土贤庄电站建设档案管理浅析

吕 静 苏 磊 韩 宁 耿岳维

（河北省石津灌区管理局 河北 石家庄 050051）

1 工程概况

土贤庄水电站总工期自2011年5月15日至2012年6月30日结束。建设内容为：土建工程施工、金属结构及机电设备安装工程施工和并网工程施工等。土建工程施工内容包括：土方工程、前池、进水闸、压力管道、尾水渠等金属结构设备的制作；金属结构及机电设备安装工程内容包括：水轮机、发电机、水力机械辅助设备安装、电气设备安装、升压变电设备安装、公用设备安装、金属结构安装等；并网工程内容包括：线路部分、一次部分、二次部分和通讯部分等。

2 工程档案管理情况

2.1 档案管理机构设置。专门成立了河北省石津渠土贤庄水电站筹建处，全面负责土贤庄水电站工程的实施，包括项目宣传、协调、规划、设计、招投标、施工安排、技术指导、质量监督、资金筹措、使用管理及审计、档案管理等具体工作。为进一步加强项目档案管理，筹建处建立档案管理机构，设置综合档案室，配备专职档案管理人员2人。设计、监理、施工单位相应建立了档案机构，并明确档案管理负责人及管理人员，形成了以筹建处综合档案室为中心、以各参建单位的档案管理人员为基础的档案管理网络，做到有问题及时沟通，及时处理，完善档案管理工作。

2.2 建立健全档案管理各项规章制度。按照 《中华人民共和国档案法》及其实施办法，以及有关档案管理的法规和规章，制定了一系列有关该项目档案管理的规章制度，包括档案立卷归档制度、安全管理制度、保密制度、借阅利用制度等。在工程建设初期，为统一档案标准，确保档案质量，使档案资料归档规范化，筹建处向各参建单位印发了水利部 《水利工程建设项目档案管理规定》、 《水利工程建设项目档案验收管理办法》及国家档案局、国家发改委联合印发的《重大建设项目档案验收办法》等，作为工程档案资料收集、整理、分类的参考依据。监理单位及时督促各参建单位按照要求移交档案。

2.3 加强档案管理人员业务培训。筹建处多次派出档案管理人员参加河北省水利厅和河北省石津灌区管理局组织的档案管理业务培训，及时掌握工程档案管理规范要求，针对该项目的具体内容，综合档案室及时组织各参建单位档案管理人员进行业务培训，为该项目工程档案收集齐全、整理规范打下良好基础。

2.4 档案管理与建设过程同步进行。在河北省石津渠土贤庄水电站开工建设的同时，档案管理工作就同时启动，筹建处把档案管理作为工程管理人员岗位责任制的一项重要内容，责任落实到人。在开工之前对工程档案管理人员进行培训，明确了该项目的建设内容和产生档案的数量，使档案收集工作有目标，工程建设期，在检查工程进度与施工质量的同时，检查工程档案的收集、整理情况，发现问题及时纠正，真正做到了有计划、有反馈、有结果，避免了工程完工之后搞突击收集、突击整理造成的档案收集不全现象。

2.5 档案管理纳入工程管理体制。该项目实行了“项目法人制、工程招投标制、工程监理制及合同管理制”的“四制”管理模式，为档案管理工作增添了新的内涵。筹建处将档案管理纳入到了“四制”管理中，在编制招投标文件及与参建单位签订协议时，专门设有对竣工档案资料具体要求的条款，对工程档案的内容、形式、份数、时间等均作出了明确要求。

2.6 建立健全档案控制体系。建立了包括建设、监理及施工单位的档案管理三级控制体系，使档案管理工作始终贯穿于施工管理全过程。对河北省石津渠土贤庄水电站项目工程档案管理工作高度重视并给予指导，筹建处工程技术人员和档案管理人员及时进行跟踪检查，及时发现档案产生、收集过程中存在的问题，召集各施工单位和监理单位的有关人员举行专题会议，共同探讨解决办法，对好的做法进行推广，促进档案管理水平上台阶。

2.7 完善硬件管理设施。为了保证工程档案资料的存放安全、应用方便，筹建处各处室及综合档案室均购置了档案柜、档案盒、封皮等，综合档案室还配置了计算机、除湿机等硬件设施，及时建立了借阅利用记录，为该项目的档案管理创造了良好的条件。建设单位对归档移交后的档案进行了科学编目，编制了符合要求且查找应用方便的检索工具，全部实行微机管理，建立了文件级目录数据库，保证档案实体安全和信息安全。

2.8 资料立卷归档与保管情况。土贤庄水电站筹建处认真完成了档案资料的收集、整理和归档移交工作，共形成工程档案46卷(采取图纸和文件混合组卷法)，包括工程建设前期工作文件材料、招投标材料、监理文件材料、设备材料文件材料、施工文件材料、合同协议书、资金文件材料、专项文件材料、阶段验收文件材料、质量监督文件材料、竣工验收文件材料等。