关于档案信息化建设与档案管理的思考

李丽燕　王亚楠

摘 要 随着我国社会经济的快速发展，档案也发挥着其应有的作用。在我国的发展历程中，档案一直记录着我国发生过的事件，无论大小。所以，档案是国家极为重要的资源。档案的管理工作是否完善，会在一定程度上对我国社会的发展产生影响。在我国社会的发展过程中，随着信息化技术的出现，档案管理水平也得以提升，但与此同时，档案管理中也存在些许问题。对此，本文简单介绍了档案信息化建设与档案管理，并且提出了存在的问题及与之相关的建议。

关键词 档案信息化 档案管理 思考

一、档案信息化建设的主要内容

一般情况下，档案信息化建设是将各种信息结合在一起，其中包括经济、政治、文化等信息，方便人们了解，这种看法是广义上的档案信息化建设。而狭义上的看法是指档案内部资料的信息化，而其中是不包含其他资料信息的。要想进一步完善档案信息化建设，就需要确保档案信息的真实性和准确性，也就是说，档案的内容是真实的，是可以供人们利用的信息。

二、档案信息化建设中存在的问题

（一）数据的异构性

随着社会的发展，档案的传输方式已经放弃了传统的方式，并且传统的纸质档案已经变成了电子档案。这种转变不仅保证了档案信息在传输过程中的保密安全性，同时还提高了工作人员的工作效率，节省了工作时间。还有一点要注意的是，电子档案虽然实现了更加快速方便地传输信息，但是在对各种档案的分类问题上出现了困难。这是因为各个单位的数据是不一样的，并且在这些数据库中存在各种属性不同的档案，十分复杂。工作人员想要将档案内部结构整理得更加完善有序，但其整理过程具有复杂性，导致档案信息化建设面临重大阻碍。

（二）高度的分散性

在档案信息化建设的过程中，会出现各种各样的问题，高度的分散性就是影响档案信息化建设的一个因素。在我国社会的发展过程中，因我国地域广阔，不同的地域有不同的生活方式及管理模式。在开展档案记录工作的过程中，这些不同的生活与管理方式也就意味着档案记录的方式也会出现一定的差异，从而对档案管理工作产生影响，也会在一定程度上阻碍档案信息化建设。因档案信息化建设具有分散性，所以可能会对工作造成一些比较难处理的问题，其中包括材料重复。分散性可能会对工作人员管理文件产生影响，从而影响档案的科学性和准确性。档案管理工作不管是对个人还是对医院都有着十分重要的意义。档案管理工作出现了问题，可能会影响我国的经济建设。因此，在科技发达的当下，相关的技术人员可以利用有关的技术完善档案信息化建设，使之更加方便，同时还可以确保档案信息的安全性。

（三）管理人员缺乏服务意识

档案信息化建设和管理的目的是让人们更加方便、快速地了解信息，更好地为医院及员工服务。但有些档案管理人员对档案信息化建设的积极性不高，无法全心投入工作当中。并且，大多数档案管理人员的服务意识比较薄弱，没有摆正自己的工作心态，所以无法更好地完成档案信息化建设。同时，在档案管理工作中，经常出现一种情况，那就是当其他工作人员想要查阅某些档案信息时，档案管理人员可能会因为怕麻烦而找借口搪塞。这种现象仅仅是因为档案管理人员想要节省自己的时间，而不去服务其他来查阅信息的人员，这样就会影响档案信息化建设和管理工作的开展。

三、完善档案信息化建设与档案管理工作的方式

（一）加强档案管理数字化建设

为了实现档案信息化建设与管理，资源建设具有十分重要的意义。一般情况下，档案工作都是围绕资源建设进行的。从我国目前的发展情况看来，档案的管理工作最主要就是为了加强档案管理资源共享及数字化建设。当然，可以在实际工作的过程中加大对各个环节的监管力度，并根据实际情况不断改善工作方案，从而提升档案管理的数字化程度。在符合实际要求的情况下，可以加大对工作的人力或财力的投入力度，从而优化档案数字化所需要的文件目录。此外，纸质档案也是非常重要的，在实际工作当中，可以将电子档案与实际档案结合，从而实现更好的效果。同时，工作人员需要注意的是，要想实现档案资源共享，相关人员就要根据规定，不断完善档案管理体系，从而使信息分类等工作能够顺利完成。当然，档案信息的实时性是十分重要的，工作人员要根据实际情况，运用不同的方式不断完善档案的信息化建设，更好地为人们服务。

（二）优化档案信息化的工作系统

要想完善档案信息化建设与管理，与之相关的工作系统是十分重要的，关系着档案管理工作是否可以科学有序地进行。当然，如果想要优化档案信息化的工作系統，第一步需要做的就是形成明确的档案管理机制，这样才可以确保档案管理工作有序进行。其次，档案管理部门要制定相关规定，规定工作人员自身的责任及工作内容，使工作人员可以在实际工作中加强配合，这样可以对档案信息化建设与管理产生有利的影响。并且，还可以运用与档案管理相关的法律法规约束档案管理人员，从而确保档案信息的科学性与准确性。

（三）增强管理人员的服务意识

要想完善档案信息化建设与档案管理工作，改善档案工作人员的工作态度，增强工作人员的服务意识是尤为重要的。档案管理人员如果有正确的工作理念，对档案管理工作有足够的热情，那么对档案信息化建设与管理工作就会产生积极的影响。改变档案管理人员工作理念的第一步就是向管理人员明确地说明档案管理工作的重要性，对医院及对个人的重要意义。其次，可以对管理人员进行专门的培训，增强管理人员的服务意识，端正工作人员的工作态度。还可以实行奖励制度，对一些在档案管理工作中表现优异的员工进行表扬，必要时可以给予其奖金或者物质奖励，从而增强档案管理人员的服务意识。

四、结语

在时代的发展中，档案对我国社会的发展有着重要的意义，但档案信息化建设还存在诸多不足。要想完善档案信息化建设与档案管理，不仅需要档案管理工作人员的努力，还需要其他人员贡献自己的力量。只有在各个部门的工作人员的共同配合之下，引起各个行业对档案管理的重视，才能够更好地完善档案信息化建设与档案管理工作。

（作者单位为威海市妇幼保健院）

参考文献

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