基于“可视化”的秘书学课程教学论析

余厚洪、

摘 要：在秘书学课程中推行可视化教学，是基于可视化教学的原则和特点，在具体实施过程中，可采取通过可视化案例引出理论诠释、可视化数据进行过程讲解、可视化情境进行氛围渲染等方法。

关键词：秘书学；可视化；课程教学

曾有学者指出，当前部分高校的秘书学课程由于忽视了实践层面而导致秘书学理论“无法经世致用、为现实服务”[1]。秘书学课程是具有较强实践性的课程，除安排一定学时的实践环节外，在理论传授中，非常有必要推行“可视化”教学。

1 秘书学课程可视化教学的意义

可视化，是指用“直观的、更加容易感知的图示方式”来“表征信息及其信息加工”[2]并使之得以仿真化、形象化呈现的过程。

秘书学课程可视化教学，是指通过可视化的秘书工作案例、数据、音像等来呈现课程教学内容，在体现教学生动性、形象性的同时促进对秘书学知识的理解和应用。在大数据时代新媒体技术不断发展的背景下，秘书学课程教学中常用的可视化技术，已从先前通过手绘就能实现的主席台座次示意图、参观访问路线图和庆典活动议程安排表等，到如今借助电子设备完成的秘书着装搭配仿真演示、秘书职场情景动画、秘书工作案例分析交互式可视化等，秘书学理论内容的可视化程度在不断提高，用于秘书学课程可视化教学的资源得以不断丰富。

在秘书学课程中，由于借助可视化教学设计，对秘书学理论知识进行逻辑分析的基础上，还将分析过程与结果以直观的视觉形式揭示出来。与此同时，在可视化教学过程中，非常明显地遵循了图示化、简约化、序列化等原则，实现了秘书学理论文字内容以及教学设计者复杂思维过程的合理转化，最终使秘书学理论内容得以直观、简洁、有序地展示。“知识以可视化的表现形式，将难于言传的知识以形象直观的方式一览无余地呈现给学习者，能够有效促进师生的认知和对知識的建构”[3]，与传统的纯语言描述式教学相比，可视化教学能够让学生更好地理解秘书学概念、秘书工作程序及其在实践中的应用，其意义不言而喻。

2 秘书学课程可视化教学的类型

一般而言，对于某一学科知识的分类总有很多种划分依据和结果，比方说，根据获得知识的方式，可分为直接知识和间接知识；根据知识的认识层次，可分为感性知识和理性知识。但笔者认为，诸如此类的分类方式并不是基于可视化认知的划分，其划分结果自然不利于秘书学课程可视化教学的设计与实施。

基于知识的可视化，笔者将秘书学课程可视化知识分为概念性可视化知识、过程性可视化知识和情境性可视化知识三类，与之相对应的有三种可视化教学类型。

2.1概念性可视化知识教学。这是关于具体所指“是什么”的知识，如“秘书”“信息”“接待”“督查”“会务”“办公自动化”等概念的表述。通常来说，概念图和认知地图适用于理解语词或概念，尤其是理顺概念与概念之间的相互关联和区别，通常用于概念性知识的可视化教学，例如，“调查”与“研究”的联系与区别，“信息”与“消息”的联系与区别，“沟通”与“协调”的联系与区别。概念性可视化知识教学所运用的技术工具主要是Cmap Tools、Mind Manager。

2.2过程性可视化知识教学。这是关于秘书工作原理即“怎么做”的知识，如“调查研究的步骤”“文书处理的程序”“信息工作的流程”“会务工作的三个阶段”等。在这类知识教学中，通常使用思维导图、思维地图，所用的技术工具主要有Visio、Metafora、Insight Maker等。比方说，当教学“信息工作的流程”时，以文字、图片、图形等组合，呈现信息收集、信息整理、信息加工、信息存储、信息传递、信息利用等之间的层次关系，可使学生能够从整体和全局的视角去思考信息处理全过程。

2.3情境性可视化知识教学。这是关于秘书学理论“具体实现”的知识，如“秘书与领导关系的处理”“会前检查的注意事项”“会议记录的方法”“沟通协调的技巧”“签字仪式的安排”“涉外接待的迎送”等。在开展此类教学时，通常采用动画、仿真、交互式界面等，需要运用到Flash、3DMAX、Virtools等技术工具。采取情境性可视化知识教学，不仅能很好地解决抽象知识的具体呈现问题，也有利于培养学生积极参与互动、主动开展探究的能力。

无论采用概念性可视化知识教学、过程性可视化知识教学还是情境性可视化知识教学，其实都是体现直觉分析的方法，通过画图寻找知识之间的逻辑关系，最终希望学生能够在教学中将教师简化设计的结果进行理论表述的自然生成。在上述三种不同类型的可视化教学中，都毫无例外地体现了教师对教学内容的深层次加工处理。

3 秘书学课程可视化教学的做法

3.1找准插入点：通过可视化案例引出理论诠释。在传统理论教学中，叙述几乎是无处不在，毕竟要对一些学理进行诠释和解说。“诠释”虽然是“理解的表现形式”[4]，但通过可视化案例引出理论诠释，远比单刀直入的诠释来得有效。

