探究高校学生档案管理存在的问题及对策

常巍

摘 要：信息化进程的不断加快使得档案的作用在当今社会日趋凸显出来，而高校学生的档案作为学生学习经历、身份证明等一系列重要资料的代表，其作用自然不言而喻，尤其是随着人们对于高校学生学习程度与综合素质的重视程度的逐渐加深，高校学生的档案更是成为学生毕业求职的关键部分，因而加大对于高校学生档案的管理程度，促进档案的高效使用已经成为当前我国大多数高校档案管理的基础与关键。但是经调查所知，当前我国高校学生的档案管理仍存在明显的问题，档案管理不完善、档案丢失、档案造假等问题层出不穷，在这一背景之下，加强对于高校学生档案的管理工作已经成为必然之势。本文结合自己多年来的工作经验与研究总结，针对当前我国高校学生档案管理中存在的问题进行了细致的分析，并提出了相应的解决措施。

关键词：高校学生；档案管理；对策研究

高校学生档案作为高校学生长期以来的教育经历的代表，包含了学生的学籍学历状况、高考状况、入党入团状况、学生品行鉴定表以及学生在校内的各项奖惩措施等，因而，学生的档案管理对于高校学生具有尤为重要的作用。

高校学生档案管理的意义

高校学生的档案代表着高校学生的教育经历

正如上文所述，高校学生档案包含了学生在校内的一切教育经历，因而它可以说是学生校园生活的记录册，它代表了学生在校园内的个人经历、才能、品德等内容，是学生在校状况的记录，因而，高校学生档案的管理工作意味着对高校学生在校的一系列经历进行适当的管理，使其可以完整地保留下来，以备日后查证。此外，由于高校学生档案自身的特殊性，高校学生档案在一定程度上可以决定学生日后的职业发展状况，它甚至决定着学生日后的职业选择、职位升迁、职称评定、工资工龄等内容，是学生工作后人事档案的重要组成部分，因而加强高校学生的档案管理，通过不断的宣传使学生清楚档案的重要性也是高校档案管理的重要部分。

高校学生的档案映射着高校教育改革的现状

随着时代的发展，我国高校改革力度的不断加大，各大院校对于自身改革状况的重视程度也在不断加大，而高校学生档案作为高校人才培养状况的信息载体，在一定程度上代表着高校改革的现状，因而加强高校学生档案的管理工作，推动着学生档案保存程度的不断改善，也是当前我国高校改革的重点和关键，也是高校改革的客观需求。因此务必要加强对于学生档案的管理程度，促进学生档案的内容不断丰富与发展。

高校学生的档案为用人单位节约了成本

高校学生的档案管理工作不仅代表着学生与高校在一定时间内的发展现状，它也决定着学生的职业规划与职业选择，从一定程度上而言，档案的完善是用人单位考察学生综合素质的最好代表，通過学生的档案，用人单位可以在最短时间内清楚学生的能力、品德等状况，从而确定对于学生的录用情况，由此可见高校学生档案管理的重要性。此外，无论是何种用人单位，都希望能在进行职员招聘时节省精力，节约成本，高校学生的档案可以使用人单位用最少的时间选拔出最适合的人才，有利于为用人单位提供最为高效的服务，满足用人单位的需求。

当前我国高校学生档案管理存在的问题

从观念层面上而言，社会对于学生档案的不甚重视严重影响了高校学生的档案管理

高校学生档案管理工作的最大问题在于人们在观念上对其的不甚重视，由于大多数教师与学生对于档案管理的不重视，在高校档案管理的过程中，许多人出于对自身日后竞争力的考虑，不惜选择篡改档案、档案造假等手段，这使得高校学生档案的可信度大打折扣，甚至使高校学生档案的价值直线降低，长此以往并不利于高校学生档案管理工作的进行，也不利于学生日后的发展，因而务必要提升对于高校档案管理重要性的宣传工作，保障学生档案的完整与真实。

