具有标准性的管理思想与方法[2]。HSE管理体系始终将职工健康，确保生产安全放在第一位，重视生产中可能出现的安全事故，预见性的对安全隐患进行排查，并且针对性的制定控制手段。HSE管理体系对减少人身伤亡、财产损失和环境污染起到了重要作用，降低了企业运行成本、提高了员工满意度和社会认可度。

2 制度管理存在的问题

2.1 管理体系与规章制度交叉

其他管理体系的认证为企业发展提供了极大帮助，然而随着企业不断发展，认证体系的规定、上级要求、内部规章制度的数量都在增加，管理文件增多导致多种体系和规章制度存在一定程度的交叉并存现象。基层单位为了应对来自不同管理体系和规章制度的要求，不得不进行一部分重复性工作。甚至当不同管理要求的标准、流程出现冲突时，基层人员为继续办理业务使用了“两张皮”的办法。这严重增加了管理成本和管理风险，降低了管理效率。

2.2 制度可操作性不强

规章制度的发布是为了贯彻落实，但在实践中发现部分本应用于指导操作的规章制度却过于原则化[3]，不能具体明确制度适用范围和业务流程的要求，导致基层员工对制度内容理解出现分歧，相应的业务主管部门通过解释和补充说明来维持业务进行。这造成基层员工对管理部门有意见，不利于企业内部团结发展，也确实降低了工作效率。

2.3 制度执行不到位

制度执行不到位是一个老生常谈的问题。规章制度的要求如果不能被认真贯彻，首先是业务运行未受控制，制度约束目的无法实现，存在管理风险；向长远看，对企业的威信将产生不良影响，进而有可能动摇员工对其他规定的支持。

制度编制时的可操作性不强是造成制度执行不到位的原因之一，但主要原因还在于部分企业在思想上对于制度执行不够重视，规章制度的宣贯培训和执行监督检查亟待加强。

2.4 制度有效性

企业需要保持与全行业的沟通和学习，为适应行业发展和社会变化在管理上做出相应调整，这是规章制度要进行更新的必然因素。此外还有国家法律法规的修订、上级要求的变化、新的认证需求、突发事件等推动制度更新的偶然因素。这就要求企业时刻加强与外在的沟通，针对环境变化对制度的相应方面进行及时调整[4]，与现行法规或行业现状不符的条款要及时修订，做到与时俱进。但实际上许多企业并没有及时修订更新规章制度，而是采用额外下发补充文件的形式提出新要求，由于宣贯不到位或者其他管理原因，不能保证每个查阅制度的员工能了解到全面、具体、现行有效的信息，这是新旧文件未合一的弊端。甚至有些企业几乎不对规章制度进行有效性审核与维护，这也在侧面反映出了制度执行不到位的情况。已经不合现状但还挂着有效标签的规章制度反而会成为业务发展的障碍，必须对其进行修订或废止。

3 制度管理的优化完善

3.1 完善制度顶层设计

管理体系与规章制度相互交叉的问题如何解决？分别审视二者，管理体系大多是国际通用的、社会公认的，管理体系的要求不能随意改变；而规章制度是为了保障企业经营活动建立的符合国家法律法规等要求的规范性文件。因此该问题只能通过完善规章制度的顶层设计来解决。

企业的发展与学习先进管理方法密不可分，然而学习不能生搬硬套、照本宣科，在建立企业内部规章制度时应当充分的与多种管理体系要求相结合，做到这一点需要全面的梳理企业的业务流程，在流程中的每个环节都应融入管理体系的具体要求，识别流程环节中的风险点，设置控制措施，最后整理提炼到相应的规章制度中。通过对流程的梳理和控制，将管理体系的要求充分消化吸收，融入自身业务当中，固化形成规章制度。如此一来，管理体系和规章制度相互交叉、矛盾的现象不复存在了，制度建设的合规性得到了加强，基层员工不必再关注更多的管理体系要求，只需遵守规章制度即可。