例如，在探讨秘书人员的选用和配备时，先呈现一家新成立的公司需要招聘秘书人员若干名的可视化案例，要求以“同班同学”为选择对象，因为选用对象就是“身边人”，增加了亲切感，容易吸引同学参与讨论，也容易让同学之间相互对话，选人者需要说出选择的理由，被选的“准秘书”则需对所安排职位及工作内容的恰当性作出回应，其他同学则需要评议组配好的秘书“团队”的合理性。在紧扣案例背景和现场讨论的基础上，教师讲解秘书人员选用的标准、秘书队伍配备的要求和原则等，就显得水到渠成了。

又如，在教学“会务工作”的“会前准备”一节，为了强调“参会回执”制作的重要性，笔者以一个因为不重视参会回执而引起一系列麻烦的可视化案例为引子，这个时候，学生主动地以案例背景为分析对象进行解读——这或许就是一个可视化案例文本引出许多话头的神奇魅力，尽管学生对案例的解读是多义的，甚至在相关问题的分析过程中，还会出现论辩、反驳等插曲，甚至可能还会出现误读或曲解等情况，但实际上均可视作是开拓性思维的训练路径。在这个过程中，学生在“摧毁”案例文本的同时也实现了对理论的建构。在此基础上，我们可以概括出结论：参会回执的作用不容小觑，因为它是收集参会者信息的“线索性工具”，但凡重要的会议通知都应附上回执，从而对后续会议服务实现“有效控制”。如此一来，可让学生更好地理解“参会回执”，也能让学生懂得注重工作细节。

在插入可视化案例进行教学时，教师务必遵循“精、准、趣”的原则精心选用案例[5]。例如，在“调查研究”一章的教学中，笔者结合地方工作实际，以“飞机场角区块整治”“中山街步行街建设”“石浦花海建设项目”等三个案例，分别通过讨论明确了调查研究的目的、步骤和方法等，有效地达成了教学目标。事实证明，适时插入可视化案例，不单是帮助教师推进理论叙述，更有助于给予学生去沟通和阐明想法。如此做法，与单纯的教师讲授相比，可以让学生在一定时间内获得更多更丰富的信息与知识。

3.2串起联动点：通过可视化数据进行过程讲解。“数据”曾一度被认为是冰冷的数值，似乎除此之外没有任何意义。其实，可视化数据不只是数字和文字的简单堆砌，而是可以通过可视化处理而帮助人们观察到更深层次的东西。

在秘书学课程可视化教学中，所呈现的数据绝非传统的图形或图表，其间通常包含着一定的意义或道理，设若教师自己都不太清楚数据中蕴含的意义和映射的哲理，那么学生就更难理解了。俗话说“一图胜千言”，在教学中，教师若能善于运用可视化的“数据”来梳理知识或阐释知识，则可以让学生更快、更好地理解与记住知识，实现零散知识的系统化。

例如，在教学“信息工作”时，笔者出示了“望”“闻”“问”“切”四图，这组图示暗含着中医诊断疾病的方法，要求学生从中领会信息处理的要领。在认真仔细地观察后，学生明白：做到“望而知全”，切忌走马观花、浅尝辄止，以免遗漏细节；做到“闻而知意”， 仔细揣摩说者意图，深刻体会话外之音；做到“问而知疑”，千万不要因为碍于面子不敢或不好意思发问，从而出现一知半解、断章取义等情况，把问题问清楚，才能避免“自以为是”的尴尬；做到“切而知要”，能够从对信息进行准确的梳理和归纳，抓住信息的关键点，这就意味着需要在“枝繁叶茂”的信息里迅速抓住主干，列举信息要点。

又如，在教学“接待工作”时，当涉及餐厅点菜，笔者给出了一组数据，在这些数据里，包括点菜时“尊重对方禁忌”“照顾领导口味”“注重地方特色”“体现不同烹法”“兼顾各种菜色”“控制菜肴数量”“遵守餐标规定”等知识内容，让学生明白了点菜过程中的注意事项。

再如，在教学“会务工作”时，谈及会场布置，笔者给出了一组风格各异的会场图，分别表示不同的会议类型，即让学生明白根据会议类型选择、布置会场的道理。在分析完会议类型之后介绍具体会场布置形式时，同样也以图示的方式展现知识，当学生看到“剧场式”会场时，能知道这是用于人数较多的新闻发布会、报告会、启动仪式等；当学生看到“围桌式”会场时，能知道这是用于答谢会、招待会、茶话会等中式宴会；当学生看到“方形中空”会场时，能知道这种摆桌常用于学术研讨会议。凡此种种，以图示人，无需太多的文字解释，因为过多的标记或说明文字容易破坏教学内容的“客观”呈现，只需言简意赅的“数据”来表达即可，毕竟，“数据是任何可视化的精髓与核心”[6]。