从实践层面上而言，高校对于学生档案管理方式的不恰当影响了高校学生的档案管理效率

高校学生档案管理制度不完善

高校学生档案管理制度的不完善主要体现在对于学生档案的接管、保存以及后续的管理过程中。从接管方面而言，许多高校在进行学生档案的接管时，并没有采用严格的接管手续，仅仅是由部分高年级学生对档案进行接收，并没有进行系统性的整理；在学生档案的保存方面，许多高校仅仅是将接收到的档案统一存放于档案室，之后便无任何的举措，甚至在学生档案的借阅方面都没有设置任何的管理措施，档案室内部也没有科学的保存手段，这样便容易导致学生档案丢失、损毁等。在学生档案的后续管理方面，许多高校在对于毕业生的档案进行发放之后便没有针对毕业生的后续发展进行任何的关注，这也使得高校没有真正了解用人单位的需求，只是遵循自己陈旧的档案管理方法进行保持，长此以往并不利于高校的长期发展。

高校学生档案管理人员缺乏专业性

除高校的管理制度不甚完善外，当前我国高校档案管理存在问题的另一问题在于档案管理人员的非专业性，多数高校的档案管理人员均是由学生辅导员、团委书记或者由党委秘书来负责，整体而言，他们对于档案管理方面的内容并没有经过专业的学习，且由于自身时间与经历的原因对于高校学生的档案并没有加以重视，由此所导致的是高校档案管理工作的不完善，且专业性的缺失也使得高校档案管理人员在进行学生档案的管理时并不具备专业的管理手段，将档案的管理视为应付性的工作，并没有充分调动积极性来对学生档案进行创新性、专业性的管理，这样并不利于高效学生档案的管理。

当前我国高校学生档案管理的改进措施

加强宣传，提升对于高校学生档案的重视程度

正如上文所述，当前我国档案管理工作存在问题的一大原因在于社会公众对于高校学生档案的不甚重视，因而在对高校学生的档案管理工作进行系统化管理时务必要加强宣传，提升人们对于档案重要性的认知，以此来加强高校对于学生档案的管理工作，推动高校领导、教师以及广大高校教职工提升档案意识，采用科学化的方法来对学生的档案进行管理，将其纳入专门的管理职能之中，并定期进行检查，对档案管理中存在的问题进行整理，定期进行大规模整改，并在条件允许的情况下为学校聘请专业的档案管理教师，对高校学生的档案管理工作进行系统化的整改，推动我国高校学生档案管理工作的发展与完善。

加强高校学生档案管理的制度性要求

要推动我国高校档案管理工作的科学化发展，除了加强宣传之外，还必须加强其在制度化方面的要求，例如在学生档案的接收方面，设定严格的规章制度，对学生的档案进行系统化的接收，并做好记录工作，选择适当的档案管理方法对档案进行科学化的保存，并对于档案内容进行严格的要求，例如字迹要统一、书写要规范等；在学生档案的保存方面，要严格遵循借阅制度，不经允许不能动用学生的档案，同时借阅人员也必须要做好保密工作，不可私自拍照、记录等；在学生档案的后续管理过程中，也要对毕业生的状况进行了解，做好高校与社会的接轨，培养社会所需求的人才。

实现高校学生档案的信息化进程

随着时代的发展，信息化进程的不断加快，当前我国高校学生的档案管理工作也要实现信息化。由于纸质档案自身的缺陷，难免会出现丢失、损毁等问题，且纸质档案容易为人所篡改，对于学生档案的规范化管理也存在很大的问题。

而对高校学生档案进行信息化管理之后，便可有效避免这一系列问题，且如今大多数高校的招生、宣传等工作都已经实现了信息化，档案管理的信息化不仅有利于档案的保存，还可减轻档案管理人员的压力，通过各种高科技手段对学生档案进行系统化、规范化管理，提升高校学生档案管理的效率。此外，在高校学生档案管理信息化的进程中不可忽略对于学生档案保密性的要求。

（作者单位：湖南工程职业技术学院）

【参考文献】

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[2]马洁，佟丞，刘卫智.高校学生档案管理存在的问题及对策研究[J].石家庄学院学报，2012，14（02）.

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