3.2 提高制度操作性

对于规章制度的操作性，可以通过建立分层级制度的方式来明确。第一层级的制度是针对某项基本业务管理活动制定的全面、系统、通用的规范性文件，是需要全体成员共同遵守的办事规程或行动准则，重在法规性和原则性；第二层级的制度是为贯彻执行第一层级制度而提出的具体方法、步骤和措施，或者详细的指导意见，或者就某一类别管理活动所涉及的具体权限、流程做出的约束，重在可操作性。

在编制制度时，首先应明确制度的层级定位，原则性的制度暂且不论，涉及到具体业务操作的制度，必须明确适用范围、职责分工以及操作流程，力求做到量化、细化。此外，在制度发布之前应充分征求相关管理人员和基层人员的意见，采纳了基层提出的可行建议的制度可操作行更强，也更容易推行。

3.3 改善制度执行状况

法治社会应当是“有法可依，有法必依”，规章制度也应做到如此。规章制度如果发布了却得不到执行，就只是一纸空文。为了改善制度执行不到位的现状，可以从以下几个方面入手。

一是避免管理文件冗余或冲突，提高规章制度的可操作性；

二是针对性的宣贯培训。制度首先要被员工了解才能执行，许多企业都做过制度培训，但大面积的统一培训或者发布通知等线上文字培训往往流于形式。管理部门所做的制度培训内容要与受众相适应，例如对领导的培训要简明扼要，注重原则性和职责划分；对于基层员工的培训要细化分解，紧密联系本岗位工作中的具体要求。优秀的培训者应站在被培训者的立场上进行讲解，事半功倍；

三是加强规章制度执行的监督检查。制度执行不到位的原因复杂，难以从根本上解决，因此建立良性的监督检查机制以约束员工行为是十分必要的。制度的监督检查首先要由相对独立，没有利害关系的部门负责；其次监督检查的工作原则要明确，深入调研，眼见为实，明确记录；最关键的是，要坚持依据事先制定的监督检查规定，依据监督检查结果进行考核奖惩，增加规章制度的权威性。奖惩分明可以激励员工遵守制度，抑制钻空子行为，坚持规章制度的监督检查，能够保证规章制度得到更好的执行；

四是对于操作流程比较固定的业务，可以推行流程信息化管理，所有资料的提交和审批环节都在信息化系统中进行，在业务流程中严格落实规章制度要求，信息化管理可以固化操作流程，减少人为操作的空间，真正做到“必须落实制度才能办理业务”，风险控制和制度权威性都得到了保障。

3.4 保证制度的有效性

规章制度的有效性维护应从明确制度的动态管理流程开始，对于制度的编制、修订、作废都应该有一套明确的管理流程，包括对“编制（修订、作废）草案提交”“评审”“签署”“发布”等环节的控制。在此基础上，制度管理人员及时识别制度中不再适用的条款，将其作废或者修订，避免失效制度阻碍业务运行。

明确制度动态管理流程后，还可以进一步推进制度的信息化管理，信息化管理的优势在于便捷性和公开性，提高制度管理的效率，并且可以向全体员工提供查阅制度的平台，有利于制度的推行。

4 结束语

规章制度是衡量企业整体管理水平的重要标志。通过完善制度顶层设计、提高制度的可操作行、并注重加强制度的执行和有效性维护等方式对企业规章制度进行优化完善，有助于企业优化组织结构、明确岗位职责、更高效地调度生产资源，提高管理能力。制度建设是一个以终为始、与时俱进的过程，需要企业抱以足够的重视，让规章制度真正成为企业生产经营的保障。

[1]孙永风,刘守德.基于流程标准化和制度嵌入的体系融合研究[J].化工管理 ,2016(31)：156-159.

[2]陶卫君,秦丽娟,朱焱松,邢新华.HSE体系管理在炼化企业基层单位实施现状及改进建议[J].中国安全生产科学技术 ,2012,02：129-133.

[3]姜卫星,李潭.对宇航型号科研生产管理规章制度建设与落实的思考[J].航天工业管理,2015(06)：7-9.

[4]陈礼斌.浅析现代企业的制度体系建设[J].江苏科技信息 ,2015(04)：31-33.