就笔者在教学中的感受而言，尽管代码和开箱即用的可视化工具确实能帮助我们教师实现很多有关教学的想法，但是得到的数据图却总带有“自动生成”的感觉，要么标记的位置不太合适，要么说明文字显得杂乱不堪，如果仅仅用于理论分析，这并不影响学生对数据中所展现元素意义的理解，然而，如果教师在教学设计中，对所拥有的数据进行一番“精雕细刻”，那么在课堂上呈现出来的可视化数据无疑会更加合适，因为这样学生可以更清楚地理解老师所要讲述的理论内涵。

可以说，当教师在使用可视化数据进行讲解时，其实是在将对秘书工作内容的抽象表达可视化，或至少是将秘书工作的一些细微方面可视化。诚如美国学者邱南森所言，“数据和它所代表事物之间的关联既是把数据可视化的关键，也是全面分析数据的关键，同样还是深层次理解数据的关键”[7]。

3.3点燃移情点：通过可视化情境进行氛围渲染。秘书工作在很多时候体现在秘书人员的为人处事上，其间自然需要有丰富的情感色彩。

可视化情境，其实就是将视频、音频和文本等多种类型的媒体与可视化相结合的同时，吸引着学生参与交互。在一次课堂上，笔者播放“会议工作”的相关视频，在会前检查部分，当学生发现视频中窗门紧闭时便急着指出“要开窗通风”，当发现视频中的秘书说“把温度调至18℃”便又引发了学生对室内空调温度应该调在什么范围最舒适的讨论，在会议进行中，当一个秘书用命令口吻让另一个尽快分发会议资料时，有学生对该秘书的说话语气表示出不满的情绪，认为应该用自然和缓的语气进行温馨提示，在会后检查部分，当部分与会者将会议资料带走时，就有学生指出由于这次会议带有商业机密，会议资料不能带走，认为秘书应该及时进行提醒并想办法追回。当我们在进行可视化教学的过程中，可根据需要进行“连续叙事”，也可以随时“暂停叙事”，让学生与屏幕上的可视化内容进行互动。这种边播放边“叫停”边讨论的方式，常因教学氛围轻松愉快，或者讨论踊跃热烈，能将相关知识有效地一一落实。

在很多时候，当我们在课堂上播放秘书工作情境视频时，我们寻求的并不是分析和洞察，而是试图从富有情感的故事中去感受和体会，鼓励学生对相应的工作情景作出回应。例如，在教学“沟通工作”时，笔者曾播放了一段秘书与同事之间闹矛盾而影响了工作进度的视频，学生从浓浓的“火药味”和“斗争”情绪中感受到不团结合作的诸多弊端，发自内心地明白彼此坦诚相待的重要性；而当学生在观看“市场部秘书为部门同事向总经理积极争取出游机会”视频时，深切地感受到了秘书对领导的尊重和肯定，也感受到了领导对秘书的支持和赞赏，从而理解和领会了秘书与领导之间的真诚信任和协同一致。这样的可视化教学，绝不只是简单地传输知识和方法，同时也是在改变学生的情操。

虽说秘书学课程不像文学类课程一样能够轻而易举地达到以情动人的目的，但从笔者的教学实践中发现，可视化教学因为有了情感的渲染，有利于强调令人感兴趣的部分，引导学生去关注重点内容，同时也提供给了学生对话的机会和空间。可以说，利用知识可视化，可以把秘书工作情境通过色彩、声音、图像等形象地展示出来，有利于引导学生积极管理自己的情感和情绪，在为人处事上能够做到恰当得体。

总而言之，无论哪一种可视化类型都有其规则可循。这些规则并不仅仅取决于设计或呈现理论知识，同时也受感知、情绪等的支配。从一定程度上来说，可视化，已不只是一种单纯的技术，它更是一种有效的媒介，借助可视化，可以使教学成为展示、表达、探究和提取理论知识的一种方法和过程。当然，在运用可视化教学的过程中，有一点需要特别注意，可视化教学不是课堂教学简单的“调味品”，而应使其成为知识理解的“插入点”“联动点”“移情点”，教师在教學过程中要注重将“关键部分”恰当地嵌入到可视化的秘书工作场景中。

参考文献：

[1]任福全，薄利惠，白晓帅.秘书学教学对提高大学生综合能力的重要意义研究[J].齐鲁师范学院学报，2017（4）：79.

[2]李芒，蔡旻君，蒋科蔚，王妍莉.可视化教学设计方法与应用[J].电化教育研究，2013（3）：16.

[3]胡静波.可视化教学：让思维看得见[J].新课程（综合版），2016（7）：67.

[4]董小英.超语言学[M].天津：百花文艺出版社，2007：563.

[5]邱伶艳.“秘书学”教学革新探析[J].教育教学论坛，2016（3）：87.

[6][美]Nathan Yau.鲜活的数据：数据可视化指南[M].向怡宁，译.北京：人民邮电出版社，2012：19.

[7][美]邱南森（Nathan Yau）.数据之美：一本书学会可视化设计[M].张伸，译.北京：中国人民大学出版社，2013：10.

（作者单位：丽水学院 来稿日期：2017-10-15）